После того как вы просмотрели напоминания обо всех задачах, привязанных к конкретному времени или дате, и предприняли нужные действия, следующим объектом обзора будут списки всех тех действий, которые вы можете выполнить в данных обстоятельствах. Находясь в офисе, просмотрите свои списки «Телефонные звонки», «За компьютером», «На рабочем месте». Это совсем не означает, что вы должны выполнить все пункты списка. Просто оцените их место в потоке других дел, чтобы убедиться в том, что вы правильно выбрали, чем заняться в данный момент. Вы должны быть уверены, что не упускаете из виду ничего важного.
Управление жизнью и стремление к счастью — это не две разные задачи.
Айн Рэнд, писатель
Если вы доверяете своему календарю и постоянно обновляете списки действий, то только к ним из всей вашей системы, скорее всего, будете обращаться раз в пару дней. Я по нескольку дней не заглядывал ни в один из своих списков просто потому, что с самого начала благодаря календарю и так знал, что не успею сделать.
Правильный обзор в соответствующей ситуации
Необходимо иметь доступ к любому из ваших списков в любое время. Когда вы с супругой(-ом) расслабляетесь в конце рабочего дня и вам хочется убедиться, что вы должным образом заботитесь о вашем общем «деле», то есть о доме и семье, вы подумаете о накопившихся вопросах друг к другу. С другой стороны, если начальник неожиданно приглашает вас обсудить текущую рабочую ситуацию и приоритеты, будет в высшей степени кстати иметь под рукой актуальный список проектов и «Повестку дня» с вопросами, о которых вы хотели поговорить с начальником. Получив неожиданное приглашение на незапланированный, но стратегически важный обед с потенциальным клиентом, насколько быстро вы сможете организоваться, распечатать нужные материалы, перенести другие дела, чтобы полностью посвятить себя этой встрече, которая, если все сложится удачно, может продлиться и до вечера?
Обновление системы
Залог обеспечения надежности всей организационной системы заключается в том, чтобы регулярно обновлять свое мышление и саму систему, рассматривая ее с более высокого уровня приоритетов. Это не удастся сделать, если ваши списки слишком далеки от реальности. Вы не сможете обмануть сами себя: если информация в системе устарела, мозг вновь будет озабочен вопросами запоминания на более низком уровне.
Чтобы сделать знания продуктивными, мы должны научиться видеть и лес, и деревья. Необходимо учиться выстраивать взаимосвязи.
Питер Друкер, экономист
Возможно, это самая серьезная задача. После того как вы почувствовали, что значит иметь ясную голову и ощущение абсолютного контроля над происходящим, сможете ли вы делать необходимое для поддержания этого состояния в качестве рабочего стандарта? За многие годы изучения и внедрения этой методологии, работая с самыми разными людьми, я убедился, что волшебным ключиком к поддержанию эффективности процесса является еженедельный обзор.
Значимость еженедельного обзора
У большинства людей, какими бы благими ни были их намерения, обстоятельства меняются быстрее, чем они за ними успевают. Многие, кажется, по природе своей склонны взваливать на себя больше дел, чем могут управиться. Мы планируем свои деловые встречи так, что они идут впритык, одна за другой; остаемся после работы для участия в мероприятиях, где опять берем на себя новые обязательства; соглашаемся участвовать в проектах, способных поднять наш творческий потенциал до космических высот.
Вы неизбежно будете стараться ухватить больше возможностей, чем ваша система сможет ежедневно обрабатывать.
Именно этот круговорот событий делает еженедельный обзор таким важным. Он дает время на сбор нужной информации, ее переоценку и переработку, чтобы позволить вам сохранить равновесие. Другого способа осуществить эту необходимую перегруппировку, в то время как вы пытаетесь справиться с повседневными делами, просто нет.
Еженедельный обзор позволит сконцентрировать внимание на важных проектах в то время, как вам приходится иметь дело с потоком новой входящей информации и отвлекающих факторов, возникающих в течение недели. Вам придется научиться говорить «нет» быстрее и чаще, чтобы оставаться на плаву и не испытывать внутреннего дискомфорта. Если вы выделите для себя конкретное время, когда сможете мыслить, оперируя хотя бы категориями проектов, то значительно облегчите себе работу.
Что такое еженедельный обзор?
Очень просто: еженедельный обзор — это все, что вам необходимо сделать, чтобы освободить голову и сфокусировать свою деятельность на следующие пару недель. Он включает все этапы управления рабочим процессом: сбор, обработку, организацию и обзор всех ваших обязательств и намерений, чтобы вы могли честно сказать: «Я точно знаю весь перечень задач, которые сейчас не делаю, но которыми мог бы заняться, если бы счел это нужным».
С практической точки зрения этого можно добиться с помощью упражнения, состоящего из трех частей: прояснять, обновлять, создавать (в смысле проявлять творческий подход).
Прояснять — значит обрабатывать всю собранную информацию. Обновлять означает, что во всех ваших списках и ориентационных картах не должно быть устаревшей информации. А создавать вы начнете в некоторой степени автоматически, когда все проясните и обновите: вас станут спонтанно посещать новые идеи и перспективы, которые добавят значимости в вашу жизнь и работу.
Проясните
Это первый шаг к тому, чтобы собрать все незавершенные задачи, накопившиеся в течение напряженной рабочей недели. Записи после деловых встреч, полученные квитанции и визитки, извещения из школы, где учатся ваши дети, и все те разнообразные мелочи, которые помимо вашего желания находятся в карманах пиджака, в кошельке, портфеле, на полке в гардеробной. И это в дополнение к информации, поступающей к вам через стандартные каналы — электронную почту и социальные сети.
Соберите в одном месте все документы и материалы. Повытаскивайте всевозможные клочки бумаги, визитки, квитанции, завалявшиеся в закоулках рабочего стола, в карманах и других местах. Поместите все это в лоток для входящих документов.
Очистите корзину «Входящие». Разберите все свои бумаги и информацию в цифровых устройствах. Примите решение по каждому вопросу и сделайте напоминание в списке проектов, листе ожидания, в календаре или списке «Когда-нибудь / может быть». Поместите в систему хранения все справочные материалы. Ваши корзины «Входящие» в электронной почте, сообщениях, голосовой почте должны быть пустыми. Отнеситесь к делу серьезно: проработайте все записи и идеи, касающиеся взаимосвязей, проектов, новых замыслов, и входящие материалы, накопившиеся за это время. От всего ненужного избавляйтесь без сожалений.
Выбросьте все из головы. Запишите в соответствующие категории любые новые проекты, действия, ожидания, потенциальные возможности и все, что вы еще не зафиксировали.
Обновите
Теперь нужно удалить все устаревшие напоминания из системы, чтобы ваши списки содержали самую полную и последнюю информацию. Для этого предпримите следующие шаги.
Просмотрите списки следующих действий. Вычеркните завершенные дела. Убедитесь, что там имеются напоминания о дальнейших шагах. Зачастую из-за быстрого рабочего ритма у нас не хватает времени отметить уже выполненные дела и нет четких напоминаний, что делать дальше. Сейчас самое время это сделать.
Просмотрите календарь за прошедший период. Внимательно просмотрите записи в своем календаре за последние две-три недели, чтобы не упустить оставшиеся или срочные дела и справочную информацию, затем перенесите эти данные в активную систему. Обращайте внимание на все пункты, требующие дальнейших действий. Вероятно, вы увидите встречи или мероприятия, в которых участвовали, и теперь нужно предпринять какие-то дальнейшие действия по этому поводу. Информация из календаря за прошедший период должна уходить в архив, но при этом ни один из пунктов не должен остаться без внимания.
Просмотрите календарь на будущее. Просмотрите записи о предстоящих событиях (в долгосрочной и краткосрочной перспективе). Обратите внимание на следующие действия по проектам и подготовку к предстоящим мероприятиям. Календарь — один из лучших контрольных списков для регулярного обзора, который избавит вас от стресса, когда все делается в последнюю минуту, и стимулирует творческий мыслительный процесс41. К предстоящим поездкам, конференциям, встречам, праздникам и т. п. нужно отнестись как к проектам и занести напоминание о них в списки проектов или следующих действий, где вы обычно фиксируете ситуации, о которых уже знаете, но еще ничего не предприняли.
