В конфигурацию включены возможности начисления почасовой оплаты за работу, оформления нарядов и заданий на работу, ведение табелей учета рабочего времени.
Расчет заработной платы производится помесячно, при этом все начисления и удержания подразделяются на два основных класса:
• Плановые начисления и удержания. Примером планового начисления является оплата по окладу. К плановым удержаниям можно отнести удержания по исполнительному листу. Все плановые начисления и удержания назначаются на некоторый интервал времени, и расчет производится ежемесячно. Обычно назначаются сотруднику при вводе документов кадровых событий: Прием на работу или Кадровое перемещение. Расчет плановых начислений и удержаний производится документом Начисление зарплаты.
• Разовые начисления и удержания. К разовым начислениям можно отнести работы по нарядам, заданиям на работу и т. д. Расчет таких начислений и удержаний производится одновременно с регистрацией в программе.
Отметим, что некоторые начисления и удержания могут являться как плановыми, то есть назначаться на длительный срок и рассчитываться ежемесячно, так и разовыми – назначаться и сразу рассчитываться с помощью ввода отдельных документов.
В программе не предусмотрен расчет налоговых вычетов, налоговая отчетность и отчетность в фонды, но существует возможность отражения сумм начисленного налога на доходы. Чтобы отражать суммы начисленного налога на доходы, устанавливается флажок Вести учет налога на доходы на вкладке Зарплата и персонал в диалоге Настройка параметров учета. Диалог открывается с помощью ссылки Настройка параметров учета в группе Настройка параметров учета на панели действий вкладки Настройка и администрирование.
Для описания условий работы сотрудников предприятия используются справочники Должности, Виды начислений и регистр сведений Штатное расписание. Также в программе используются графики работы.
В системе учета персонала и начисления зарплаты программы центральное место занимают журналы Документы по кадрам и Документы по учету времени. В журнале Документы по кадрам регистрируются документы кадрового учета, характеризующие отношения сотрудника с организацией: прием на работу, кадровое перемещение, увольнение. В журнале Документы по учету времени регистрируются документы, учитывающие выполняемую работу сотрудником: задания на работу, сдельные наряды и учет отработанного времени.
Для удобства поиска и отображения документов в журналах предусмотрена возможность отбора документов по сотруднику, подразделению, типу документа, организации и периоду регистрации документов.
Общую схему движения данных при расчете зарплаты можно описать следующим образом:
• Вводится «условно-постоянная» информация о начислениях и удержаниях работников – заполняются справочники в программе.
• Ежемесячно вводятся документы, регистрирующие фактическую выработку и другие первичные документы, влияющие на начисления и удержания.
• В конце месяца производится собственно начисление зарплаты, по результатам которого формируются данные о суммах, подлежащих выплате работникам.
• Регистрируются выплаты зарплаты.
• По результатам проведенных месячных расчетов формируется отчетность как выдаваемая на руки работникам, так и для внутренних целей.
Практически все справочники, документы, отчеты и обработки для учета персонала и выплате зарплаты собраны на вкладке программы Зарплата и персонал.
9.1. Справочники, используемые для учета персонала
Перед началом ведения учета рекомендуется заполнить основные справочники, так как на основании справочных данных вводятся различные документы, производится планирование. К справочникам первоочередного заполнения можно отнести: Физические лица, Должности, Графики работы, Виды начислений и удержаний, Сотрудники, Штатное расписание, Параметры расчетов, Бригады. С некоторыми из перечисленных справочников вы уже встречались ранее при вводе документов или заполнении справочников. В разделе познакомимся со справочниками учета персонала более подробно.
9.1.1. Графики работы
В случае использования нескольких графиков работы в организации заполняется справочник Графики работы (рис. 9.1), который открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки программы Зарплата и персонал.
Рис. 9.1. Справочник Графики работы
В справочник вводится информация обо всех графиках работы предприятия, которые назначаются сотрудникам. График работы может описывать пятидневную рабочую неделю, шестидневную рабочую неделю или график с суммированным учетом рабочего времени. Ввод, просмотр и изменение записей справочника производятся в окне элемента справочника. Для ввода нового элемента предназначена кнопка Создать панели инструментов справочника. Для открытия существующего элемента для просмотра и изменения можно дважды щелкнуть мышью на строке для элемента либо нажать кнопку панели инструментов справочника. В окне элемента вводится наименование графика и присваивается код.
9.1.2. Должности
В справочнике Должности хранится информация о перечне должностей сотрудников предприятия. Справочник открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки программы Зарплата и персонал.
Ввод, изменение и просмотр информации о должности производятся в окне элемента справочника. Информация из справочника используется для заполнения документов и справочников, связанных с учетом персонала и расчетом зарплаты.
9.1.3. Физические лица
В программе информация обо всех физических лицах хранится в справочнике Физические лица, который открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки Зарплата и персонал.
Справочник является многоуровневым и иерархическим, то есть можно добавлять неограниченное количество групп и подгрупп. Информация из справочника впоследствии выбирается для многих документов, а также для других справочников. Физические лица могут быть как сотрудниками компании, так и контрагентами (продавцами или покупателями). Ввод, изменение и просмотр информации о физическом лице производится в окне элемента справочника (рис. 9.2).
Рис. 9.2. Окно элемента справочника Физические лица
Для каждого физического лица существует возможность указания личных данных: пол, дата рождения, адреса и телефоны и другая информация.
Рассмотрим назначение элементов окна справочника. В поле ФИО вводится фамилия, имя и отчество физического лица. В поле Группа физ. лиц можно выбрать принадлежность данного лица к группе физических лиц, например, к покупателям. В поле Дата рождения вводится дата рождения физического лица, в открывающемся списке Пол – выбирается пол.
В элементах управления вкладки Адреса, телефоны указывается информация о различных адресах физического лица, а также контактный телефон. В полях Адрес для информирования, Адрес за пределами РФ, Адрес по прописке и Адрес проживания указывается адресная информация физического лица. Информация об адресе вводится в диалоге Ввод адреса, который открывается с помощью кнопки выбора полей указания адресов. Для облегчения ввода адресов в диалоге может быть загружен адресный классификатор. При этом поля в диалоге заполняются выбором из классификатора. Загрузить адресный классификатор можно с помощью команды Загрузить адресный классификатор открывающегося списка Все действия диалога Ввод адреса.
Для хранения информации об удостоверении личности физического лица предназначен справочник Документы, который подчинен справочнику Физические лица и открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации окна справочника. Ввод, просмотр и редактирование информации о документе осуществляется в окне элемента справочника. При заполнении информации о документе указывается вид документа, серия и номер, кем выдан документ и дата выдачи.
Дополнительно о физическом лице можно ввести информацию о фамилии, имени и отчестве раздельно в регистре сведений Фамилия, имя, отчество физических лиц. Регистр содержит информацию о ФИО физических лиц, а также историю всех изменений.
Информация о сотрудниках тесно связана со справочником Физические лица. Особенностью учета персонала является тот факт, что один и тот же человек (физическое лицо) может рассматриваться как несколько объектов учета. Примером может служить увольнение сотрудника, а затем повторное устройство на работу. То есть в этом случае два сотрудника, принятые в разное время и в общем случае на разные рабочие места, соответствуют одному физическому лицу. Отметим, что факт приема и увольнения сотрудника оформляется документами. Для хранения информации о сотрудниках предназначен справочник Сотрудники, который открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки Зарплата и персонал.
