ВРЕМЯ НА РАЗМЫШЛЕНИЕ. Некоторые задачи требуют времени на обдумывание. Подобно писательнице Эмили, вам, возможно, надо собраться с мыслями, прежде чем начать, или такое время может понадобиться вам в процессе реализации проекта. Оставить то, что вы написали, и вернуться к этому днем позже — может помочь вам свежим взглядом посмотреть на вещи. Трудные и ответственные решения (например, решения о крупных покупках), могут стать легче, если вы возьмете время на раздумье. Это время для размышлений вы должны учесть в своем расписании.
ВРЕМЯ НА ЗАВЕРШЕНИЕ ИЛИ СВОРАЧИВАНИЕ ДЕЛА. Представьте себя сидящим в середине комнаты в окружении сотен фотографий, которые вы вытащили, чтобы разложить и упорядочить их. Уже пришло время для других дел, а вам необходимо по меньшей мере еще полчаса, чтобы убрать их, не смешав кипы уже разобранных фотографий друг с другом. Проблема в том, что вы не учитывали время на завершение задачи, а оно особенно важно, когда вы приступаете к большому проекту, который нельзя закончить в один присест. Даже если завершение задачи требует нескольких минут, отведя для него время, вы в значительной степени снимите с себя напряжение.
ВРЕМЯ НА ОТДЫХ. Часто люди столь страстно желают закончить дело, что заставляют себя работать несколько часов подряд без перерыва. Но оставаться в одном положении или концентрироваться на одном деле в течение длительного времени — изнурительно, и в долгосрочной перспективе может значительно снизиться продуктивность вашей работы. Очень важно регулярно делать перерывы, чтобы прогуляться, размяться и отдохнуть. Учтите в вашем расписании время для этого, а также время, чтобы поесть или выпить чашку чая.
Расчет времени для этих неявных, но необходимых дел может освободить вас от многих проблем. Очень полезно отдавать себе отчет, что иногда в работе возникают неожиданные препятствия или трудности и вы отстаете или опаздываете. Решение этой проблемы состоит в том, чтобы создавать в своем расписании «буферы» времени. Даже если вы уверены, что зимой на расчистку дорожки к дому вам потребуется пятнадцать минут, добавьте к этому времени еще пару минут на случай, если вам понадобится немного больше времени, — может быть, снега выпало больше, чем обычно. Этот резерв времени поможет вам не опаздывать на работу. И если вы собираетесь делать дело в такое время дня, когда вам, скорее всего, придется отвлекаться, или если рядом с вами есть дети, создайте достаточный резерв времени, чтобы одна-две паузы или заминки не привели к срыву всего вашего расписания. Когда вы сомневаетесь, какой именно резерв времени создать, добавьте 20 % к отведенному на выполнение задачи времени.
Как только вы научитесь спрашивать себя, сколько времени займет у вас выполнение того или иного дела, и сможете делать реалистичные расчеты, вы увидите, что и в самом деле должны сделать очень многое. Но это — хорошие новости! Это побудит вас овладеть другими навыками тайм-менеджмента, которые помогут вам снижать свою рабочую нагрузку, — это делегирование задач и искусство дипломатично говорить «нет». Вы на пути к самым сокровенным тайнам тайм-менеджмента!
Расчет времени для выполнения незнакомых задач.
Если у вас прежде не было опыта выполнения какой-либо определенной задачи, особенно если она достаточно сложна, очень полезно бывает спросить кого-нибудь, кто уже занимался подобными задачами и знает, сколько времени на это может потребоваться. Иногда стоит спросить об этом нескольких людей, имея при этом в виду, что разным людям требуется разное время, чтобы справиться с одной и той же задачей. Это даст вам общее представление о том, чего вы можете ожидать. Предположим, что вы должны всей семьей переехать в другой регион страны, и вы не занимались упаковкой вещей и организацией переезда с тех пор, как закончили институт, но тогда всех ваших вещей едва хватало, чтобы сделать пригодной для жизни комнату в общежитии. Те, кто уже неоднократно переезжал всем семейством, могут рассказать вам не только о том, сколько времени занял у них весь процесс переезда, но и о том, сколько времени им потребовалось на завершение каждого из его этапов: на сбор вещей, на их упаковку, продажу недвижимости и лишнего имущества, на завершающую уборку в доме, перевод счетов на другой адрес и т. д. Получив точное представление о том, сколько времени от вас потребует весь процесс переезда в целом и каждый из этапов в отдельности, вы, вероятно, с большим воодушевлением приступите к следующему этапу планирования переезда — к «зачистке» списка задач. На этом этапе вы сможете отказаться от некоторых из них, а остальные упростить или делегировать их выполнение другим.
В самом деле, процесс сортировки задач и подсчет времени на их выполнение делают любой ваш проект менее пугающим, чем просто длинный список связанных с этим проектом дел, и это вдохновит вас на то, чтобы двигаться дальше. Поэтому регулярно сортируйте список текущих дел и затем продолжайте процесс обработки задач.
Но что же делать с тем огромным запасом незавершенных дел, которые в виде бумаг, записок и напоминаний месяцами скапливаются у вас на столе? Мой совет — не обращать на них внимания до тех пор, пока вы не пропустите свой список текущих дел через последовательную процедуру их обработки. Во-первых, разбираясь с текущими задачами, вы можете неожиданно выяснить, что некоторые из этих заброшенных дел можно смело вычеркивать из списка. Во-вторых, это уже слишком — пытаться управиться со всеми своими делами сразу. Но тем не менее есть способ справиться и с этим пугающим запасом незавершенных дел.
Сортировка задач в действии: битва с грудой незавершенных дел
Если вы уже овладели навыком расчета времени, необходимого для завершения своих задач, и привыкли думать о них в терминах тех областей деятельности и соответствующих им зон времени, частью которых эти задачи могли бы быть, вам будет намного легче иметь дело с накопившимся запасом незавершенных дел. Вот несколько общих советов.
• Зарезервируйте минимум два часа в день, чтобы разобраться с незавершенными делами.
• Не используйте это время для наверстывания того, что вы когда-то не успели сделать. Не останавливайтесь на том, чтобы «делать» любое из этих дел. Просто отсортируйте их, чтобы получить представление о том, что вы имеете.
• Начните с самых «свежих» задач — с того, что можно назвать «эпицентром шторма», чтобы справиться с теми задачами, которые наиболее важны и актуальны.
Вот пример того, как произвести сортировку накопившихся незавершенных дел. Фаина была матерью четверых детей и при этом работала полную рабочую неделю — ее расписание было переполнено. Дома ее стол был забит бумагами, которые требовали внимания. Она ни на минуту не могла расслабиться, эта гора бумаг никогда не выходила у нее из головы.
