Каждое письмо должно быть строго индивидуально. В бизнесе дороже всего ценится время. Поэтому всегда нужно помнить о том, что деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу.
Деловая корреспонденция редко охватывает несколько тем. Если все же в письме нужно осветить несколько вопросов, то их желательно отделить один от другого визуально, т. е. пронумеровать. Наилучший вариант – когда деловое письмо содержит ответ на какой-либо один вопрос или однородную информацию. В этом случае письмо получается точным и сжатым.
Переписка – это общение в миниатюре, это своеобразное искусство, имеющее свои традиции и законы:
• письмо должно быть коротким, если вы хотите, чтобы его прочли. Оптимальный объем письма – до одной страницы;
• хорошее письмо должно быть четким. В нем – короткие слова, короткие фразы и короткие абзацы;
• избегайте многосложных, узкопрофессиональных непонятных слов и выражений. Должна быть максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;
• должны быть соблюдены нормы грамматики и правописания, а также требования делового этикета.
Безымянно писать не рекомендуется. Без имени можно отсылать письмо фирме или учреждению, но проставлять в адрес оборот: “Генеральному директору”, без указания его фамилии и инициалов. При необходимости получить скорый ответ на деловое письмо или запрос можно написать следующее: “Рассчитываем, что Вы ответите при первой же возможности”.
В конце письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают должность и название фирмы. Если письмо рекламного характера, то фамилия и подпись необязательны. Не стоит начинать письмо с местоимения “Я”.
Постскриптум (PS) выносят вниз, после подписи. Ниже постскриптума ставят свою подпись или инициалы. Подпись под деловым письмом всегда делается от руки.
Общее правило для любой корреспонденции – письмо должно свободно помещаться в конверт. На любой корреспонденции проставляют обратный адрес. Почтовые открытки в деловой переписке не используют, можно послать телеграмму.
Складывается письмо текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма следует не сгибать, а посылать в большом плотном конверте. Получив письмо в присутствии постороннего, отложите его в сторону и закончите сначала вашу беседу. Если же письмо срочное, извинитесь перед собеседником, отойдите в сторону и просмотрите послание как можно скорее. Открытки с поздравлениями и приглашениями посылаются без конвертов.
В некоторых случаях деловой этикет рекомендует передавать информацию только в письменном виде: например, приглашение на деловой прием, поздравление с юбилейной датой и др. В отдельных случаях это письменное сообщение должно быть сделано обязательно от руки. Например, выражение соболезнования никогда не печатается. Благодарность за поздравление (с повышением по службе, по случаю бракосочетания) тоже рекомендуется написать от руки.
Факторов повышения эффективности внутриорганизационных коммуникаций много и важно их грамотно использовать.
Вопросы для самоконтроля
1. Для чего руководитель вступает в управленческое общение с подчиненными?
2. Что следует выполнять руководителю при распоряжениях?
3. Как классифицируются переговоры с точки зрения коммуникаций?
4. Какие существуют формы коммуникаций?
5. Каковы функции внутриорганизационных коммуникаций?
6. Как рассматривается предмет переговоров?
7. Решение каких вопросов включает подготовка к переговорам?
8. Каковы традиции и законы переписки?
22. СОВРЕМЕННЫЕ ТЕНДЕНЦИИ В УПРАВЛЕНИИ ПЕРСОНАЛОМ
22.1. Управление компетенциями как средство реализации кадровой стратегии организации
При разработке и реализации стратегии управления персоналом организации в последнее время стали использовать технологии управления компетенциями.
Управление компетенциями представляет собой процесс сравнения потребности организации в кадрах с наличными трудовыми ресурсами и выбор форм воздействия для приведения их в соответствие с требованиями производства.
В данном случае под потребностью организации понимается необходимый количественный и качественный состав персонала, определяемый в соответствии со стратегией ее развития. Под ресурсами подразумеваются работники организации с достигнутыми уровнями компетенции, желаниями, мотивацией, устремлениями. Результатом сравнения потребностей и ресурсов становятся управленческие решения о ротации, продвижении, найме, развитии персонала.
Технология управления компетенциями интегрирует технологии управления по целям, определения требований производства и предусматривает приведение персонала организации в соответствие с этими требованиями.
Компетенции – это характеристики персонала, необходимые для успешной деятельности: совокупность знаний, навыков, способностей, прилагаемых усилий и стереотипов поведения.
Совокупность знаний предусматривает обладание информацией, требуемой для выполнения работы. Знания определяют интеллектуальный потенциал человека.
Навыки – это владение средствами и методами выполнения определенных задач. Навыки проявляются в широком диапазоне: от физической силы и сноровки до специализированного обучения. Общим для навыков является их конкретность.
Способности обусловлены врожденной предрасположенностью выполнять определенный вид деятельности. Способность можно также рассматривать как приблизительный синоним одаренности.
Прилагаемые усилия связаны с сознательным приложением в определенном направлении ментальных и физических ресурсов. Усилия составляют ядро рабочей этики. Любому человеку можно простить нехватку таланта или средние способности, но никогда нельзя простить недостаточные усилия. Без усилий человек напоминает вагоны без локомотива, которые так же полны “способностей”, однако безжизненно стоят на рельсах.
Стереотипы поведения – это видимые формы действий, предпринимаемых для выполнения определенных работ. Поведение включает в себя наследованные и приобретенные реакции на ситуации и ситуационные раздражители. В нашем поведении проявляются наши ценности, этика, убеждения и реакция на окружающий мир. Когда человек демонстрирует уверенность в себе, формирует из коллег команду или проявляет склонность к действиям, его поведение соответствует требованиям организации.
Компетенции можно охарактеризовать через уровни их выраженности (табл. 7).
Таблица 7
Уровни выраженности компетенций менеджера
Компетенция имеет понятное для сотрудников организации детализированное описание, что существенно облегчает возможность ее диагностики.
Вот, например, как описывается компетенция “Гибкость”, присущая работнику:
• быстро адаптируется к работе в разнообразных ситуациях, с разными людьми и группами;
• меняет свои подходы к работе в соответствии с переменами внутри и вне организации;
• понимает и ценит достоинства нескольких подходов к решению вопроса;
• даже после выбора оптимального плана стремится сохранить возможность возвращения к альтернативным решениям;
• сохраняет способность к продуктивному труду даже в тех случаях, когда надежды на первоначально избранный путь не оправдались.
Важной нормативной базой и инструментом управления компетенциями являются профессиограммы, методика построения которых рассматривается далее.
Существует огромное количество профессий, охватывающих различные сферы человеческой деятельности. Они постоянно изменяются вместе с развитием общества, науки и техники, но при этом многие профессии сохраняют свои главные признаки и сопровождают человечество в течение столетий. Поэтому так важно правильно описать профессию, выделить в ней наиболее существенные особенности, которые могут показать человеку, выбирающему род деятельности, подходит она для него или нет.
При описании профессий следует обратиться к профессиограммам, которые строятся на основе анализа и описания рабочего места.
Профессиограмма – описание особенностей определенной профессии, раскрывающее содержание профессионального труда, требований, которые она предъявляет к человеку. Существует два основных вида профессиограмм:
• профессиограммы первого вида выполняют функции общей ориентировки в профессии, построены в большей степени на основе психологического изучения профессии;
• профессиограммы второго вида описывают производственно-технические, социально-экономические условия трудовой деятельности и психофизиологические требования, предъявляемые профессией к человеку.
Сравнение индивидуальных особенностей работника с требованиями профессиограммы позволяет установить его соответствие и профессиональную пригодность к данному виду труда.
