Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Вы сможете значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи будете сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос.
- Зачем вообще это делать?
- Почему именно я?
- Почему именно сейчас?
- Почему в этой форме?
Перепишите эти вопросы на карточку и поместите их на видном месте на вашем письменном столе! Они помогут вам удерживаться от ненужных дел в течение рабочего дня. Пояснения к отдельным вопросам саморазгрузки.
Зачем вообще это делать?
→ Исключить!
- Действительно ли необходимо предпринимать эту служебную поездку, читать этот доклад, составлять это письмо и т.д. и т.п.?
- Должен ли я вести деловые записи по этому процессу, регулярно вести эту статистику, просматривать входящую почту, не пропуская ничего?
- Действительно ли надо принимать этого посетителя, реагировать на этот телефонный звонок, ответить на этот вопрос?
- Нужно ли это совещание? Должен ли я действительно принимать участие в этом совещании (или празднике)?
Эти и подобные самокритичные вопросы нередко могут помочь уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».
Обходитесь поэкономнее со своим временным капиталом, особенно если речь идет о менее важных вещах!
Почему именно я?
→ Поручить!
- Не может ли выполнение этой задачи взять на себя кто-то другой, нельзя ли ее делегировать?
- Действительно ли это в моей компетенции?
- Не занимаюсь ли я вопросами второстепенного значения, которые, собственно, не должны были бы меня касаться?
- Не имеет ли место попытка обратного делегирования?
- Соответствует ли выполняемое моим задачам и целям?
Эти вопросы должны удержать вас от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому.
Больше доверяйте своим сотрудникам и полностью используйте возможности делегирования! Вновь обдумайте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между вами и вашими сотрудниками.
Почему именно теперь?
→ Установить оптимальные сроки!
- Что говорит за то, что эту задачу надо выполнить именно сейчас?
- Является ли эта работа действительно столь важной или она может подождать?
- Не имеет ли смысла вообще сделать эту работу в другое время?
- Подошло ли действительно время для этой задачи (с учетом приоритетности АБВ, графика работоспособности и т.д.)?
Эти вопросы уберегут вас от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения потерять в итоге слишком много времени.
Работайте над сроками и старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра, после обеда», «в пятницу, в течение дня» и т.п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать «теперь» или «немедленно».
Почему в этой форме?
→ Рационализировать!
- Надо ли отвечать на письмо таким же подробным письмом? (Поговорить по телефону вместо того, чтобы диктовать!)
- Могу ли я при выполнении этой задачи применить новые организационные формы, новые средства и методы работы?
- Как я могу упростить и рационализировать этот процесс?
Пусть эти и подобные вопросы натолкнут вас на новые идеи относительно организации вашего труда. Помните об известной шутке: «Зачем так просто, если можно сложно!». Путем последовательного и планомерного труда можно добиться существенной экономии рабочего времени.
Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и изыскивайте все новые, творческие и рациональные возможности исполнения
4.5. Составление рамочного плана дня (упражнение)
В заключительном упражнении вы должны с помощью разработанных в этой главе организационных принципов и методов «набросать» образцовый рабочий день. Даже если такой «идеальный день» вряд ли вероятен, вы можете использовать его как целеустановку или ориентир при составлении своего плана дня и его организации.
Сделайте свой рамочный план дня инструментом составления дневного распорядка!
Помните при этом о следующих моментах:
- начало работы;
- спокойный час;
- график дневной продуктивности;
- регулирование пауз;
- график дневных «помех»;
- контроль за результатами дня;
- предварительное планирование следующего дня.
Используйте нижеследующий формуляр и перенесите свой рамочный план дня в свой дневник времени!
С помощью данного упражнения полезно составить также недельный рамочный план, причем вы приобретете навык в распределении дел по отдельным дням недели.
Интегрируйте в свой «идеальный день» и «идеальную неделю» также личные дела и цели, касающиеся, например, семьи, занятий спортом, отдыха, культурных мероприятий, хобби, общения с друзьями и т.д.!
Рамочный план дня Время дня Задачи, действия (цели) Примечания 5 ч 6 ч 7 ч . 10 ч 11 ч . . 16 ч 17 ч . 22 ч 23 ч 24 ч .
4.6. Резюме
— Функция самоменеджмента «Организация и исполнение» предполагает объединение вашей энергии и активности и направление их на достижение поставленных целей.
— Организация рабочего дня означает, что вы подчиняете себе свою работу и свое время и не допускаете, чтобы было наоборот,
