Бумажные материалы, начиная с меню местного ресторана с едой навынос и до планов, набросков, коммерческой информации по ландшафтному проекту, лучше всего хранить в эффективных физических или цифровых системах поиска. Эти системы могут быть самыми разными: от нескольких страниц в блокноте, отведенных под список ваших любимых ресторанов или телефонных номеров членов школьного комитета, до целых шкафов с папками, в которых хранятся документы по комплексной правовой оценке для корпоративного слияния. Хотя сегодня все больше информации распространяется в электронном формате, иногда бумажные распечатки могут быть эффективным способом хранения и дальнейшего использования информации.
Информацию в электронном формате также можно хранить разными способами: от облачных сервисов до архивных папок в вашем коммуникационном ПО.
Самое важное — помнить, что нужно обеспечить легкий доступ к справочному материалу. Системы хранения справочной информации, как правило, бывают двух типов: тематические и общие. Системы первого типа обычно можно выделить по форме хранения: например, картотечный ящик для договоров (упорядочен по дате); картотека, содержащая конфиденциальную информацию о заработной плате по каждому из сотрудников; серия папок с информацией по завершенным судебным процессам, которая может понадобиться для справки в будущих судебных разбирательствах; или база данных CRM-системы для отслеживания истории взаимодействия с клиентами.
Система хранения общей справочной информации. Такая система нужна каждому под рукой для хранения общей информации, не попадающей в уже определенные более крупные категории. Ведь нужно же где-то хранить инструкции к кухонной технике, рукописные записи со встречи по проекту Смита, а также те иены, которые вы не успели обменять после возвращения из последней командировки из Токио (и которые вы можете использовать, когда опять туда поедете).
Отсутствие качественной системы хранения общей справочной информации может стать одним из самых узких мест в реализации эффективной персональной системы управления. Если у вас не получается просто и быстро (и даже весело!) сортировать информацию и хранить ее, вы снова вернетесь к беспорядочным стопкам, кипам и бессистемному цифровому накапливанию информации в месте ее системного хранения. Если ваши справочные материалы не имеют четких границ, то граница между тем, что требует действий и что не требует, будет постепенно стираться, визуально и психологически, а ваш разум ничего не сможет с этим поделать. Создание качественной работоспособной системы для этой категории материалов — важнейший фактор высокой продуктивности без стресса. Подробнее на этом мы остановимся в главе 7.
Обзор
Одно дело — записать, что вам нужно молоко, а другое — вспомнить об этом, будучи в магазине. Точно так же записать, что нужно позвонить другу и поздравить его с каким-то важным событием в его жизни, — это не то же самое, что вспомнить об этом, когда вы не переставая разговариваете с кем-то по телефону.
Нужно уметь сделать шаг назад и оценить картину вашей жизни и работы в целом, а затем взяться за конкретные дела, как требуется и в нужное время. В этот момент вы способны увидеть все свои масштабные проекты и открытые вопросы на уровне, который я условно называю «Горизонт 1» (см. раздел «Модель принятия решений на основе четырех критериев»), с еженедельной периодичностью. Это ваш шанс увидеть все варианты действий, имеющихся в вашем распоряжении, и таким образом существенно повысить эффективность ваших решений в каждый конкретный момент.
Человеческая жизнь гораздо сложнее, чем может описать любая система, но методология GTD формирует комплексную модель, учитывающую ключевые элементы, которые требуют внимания, поддержания их актуальности и упорядоченного обзора. Большинство людей пользуются лишь отдельными компонентами этой системы.
Что нуждается в обзоре и когда
Если структура созданной вами персональной организационной системы соответствует моим рекомендациям и включает список проектов, календарь, список следующих действий и лист ожидания, поддерживать ее работоспособность будет несложно.
Вероятно, чаще всего вы будете обращаться к своему календарю, который напомнит о том, какие дела необходимо выполнить в этот день. Это не значит, что эти дела «самые важные», — просто их нужно выполнить. В любой момент понимание того, что нужно сделать и когда, дает свободу маневра. Хорошая привычка после завершения какого-нибудь дела (встречи, телефонного звонка, финального варианта отчета) — свериться со своим календарем, чтобы узнать, что еще остается сделать.
Проверяйте содержание любых списков, обзоров, ориентационных карт, которые вам нужны, так часто, как это требуется, чтобы выбросить их содержание из головы.
На втором месте по частоте обращений после календаря будет список следующих действий. Он содержит перечень уже определенных действий, которые вы можете выполнить при наличии свободного времени в течение дня. Если эти действия объединены по принципу контекста, в котором они должны происходить («Дома», «За компьютером», «Во время встречи с Джорджем»), то выполнить их вы сможете только в этих обстоятельствах.
Обзор всех своих списков вы должны проводить с той периодичностью, которая удобна лично вам и достаточна для того, чтобы не волноваться по поводу их содержания.
Основной фактор успеха: еженедельный обзор
Ко всем задачам, требующим конкретных действий, нужно возвращаться с достаточной периодичностью, чтобы избавить мозг от необходимости помнить и напоминать о них. Для того чтобы доверять тем интуитивным озарениям, на основе которых вы иногда принимаете решения, нужно регулярно анализировать ситуацию на более высоком уровне. По моему опыту общения с несколькими тысячами людей, это переходит в привычку, определяющую успех, — еженедельный обзор.
На наши повседневные дела влияет множество разных интересов, и тот, кто руководствуется лишь одним из них, без учета остальных, — мечтатель, неспособный контролировать дело всего мира.
Джеймс Фенимор Купер, писатель
Раз в неделю проводите обзор абсолютно всех своих планов и списков. Это даст возможность почувствовать, что ваше сознание кристально ясно и что все «свободные концы» последних нескольких дней собраны, прояснены и организованы.
Вероятно, вы замечали, что через несколько дней активной деятельности ситуация в той или иной степени начинает выходить из-под контроля. Это вполне ожидаемо, но эта тенденция усиливается в условиях современной реальности, когда вы постоянно на связи и доступны. Вряд ли кто-то захочет надолго отрываться от реальной работы только для того, чтобы его система организации постоянно была в идеальном порядке. Но чтобы позволить себе роскошь продолжать и дальше действовать уверенно, скорее всего, придется делать уборку и пересматривать содержание вашей системы раз в неделю.
Еженедельный обзор — это время, когда вы:
собираете и обрабатываете информацию обо всех своих делах;
анализируете систему;
обновляете списки;
проясняете ситуацию, актуализируете информацию и собираете полную картину.
У большинства людей нет по-настоящему комплексной системы, и они не получают значимой отдачи от обзора своих дел именно по этой причине: обзор неполный. У них остается смутное ощущение, что они что-то упустили. Вот почему плюсы от реализации всего этого процесса на практике прямо пропорциональны комплексности системы: чем она более полная, тем больше вы ей доверяете. А чем больше вы доверяете своей системе, тем больше будете мотивированы придерживаться ее и дальше. Еженедельный обзор — это ключевой фактор поддержания этого стандарта.
Необходимо включить в работу голову, чтобы выбросить из нее все дела.
Большинство людей чувствуют себя наиболее эффективными на работе за неделю до отпуска, хотя сам отпуск здесь ни при чем. Чем вы занимаетесь в последнюю неделю перед тем, как уедете отдыхать? Проверяете, закрываете, проясняете, организуете и обсуждаете все ваши текущие задачи с собой и с другими — и все для того, чтобы потом расслабиться и полностью насладиться пляжем, гольфом или склонами для катания, не думая ни о чем другом. Рекомендую делать это каждую неделю, а не раз в год, чтобы вернуть это состояние «полного присутствия» в повседневную жизнь.
Выполнение
Основная цель управления рабочим процессом состоит в том, чтобы обеспечить правильный выбор в отношении любой задачи. Например, решая в понедельник в 10:33 утра, что вам лучше сделать: позвонить Сэнди, закончить работу над предложением или разобрать электронную почту, вы интуитивно решите сделать телефонный звонок. Однако при налаженной системе планирования вы будете больше доверять своему выбору. Вы будете опираться не на интуицию, а на уверенность в правильности своих действий, что немедленно придаст вам сил и повысит эффективность.
