4. Доступ к носителям конфиденциальной информации.
Концепция доступа к конфиденциальным документам является принципиально ограничительной и регламентируется кроме данного Положения также условиями использования имеющейся системы физической охраны и защиты, технических систем контроля и ограничения доступа.
Все сотрудники, имеющие допуск для работы с конфиденциальными документами, и воспользовавшиеся ими, должны быть зарегистрированы; для подразделений, где все сотрудники в силу служебной необходимости должны иметь постоянный доступ к работе с конфиденциальными документами, порядок регистрации определяет генеральный директор.
Регистрация осуществляется ____________________
(кем) в ____________________ (где) при идентификации допуска к работе с документом. За правильную организацию и соблюдение порядка доступа отвечает ____________________ (кто).
5. Создание конфиденциальных документов.
Содержащими конфиденциальную информацию изначально являются и соответственно грифуются при создании указанные в Перечне формы базовой и регламентирующей служебной документации, а также переписка. Считается созданием также заполнение формализованных документов, имеющих гриф степени секретности.
Любой документ, являющийся при написании конфиденциальным, создается лично или под непосредственным наблюдением руководителя подразделения. При использовании черновиков после завершения работы над конфиденциальным документом они должны быть уничтожены либо сданы для уничтожения. При возникновении сомнений относительно статуса конфиденциальности документа руководитель подразделения должен обратиться в службу безопасности (СБ) за разъяснениями.
Конфиденциальные документы создаются только в рабочее время и только на своем рабочем месте.
Создаваемые документы, над которыми работа еще не закончена, должны храниться таким же образом, как и готовые.
Включение конфиденциального фрагмента из другого документа в создаваемый делает новый конфиденциальным.
Конфиденциальные документы запрещено вторично использовать (под черновики других документов, для копирования на обратной стороне и пр.).
6. Учет конфиденциальных документов.
После создания и утверждения документа он должен быть немедленно зарегистрирован у секретаря по специальному отдельному делопроизводству, т. е. учтен по Журналу регистрации конфиденциальных документов (Приложение №_). Регистрации подлежат документы, в форме которых содержатся служебные записи об утверждении и(или) согласовании, а также конфиденциальная переписка. После регистрации документа он сдается секретарю на хранение.
Лицо, не зарегистрировавшее документ в указанный срок, несет за это ответственность.
7. Хранение конфиденциальных документов.
За организацию хранения конфиденциальных документов подразделения отвечает руководитель данного подразделения.
Конфиденциальные документы хранятся в недоступном для посторонних лиц месте (сейф, металлический шкаф, файл-бокс и пр.), исключающем несанкционированный доступ и пользование ими.
Конфиденциальные документы хранятся в папках-регистраторах с соответствующими пояснительными надписями. включая также Журналы регистрации. Первым листом в каждой папке должен быть перечень находящихся в ней документов.
Порядок хранения конфиденциальной информации на магнитных носителях определяется Инструкцией по защите конфиденциальной информации в информационной системе.
Сейф (металлический шкаф) с конфиденциальными документами должен быть постоянно закрыт на ключ, а в нерабочее время опечатан.
В подразделении должен быть один комплект ключей от сейфов - у руководителя подразделения или назначенного ответственного сотрудника. Остальные комплекты должны храниться в сейфе начальника СБ в опечатанном печатью руководителя данного подразделения пенале. Порядок опечатывания и сдачи под охрану сейфов определяется документами по внутриобъектовому режиму.
Строго запрещается хранение конфиденциальных документов вне специально оборудованных мест. Лицо, нарушившее установленный порядок хранения, несет за это ответственность.
8. Копирование конфиденциальных документов.
Копирование запрещено без указания дополнительными надписями (по умолчанию).
Копия конфиденциального документа является конфиденциальной.
Копирование допускается только с письменного разрешения руководителя подразделения. Количество копий определяется исходя из служебной необходимости.
В правом верхнем углу копии под клише грифа конфиденциальности ставится штамп «Копия № _; всего копий - _».
При копировании зарегистрированного документа в Журнале регистрации делается соответствующая запись с указанием количества сделанных копий.
Работа с копиями производится в соответствии с указанным в данном Положении специальным делопроизводством, установленным для работы с оригиналами.
9. Перемещение конфиденциальных документов.
Документы с тем или иным статусом могут свободно перемещаться только на уровне лиц, имеющих допуск, соответствующий статусу документа (см. «Перечень документов предприятия, содержащих конфиденциальную информацию»).
Перемещение любого документа на более низкий уровень допуска возможно только при согласовании с руководителем подразделения.
10. Архивирование конфиденциальных документов.
По окончании сроков использования конфиденциальные документы сдаются для архивации в заклеенных и маркированных конвертах и хранятся в отдельных металлических шкафах (специальном помещении), закрытых на замок и опломбированных ответственным лицом. В каждом шкафу (на каждой полке) должна находиться опись конвертов, в каждом конверте - опись вложенных документов. На каждом пакете с конвертами должен быть прикреплен ярлык с указанием сроков хранения и года уничтожения. Сроки хранения определяются в соответствии с указаниями Росархива.
Документы подразделений из архива востребуются на основании письменного запроса руководителя подразделения с произведением необходимых записей в Книгу выдачи конфиденциальных документов из архива во временное пользование.
На обращение с архивными документами распространяются все требования настоящего Положения.
11. Уничтожение конфиденциальных документов.
По окончании работы с конфиденциальными документами или сроков их хранения они уничтожаются. Все документы, готовые к уничтожению, хранятся у сотрудника, ответственного за их сохранность до момента передачи на уничтожение.
Уничтожение документов производится любым способом, в. результате которого документ приходит в состояние, когда его невозможно даже частично восстановить (сжигание, измельчение или уничтожение специальными механическими устройствами и т. д.).
Уничтожение массивов документов производится специально создаваемой комиссией, назначаемой приказом генерального директора и состоящей, как правило, из сотрудника СБ, руководителя подразделения, имеющего отношение к уничтожаемым документам, ответственного сотрудника.
При уничтожении составляется акт, в котором указывается состав комиссии и перечень уничтожаемых документов и копий. В акте все члены комиссии подписями подтверждают уничтожение конфиденциальных документов. Акты сдаются в архив.
12. Документы, дополнительно регламентирующие отдельные вопросы, связанные с конфиденциальной информацией.
Основными документами, дополнительно регламентирующими отдельные вопросы, связанные с конфиденциальной информацией. являются:
- Инструкция по защите конфиденциальной информации в информационной системе;
- Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации;
- Заявление сотрудника о подтверждении обязательств при увольнении.
13. Общие обязанности сотрудника по обеспечению неразглашения конфиденциальной информации.
Если у сотрудника когда-либо возникнут вопросы, касающиеся того. что считается конфиденциальной информацией, а также, если им замечены какие-либо нарушения сохранности информации и материальных ценностей, он обязан немедленно обратиться к своему непосредственному руководителю.
Сотрудники не должны обсуждать деятельность предприятия в целом и свою работу в частности вне стен предприятия, если этого не требует выполнение своих служебных обязанностей. Материалы и документы при перемещениях в транспорте и нахождении в общественных местах хранить от посторонних глаз.
