• открытие и ведение специальных карточных счетов клиентов, эмиссию банковских карт как в автоматизированной банковской системе банка, так и в специализированной системе, существующей отдельно для ведения операций по банковским картам;
• взаимодействие с банком-спонсором и процессинговым центром;
• ведение вспомогательной бухгалтерии в части, касающейся ББК, — подготовку бухгалтерских проводок для управления бухгалтерского учета и сдачи отчетности в ЦБ РФ;
• ведение архива досье клиентов-держателей банковских карт банка;
• взаимодействие с операционным управлением, филиалами и дополнительными офисами (пересылка банковских карт, осуществление координирующей функции при работе с клиентами);
• подготовка документов для ведения претензионной работы;
• взаимодействие с подразделением безопасности банка по вопросам обеспечения безопасности пользования карточными продуктами;
• организация процесса установки и эксплуатации терминального оборудования.
4. Юридическое подразделение осуществляет функцию по проверке юридической полноты подготовленной и применяемой документации в части ББК, ее соответствия положениям действующего законодательства и иные функции по обеспечению нормативно-правовой поддержки ББК.
5. Подразделение автоматизации осуществляет поддержку и обновление программного комплекса «пластиковые карты», коммуникационного оборудования для бесперебойной работы пунктов выдачи наличных средств и банкоматов.
6. Операционное подразделение, филиалы и дополнительные офисы осуществляют непосредственную работу с клиентами банка, как розничными, так и по зарплатным проектам, по пополнению счетов, приему заявлений, по формированию досье клиентов, заключению договоров с физическими и юридическими лицами на основании типовых договоров.
7. Подразделение экономической безопасности осуществляет проверку данных клиента, при необходимости проводит расследование по претензионной работе, контролирует безопасность проведения операций по банковским картам.
8. Подразделение бухгалтерского учета определяет методологию учета, регламентацию учета, осуществляет контроль и внутренний аудит, управление налогами, консолидацию и анализ отчетности вспомогательных бухгалтерий, взаимодействие с контролирующими органами, корректировку данных и т. д.
9. Служба внутреннего контроля осуществляет контроль за правильностью учета и ведения операций с картами.
Рассмотрим подробнее организационную схему картподразделений в банках и механизм их взаимодействия с другими функциональными подразделениями в привязке к представленным на рис. 1 группам I–III.
Линейно-функциональная структураГруппа I. Структурное подразделение в банке, ББК для которого является второстепенным, т. е. основной задачей формирования в его структуре картподразделения является эмиссия банковских карт и обслуживание терминального оборудования. То есть это дополнительный сервис для клиентов банка, а не массированная интервенция на розничный рынок банковских карт.
Как правило, в таких случаях объем эмиссии банковских карт незначителен и целиком ориентирован на небольшое количество клиентов банка.
Рассмотрим типовую схему организации картподразделения в банке, отнесенном к группе I. В соответствии с классификацией, применяемой в теории современного менеджмента, традиционная схема, которой придерживается такой банк при формировании картподразделения, может быть охарактеризована как «классическая линейно-функциональная» структура, которой присущи четкое разделение труда и обязанностей, иерархичность уровней управления, наличие системы стандартов и правил, обеспечивающих однородность выполнения сотрудниками подразделения своих обязанностей. Такая структура в банке строится на основе пооперационного разделения подразделений.
Как представлено на рис. 2, функции и задачи картподразделения банка группы I четко ограничены (как правило, картподразделение формируется как дополнительное структурное подразделение в существующем Управлении, например, на базе управления розничных услуг или валютного управления), а взаимодействие с другими подразделениями строится в соответствии с разграничением по направлениям их деятельности и узко специализированным функциям (т. е. вопросы нормативно-правового сопровождения отнесены к компетенции юридического подразделения банка, бухучета и отчетности — к компетенции соответствующего управления и т. д.).
На рис. 3 представлена функциональная структура картподразделения в небольшом банке, которая является типовой и одновременно наиболее эффективной, имея в виду ее простоту и линейность применительно к объемам ББК банков. Необходимость выстраивать сложную многофункциональную структуру картподразделения при этом отсутствует в связи с тем, что ряд функций, по сути, делегируется соответствующим подразделениям банка-спонсора, а основные усилия сконцентрированы на исполнительской функции.
Основной задачей, требующей решения при такой классической линейно-функциональной схеме построения картподразделения, является четкое распределение задач внутри подразделения и отлаживание взаимосвязей с подразделениями банка, участвующими в пределах своей компетенции в работе с банковскими картами.
Такой подход на начальном этапе формирования структуры картподразделения позволит избежать трудностей в сопровождении текущих проектов в сфере ББК.
Хотелось бы отметить необходимость правильной оценки трудовых ресурсов — какое количество сотрудников необходимо привлечь в картподразделение для поддержания ББК. Нередки ситуации, когда зачастую картподразделение в небольшом банке формируется из одного-двух человек, которые уполномочиваются на узко специализированную работу по проектам ББК, при этом выбор падает на сотрудников одного из отделов управления, в структуре которого создается картподразделение.
Такая структура банка-агента изначально не ориентирована (такая цель не ставится) на формирование ББК, гибкого и адаптированного к продуктам собственного банка, являясь линейно зависимой от текущих «карточных» продуктов банка-спонсора, и, соответственно, транслируя проводимую им политику в сфере ББК.
К очевидным недостаткам такой структуры картподразделений следует отнести отсутствие полного представления об эффективности реализуемого проекта в сфере ББК, а также ограниченную возможность банка группы I быстро и четко реагировать на потребности клиентов.
Основными недостатками таких структур, которые особенно проявляются при росте организации, являются традиционные конфликты и потери на этапе взаимодействия между подразделениями, их заинтересованность в достижении только своих целей и решении узкоспециализированных, а не общих задач, раздробленность, вынуждающая клиентов общаться с разными исполнителями в разных подразделениях, что снижает конфиденциальность ББК, временные затраты на документооборот между взаимодействующими подразделениями банка и разнообразные согласования, что приводит к увеличению издержек и риску ошибок.
Однако у такой структуры есть и преимущества — простота, прозрачность, отсутствие дублирования функций и работ, централизация использования материальных ресурсов, узкая специализация сотрудников и, соответственно, их профессионализм. Несмотря на имеющие место отдельные недостатки, линейно-функциональная структура достаточно распространена и является наиболее оптимальной для небольших организаций с ограниченным набором продуктов и услуг. Формирование такой структуры, имея в виду ее сравнительно низкую затратность и рискованность по всем составляющим аспектам, можно считать первым шагом на пути банка в ББК.
Дивизиональная структураНесколько иначе представляется структура картподразделений, создаваемых в банках группы II, к которым предлагается отнести обладающие филиальной сетью кредитные организации, принявшие решение развивать БКК по всем направлениям, но без организации собственного процессингового центра.
Здесь более эффективной, опять же применительно к теории современного менеджмента, может являться так называемая «дивизиональная» организационная структура, согласно которой деление кредитной организации ориентировано на потребителя или один или несколько банковских продуктов.
В России появление такого рода организационных структур в последние годы активизировалось вследствие увеличения размеров многих организаций и диверсификации их деятельности, что в полной мере относится и к банковскому сектору экономики.
