Всегда звоните, если вам приходится опаздывать или пропускать встречу
Лучше позвонить перед началом встречи, чем оставлять человека в неведении. Даже если вам неловко предупреждать о своем опоздании, в век сотовых телефонов не позвонить непростительно. Имеет смысл повесить в офисе на видных местах внутренние телефоны сотрудников, чтобы с каждым из них можно было быстро связаться.
Короткое сообщение «Я звоню, потому что вынужден опоздать» гораздо лучше сбивчивых оправданий, когда вы заявитесь с опозданием.
И никогда не лгите. Сказать правду лучше, потому что тогда вам не придется запоминать, кому и что вы наврали. Это будет дополнительной нагрузкой на вашу память, а мы решили использовать мозг только для важной работы.
Надеюсь, что мой личный опыт поможет вам справиться с вашими страхами. Если я смог уцелеть, сможете и вы.
Итак, начинайте пользоваться календарем прямо сейчас. Запишите какую-нибудь встречу. (Если у вас ничего не запланировано, назначьте встречу самому себе на завтра в обеденный перерыв.)
Обычно труднее всего сделать что-то в первый раз. Возможно, вы никогда не пользовались этой секцией своего органайзера или, скажем, вам придется сбегать в магазин за страничками с календарем.
Я подожду (даже если вы побежите в магазин).
Ну что, вернулись? Вы занесли в календарь свою первую встречу?
Ничего страшного, не правда ли?
Один календарь для деловой и личной жизни
Баланс имеет значение. Работа, семья, друзья, общественная деятельность, личные проекты, сон — все это, безусловно, важные вещи. Я твердо убежден, что для них нужен единый календарь.
Чтобы работа не подавила вашу личную жизнь, ведите единый календарь (или объедините календари в портативном компьютере). Если вас просят задержаться после работы, вы сможете заглянуть в календарь и проверить, свободен ли у вас вечер.
Бывало, уходя с работы, я вдруг вспоминал, что приглашен на вечеринку или запланировал какое-то другое развлечение. И я мчался туда, как безумный, чтобы успеть до шапочного разбора. Оказавшись на месте, я уже не мог развлекаться, потому что был слишком зол на себя за. забывчивость. Теперь все намеченное на вечер входит в мой ежедневный план. Успеть в гости вовремя для меня так же важно, как закончить проект в срок. Я напряженно работаю весь день, но вечер — мой.
Большинство программ для портативных компьютеров позволяет вести несколько календарей, а затем сводить их в одном окне. Имеет смысл настроить программу синхронизации на портативном компьютере так, чтобы ваш личный календарь не синхронизировался с календарем на рабочем компьютере (а рабочий календарь не синхронизировался с календарем на вашем домашнем компьютере). Скорее всего, вы не захотите, чтобы ваши планы поразвлечься хранились в памяти рабочего компьютера.
Повторяющиеся задачи
Все на свете повторяется. Это касается и совещаний, и замены масла в автомобиле, и ураганов, и приготовления пищи. Многие процедуры, описанные в предыдущей главе, стали повторяющими событиями. Одно из преимуществ портативного компьютера перед бумажным органайзером состоит в том, что достаточно однажды запрограммировать повторяющееся событие, и оно будет отслеживаться. Вот примеры событий, которые имеет смысл занести в календарь:
Автоматическое напоминание о событиях для владельца бумажного органайзера
В отличие от портативного компьютера, бумажный органайзер нельзя запрограммировать так, чтобы он издавал звуковой сигнал, когда придет время отправляться на совещание. Что можно сделать в таком случае?
Запрограммируйте другую систему, чтобы она предупреждала вас о встречах, назначенных на сегодня. Сделайте это частью утренней процедуры. Пусть календарь в вашем органайзере служит основным источником информации, а какая-нибудь программируемая система оповещает вас о сегодняшних событиях.
По поводу систем напоминания:
• У пользователей Windows и Мака имеется огромный выбор таких программ. Поищите в Гугле строку «программа-будильник», и вы найдете множество программ от бесплатных до сравнительно недорогих.
• Приложения iCal (для Мака), Outlook (для Windows), а также программы с открытым кодом Evolution и KOrganizer просигнализируют вам о приближающемся совещании (что очень полезно, если вы постоянно работаете за компьютером, на котором установлены названные программы).
• Для напоминания о ближайшей встрече установите будильник на наручных часах или сотовом телефоне.
• Пользователям UNIX-подобных систем, Mac OS X, BSD, Debian Linux и HP Tru64 Unix доступна команда leave, предупреждающая о том, что пора уходить на совещание.
• Запрограммируйте сервер так, чтобы он в нужный момент отправлял вам сообщение на сотовый телефон или пейджер. В системе UNIX/Linux можно воспользоваться службой at и отправлять сообщение на сотовый телефон в нужное время:
$ at 11:50
>echo Meet Bob for luncn | mail [email protected]
> ^D
Помните, чтобы успеть добраться до места встречи, всегда устанавливайте время с запасом, будь то двухминутная поездка на лифте на другой этаж или двухчасовая поездка на автомобиле в другой город.
• Еженедельные совещания.
• Регулярные встречи.
• Ближайшие конференции.
• Планы на отпуск.
• Сроки проектов.
• Вечеринки. (Я записываю их, получив письменное приглашение с просьбой ответить. Я записываю, даже если не собираюсь туда идти, чтобы нечаянно не отправить отказ дважды.)
• Расписание футбольных матчей вашего сына.
• Дата выхода квартального отчета вашей фирмы.
• Все известные вам дни рождения. (В том числе дни рождения знаменитостей! Приятно узнать, что 20 апреля — день рождения легендарного музыканта Тито Пуэнте.)
• День разговоров на пиратском языке (19 сентября), День полотенца (25 мая) и День системного администратора (28 июля).
Запишите это в свой органайзер (компьютер) прямо сейчас. Выработайте привычку заносить в календарь все новые даты, как только услышите о них.
Мы записываем то, что считаем ценной информацией
Записывая информацию в календарь, вы тем самым демонстрируете ее ценность для вас. Если вы договариваетесь с клиентом о встрече и тут же в его присутствии делаете запись о ней, вы показываете, что эта встреча важна для вас. Это касается и деловых, и личных отношений. Представьте, вы договорились с девушкой о свидании, и она записывает время и место в органайзере. Теперь можно не сомневаться, что она придет, не так ли?
Преподаватель на курсах тайм-менеджмента рассказал мне, как он заметил, что его дочурка поняла: если договоренность записана, о ней никто не забудет. Когда он пообещал сводить ее в следующее воскресенье в зоопарк, она схватила большой зеленый фломастер и написала в его органайзере огромными буквами «ЗООПАРК!». Это подействовало.
Запись повторяющихся задач в органайзере
Если вы пользуетесь бумажным органайзером, у вас есть несколько способов, позволяющих не забыть о повторяющихся событиях. Органайзер, в принципе, может стать системой напоминания. Я храню в органайзере списки еженедельных, ежемесячных и ежегодных событий.
Каждый понедельник я просматриваю еженедельный список и заполняю календарь на неделю. Первого числа каждого месяца я просматриваю ежемесячный список и заполняю календарь на месяц. В первый день нового года я заполняю календарь на наступивший год.
Не слишком вдаваясь в подробности, вот что конкретно я делаю:
В качестве закладки в органайзере я использую прозрачный пластиковый конвертик с листком бумаги внутри. На листке у меня записаны все еженедельные встречи. В понедельник я заношу их в графы расписания на каждый день недели. Если неделя у меня не слишком загружена, я просто просматриваю эту закладку каждый день.
