• Заведите отдельные папки «Исходящие», «Нужно зарегистрировать», «Факсы», «Копии» и «Почта», чтобы упростить для себя их обработку.
• Биндеры занимают одинаковое количество места, независимо от того, пустые они или полные. Используйте их, если (1) вам нужно часто перелистывать отдельные материалы, например, работая над проектами; (2) несколько пользователей часто обращаются к одной и той же информации.
ИНТЕРНЕТ
• «Серфинг в сети», то есть блуждание от одного веб-сайта к другому, — один из самых распространенных способов убить время в кибер-эпоху. Убедитесь, что сможете вернуться на любой сайт, который привлек ваше внимание, отмечая его или сохраняя его адрес в папке «Избранное». Затем в этой папке можно создавать подпапки, чтобы делить по категориям и группировать сайты, которые вы находите интересными и часто посещаете, например «Сайты личного развития», «Сайты исследований и новостей», «Бизнес-сайты» и т. д.
• В Интернете содержится невероятное количество информации. Можно легко пойти ко дну, нагрузив свой компьютер чем ни попадя, только потому что это бесплатно. Научитесь реально оценивать то, что загружаете в компьютер, чтобы предохранить свой жесткий диск от переполнения и превращения в беспорядочную свалку файлов, программ и исследований, к которым вы никогда не обратитесь снова.
5. Поддерживать порядок
Помните, компьютер во многих отношениях всего лишь еще один картотечный «шкаф» (но при этом очень «умный»). Однако по сравнению с другими картотечными шкафами в вашем офисе этот, возможно, больше всего склонен приходить в беспорядок. Автоматические резервные записи и многочисленные черновики накапливаются очень быстро; они могут начать путаться и занимать большой объем памяти.
Чтобы поддерживать чистоту и порядок в вашем электронном файловом «шкафу» и чтобы он работал быстро и разумно, исключительно важно постоянно о нем заботиться. Компьютер нужно приводить в порядок даже чаще, чем шкафы, где хранятся бумажные документы.
• Каждый день. Как можно чаще сохраняйте документы непосредственно в соответствующих подкаталогах в тот момент, когда их создаете. Так вам не придется тратить дополнительное время, чтобы сделать это позже. В другом случае в конце каждого дня записывайте все новые документы из той программы, в которой их создали, в соответствующие папки в вашей директории.
• Каждый месяц. Я предлагаю найти компьютерного «доктора», который мог бы приходить каждый месяц или два, чтобы проверять компьютер на вирусы и поврежденные кластеры и очищать ненужные файлы и всю вашу систему. Позвольте ему хорошо узнать вас, ваши потребности и вашу систему.
• С регулярными интервалами. Выбор правильного программного обеспечения, которое соответствует вашим потребностям, — проблема, потому что даже когда вы находите «правильную» программу, она часто может иметь некоторые несовершенства. Переоценивайте свои программы каждые шесть месяцев, чтобы увидеть, выполняют ли они свою работу и облегчают ли вам жизнь. Если нет, может быть, в этом программном обеспечении есть некоторые особенности, которых вы еще не успели изучить. Или, возможно, пришло время подумать об обновленных версиях, которые предлагает производитель этих программ. Однако обязательно спросите, позволяет ли новая версия решать те проблемы, которые у вас есть. Если нет, можно изучить другие программы. Помните, каждая новая программа, которую вы покупаете, не только стоит денег, но и требует времени на то, чтобы изучить и поддерживать ее. Поэтому прежде чем переключаться от одной программы к другой, сделайте домашнее задание. Если вы решили модернизировать свое оборудование, например компьютер или принтер, Терри рекомендует не выбрасывать старое. Наличие резерва может оказаться спасительным, особенно если вы занимаетесь бизнесом. Вот почему он советует тем, кому позволяют средства, покупать два экземпляра каждого технического устройства, которое они считают необходимым для себя.
ИЗБЕГАЙТЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПЕРЕГРУЗОК
Объем информации, которая бомбардирует нас сегодня, намного превышает все то, с чем имели дело все предыдущие поколения, и он будет только увеличиваться благодаря усиливающемуся информационному потоку. Вот что нужно делать, чтобы вас не снесло этой лавиной:
• Будьте реалистом. Невозможно прочитать все, что вам доступно. Ограничивайте подписку только теми публикациями, бумажными и электронными, которые читаете полностью и регулярно.
• Храните статьи в соответствующих файлах но темам — например, статьи из Business Week должны отправляться в папку «Финансовое планирование», а не в папку Business Week.
• Собирайте всю литературу, напечатанную на бумаге, в одном месте — возможно, в корзине под столом или в ящике, на полке или в лотке. Вы можете легко захватить с собой текст, чтобы почитать, пока едете на работу или с работы. Выбрасывайте лишнее каждую неделю. Никогда не позволяйте этим материалам накапливаться.
• Сохраните источник, выбросите бумагу. Информация все время обновляется: не храните того, что скоро устареет. Используйте Интернет для обращения к текущей информации по разным темам.
ОБ АВТОРЕ
Джулия Моргенстерн — основатель компании Task Masters, которая оказывает профессиональные консалтинговые услуги по планированию и организации рабочей среды предприятиям, организациям и частным лицам. Среди ее корпоративных клиентов — компании American Express, Sony Music и Microsoft. Джулия — постоянный участник шоу The Home Page на канале MSNBC и частый гость многих других телевизионных программ, читает лекции и проводит семинары в разных уголках Америки. Живет в Нью-Йорке вместе со своей дочерью.
Джулия Моргенстерн — автор бестселлера «Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью» (Москва, издательство «Добрая книга», 2001 г.)
Примечания
1
Сторибоард — серия рисунков, служащая демонстрационным эскизом книги, фильма, рекламного ролика и т. д. — Прим. пер.
2
Space — пространство (англ.) — Прим. пер.
3
Post-it — наборы небольших разноцветных листков для заметок, с клейким слоем на обороте, что позволяет крепить их на различные поверхности и предметы. — Прим. пер.
4
Папки из ткани или плотного картона, по краям которых продеты проволочные крючки, позволяющие подвешивать их на специальные металлические рейки в ящиках или на открытом месте. — Прим. пер.
5
Сеть клубов в США, цель которых — научить участников ораторскому мастерству и искусству проведения презентации. — Прим. пер.
6
Карточка, дающая некоторые дополнительные возможности по сравнению с обычной кредитной карточкой. Предоставляется некоторыми банками в США постоянным клиентам. — Прим. пер.
7
Эти предложения могут не подойти для гаража, если вы ставите в него машину.
8
Бен Хечт — известный американский писатель и сценарист, автор пьесы «Некоторые любят погорячее», по которой снята знаменитая комедия «В джазе только девушки». — Прим. пер.
9
Известный американский актер-комик, начал свою карьеру с выступлении в ночных клубах. — Прим. пер.
