16. Распознавайте такие критические пункты в дискуссии, как разговоры на отвлеченную тему, поспешные выводы и неверные решения.
17. Во время заседания перепроверяйте, как достигаются поставленные цели: анализ проблемы, альтернативные решения, поиски итоговых решений, информация, координация.
18. Повторите принятые решения и согласованные меры, чтобы заручиться согласием участников и исключить разногласия.
19. В конце заседания подведите итоги и поясните, что, кем и к какому времени должно быть сделано.
20. Завершайте совещание точно в назначенное время. Таким образом вы обеспечите себе репутацию умелого организатора. При проведении последующих заседаний участники будут уже сами себя дисциплинировать и стремиться к своевременному выполнению повестки дня; никто не будет затягивать свое выступление и занимать время следующего участника.
Если при планировании совещания вы правильно установите приоритеты, то вы убедитесь в том, что самые важные пункты были обсуждены в начале и к концу остались необсужденными лишь малозначительные вопросы. Завершайте совещание на позитивной ноте, высказав несколько приветливых слов.
Отступление: типы участников совещания
При проведении совещания следует исходить из того, что зачастую приходится иметь дело с одними и теми же характерными типами участников обсуждения. Ниже следуют советы относительно того, как с ними обходиться или как их нейтрализовать.
1. Спорщик.
Сохранять невозмутимость и деловитость. Предоставить группе опровергать его утверждения.
2. Позитивист.
Предложить ему подведение итогов, сознательно втянуть в дискуссию.
3. Всезнайка.
Призвать группу занять определенную позицию по отношению к его утверждениям.
4. Словоохотливый.
Тактично прерывать. Напоминать о регламенте.
5. Застенчивый.
Ставить несложные вопросы, укрепить его уверенность в своих силах.
6. Негативист
Признать, оценить его знания и опыт.
7. Не проявляющий интереса.
Спросить его о работе. Привести примеры из его сферы интересов.
8. «Крупная шишка».
Избегать прямой критики, применять технику «да, но».
9. Расспрашивающий.
Адресовать его вопросы группе.
После совещания
21. Возвращайтесь — хотя бы время от времени — к ходу и результатам состоявшейся конференции, например путем опроса участников:
- Были ли достаточно ясными тема и цель совещания?
- Получил ли каждый из участников своевременно повестку дня и другие материалы?
- Началось ли заседание вовремя?
- Соблюдались ли повестка дня и регламент?
- Была ли достигнута цель совещания?
- Были ли распределены задачи и установлены соответствующие сроки?
- Сколько времени было использовано неэффективно?
22. Составьте четкий итоговый протокол — по возможности через 24 — максимально через 48 часов после завершения заседания. Образец (формуляр) вы найдете ниже. Самая большая ошибка после совещания — отсутствие протокола, следующая по рангу ошибка — плохой протокол.
23. Так называемый укороченный протокол с важнейшими данными и результатами должен быть уже в конце заседания роздан всем участникам в виде фотокопии, в большинстве случаев пространный протокол становится тогда излишним. Пример соответствующего формуляра следует после бланка итогового протокола.
24. Контролируйте, выполняются ли принятые решения всеми, кого они касаются.
25. Невыполненные задачи и нерешенные проблемы должны стать первым пунктом следующей повестки дня.
6.4. Рациональные собеседования (управление потоком посетителей)
Посетители для многих менеджеров представляют собой в некотором смысле проблему. На прием посетителей затрачивается часто намного больше времени, чем на любую другую деятельность. Исследование, проведенное в Швеции, показало, что на посетителей (в большинстве случаев это подчиненные) руководители тратят в среднем 3,5 часа в день.
А каковы ваши средние показатели? Неспособность предвидеть, имеет ли посетитель сообщить что-то важное, ведет ко многим, зачастую бесполезным, беседам. В социально-психологической области целый ряд проблем возникает в связи с потребностью контактов и организацией социальных отношений.
Наиболее существенными «пожирателями времени» являются прежде всего неожиданные, незаявленные посетители, которых обычно принимают немедленно из-за опасения что-то упустить, если их не выслушать.
Мотивы могут быть следующими:
- потребность в информации;
- потребность в помощи или консультации;
- информирование;
- ответ на ваше приглашение или вызов (типа «Если будете поблизости, заходите!»);
- поддержание общественных (официальных) или дружеских отношений.
Подразделение, отдел Итоговый протокол совещания Дата Тема: Место проведения: Дата: Продолжительность (от — до): Ведущий обсуждения: Ведущий протокол (с указанием номера телефона): Приглашение/повестка дня от:Участники совещания: Привлеченные участники:Результат: Указание / поручение * (срок исполнения): Контроль *: Страница:
Как раз последний повод может легко привести к наибольшим временным потерям, поскольку многие посетители приходят как раз по этой причине, чтобы «заглянуть»; они ничего не приносят с собой и «стоят» уйму времени! Большинство из них хотят даже не совета, а прежде всего подтверждения и поддержки своих планов.
План обсуждения
Тема _____________________________________________________________
Дата ___________
Время ___________
Место проведения ______________
Документы для обсуждения ________________________________________
Участники ________________________________________________________ Пункты повестки дня Решения, результаты, мероприятия Пометка о выполнении Немедленно поручить: ______________________________________________
Стратегия управления потоком посетителей направлена в первую очередь на то, чтобы отгородиться именно от ненужных и незаявленных посетителей. Последующие рекомендации касаются обращения с посетителями; приводятся 10 приемов завершения переговоров.
