Если вы вводите длинный текст или большое число, все символы могут не поместиться в ячейке, при этом текст (или число) «залезает» на соседнюю ячейку. Но важно понимать, что данный текст или число принадлежит именно той ячейке, в которую вы эти данные вводили. Соседняя ячейка остается пустой, даже если в ней отображается текст расположенной слева ячейки. Забегая вперед, скажу, что длинный текст в ячейках можно переносить (то есть располагать в несколько строк) или включить режим скрытия непомещающегося в рамках ячейки текста. Об этом мы поговорим, когда будем рассматривать методы форматирования ячеек.
Автозаполнение
В Excel предусмотрена возможность автоматического заполнения ячеек данными, имеющими какие-либо общие черты. Вы можете быстро заполнить диапазон ячеек датами, названиями месяцев или дней недели, а также различными последовательностями чисел. Рассмотрим несколько примеров.
1. Выделите любую ячейку.
2. Введите слово Январь.
3. Установите указатель мыши на правом нижнем углу рамки выделения ячейки так, чтобы он принял вид значка «плюс».
4. Нажав и удерживая кнопку мыши, начните перемещать указатель вниз. Во время его перемещения будут выделяться ячейки, расположенные ниже, а рядом с указателем станут появляться всплывающие подсказки: Февраль, Март, Апрель и т. д. (рис. 2.2).
Рис. 2.2. Процесс автозаполнения
5. Отпустите кнопку мыши, когда увидите всплывающую подсказку Декабрь. Двенадцать ячеек, расположенных в одном столбце, будут заполнены названиями месяцев.
Удобно, не правда ли? Сколько времени можно сэкономить. Попробуйте повторить то же самое, введя в начальную ячейку слово Понедельник.
Остальные ячейки выделенного диапазона будут заполнены названиями дней недели.
Теперь рассмотрим другой пример.
1. Выделите пустую ячейку.
2. Введите цифру 1.
3. Нажмите клавишу Enter. Ввод будет завершен, а фокус ввода передан ячейке, расположенной ниже.
4. В выделенную ячейку введите цифру 2 и снова нажмите клавишу Enter.
5. Теперь переместите указатель мыши на ячейку с цифрой 1.
6. Нажав и удерживая кнопку мыши, переместите указатель на ячейку с цифрой 2, после чего отпустите кнопку. Мы выделили диапазон, который состоит из двух ячеек (жирная рамка должна обрамлять обе ячейки). Подробнее методы выделения мы рассмотрим в разделе «Установка формата данных для ячеек».
7. Установите указатель мыши на правый нижний угол рамки выделения так, чтобы указатель принял вид значка «плюс».
8. Нажав и удерживая кнопку мыши, начните перемещать указатель вниз. По мере перемещения указателя будут появляться всплывающие подсказки с цифрами 3, 4, 5 и т. д.
9. Отпустите кнопку мыши, когда увидите всплывающую подсказку с числом 15. Пятнадцать ячеек будут последовательно заполнены числами 1, 2, 3, 4…, 15.
Данный способ автозаполнения основан на сравнении двух чисел. Когда мы выделили ячейки с цифрами 1 и 2, программа Excel «уловила», что эти цифры отличаются на единицу, и продолжила ряд данных чисел.
Попробуйте самостоятельно повторить данный пример, введя в одну ячейку цифру 1, а в другую – 3. Программа вычислит, что второе число больше первого на 2, и продолжит ряд: 5, 7, 9, 11 и т. д.
При перетаскивании диапазона выделения вниз происходит возрастание данных. Попробуйте выполнить любой из вышеописанных примеров, перетаскивая правый нижний угол рамки выделения вверх. Вышерасположенные ячейки будут заполняться данными в порядке убывания, например Декабрь, Ноябрь, Октябрь, Август или 0, -1, -2, -3 и т. д.
Кроме того, автоматическое заполнение работает и по горизонтали.
1. Введите в пустую ячейку число 10.
2. В ячейку, расположенную справа, введите 20.
3. Установите указатель мыши на ячейку с числом 10. Нажав и удерживая кнопку мыши, переместите указатель на ячейку с числом 20, после чего отпустите кнопку мыши. Обе ячейки должны быть выделены.
4. Перетащите вправо на несколько ячеек правый нижний угол рамки выделения, после чего отпустите кнопку мыши. Выделенный диапазон будет заполнен числами 30, 40, 50 и т. д.
Автозаполнение работает со схожими видами данных. Если программа не может уловить связь между указанными данными, то данные обеих выделенных ячеек будут чередоваться между собой во всем автоматически заполняемом диапазоне либо ячейки могут быть вообще заполнены непредсказуемой информацией.
Автозаполнение, как вы уже поняли, позволяет сократить рутинные операции: нумерацию различных строк или столбцов, создание арифметических прогрессий, ввод диапазонов дат и т. д. Все это очень часто находит применение в работе.
МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС
Функция Автозаполнение демонстрируется в видеолекциях, содержащихся в главе «Копирование, автозаполнение и удаление элементов на рабочем листе».
Редактирование данных
Данные в ячейках можно редактировать. Но редактирование ячеек имеет некоторые нюансы.
1. Введите в любую пустую ячейку текст.
2. Нажмите клавишу Enter, чтобы закончить ввод и передать фокус ввода следующей ячейке.
3. Снова выделите ячейку с текстом и попробуйте ввести какой-либо текст.
Обратите внимание, что текст, ранее содержавшийся в ячейке, был удален с вводом первого же символа нового текста. Таким образом происходит замещение данных в ячейке, то есть вам не нужно предварительно удалять из нее старые данные, чтобы ввести новые.
Однако иногда требуется не удалить старые данные из ячейки, а именно отредактировать их (исправить текст, заменить цифру, дату и т. д.). Это можно сделать двумя способами.
Первый способ
1. Выделите ячейку, содержащую данные. Обратите внимание на строку формул, в которой отображается содержимое вашей ячейки (текст, число, дата и т. д.).
2. Используя методы редактирования, принятые в любом текстовом редакторе, откорректируйте данные в строке формул (рис. 2.3).
Рис. 2.3. Редактирование данных в строке формул
3. После завершения редактирования данных щелкните кнопкой мыши на любой ячейке листа. Данные в ячейке будут обновлены.
Второй способ
1. Дважды щелкните левой кнопкой мыши на ячейке, которую нужно отредактировать. В ней появится текстовый курсор.
2. Используя методы редактирования текста, принятые в любом текстовом редакторе, откорректируйте содержимое ячейки (рис. 2.4).
Рис. 2.4. Редактирование данных в ячейке
3. Нажмите клавишу Enter или щелкните кнопкой мыши на любой другой ячейке, чтобы завершить редактирование.
Кроме того, вы можете добавлять в ячейки данные из буфера обмена Windows. При этом нужно учитывать следующее.
• Если ячейка выделена, но в ней нет текстового курсора, данные из буфера обмена заменят содержимое ячейки.
• Если ячейка находится в режиме редактирования и содержит текстовый курсор, данные будут вставлены в позицию текстового курсора.
• Если вы вставляете данные из буфера в строку формул, то они появятся в месте расположения текстового курсора.
Типы, или форматы, данных
Данные в ячейках могут отличаться по типу. Важно понимать, что означает тип, или формат, данных, поскольку ошибочно форматированные ячейки могут вызывать погрешности и ошибки в вычислениях.
МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС
Подробнее об этой теме смотрите в видеолекциях, содержащихся в главе «Форматирование и защита рабочих листов».
Какие типы данных мы можем указать в ячейках?
• Текстовый. Это обычный текстовый формат, который носит информационный характер. Число также может быть указано в текстовом формате.
• Числовой. Для ввода числовых данных, которые будут участвовать в различных формулах и статистике, следует использовать именно этот формат. Число может быть положительным или отрицательным (в последнем случае перед числом ставится знак «минус»), а также дробным. Вы можете задать количество знаков после запятой, и программа будет округлять число до указанного вами предела.
• Денежный. Этот формат используют для ввода различных денежных величин. По умолчанию число округляется до двух знаков после запятой (до копеек), но это количество знаков можно изменить. Кроме того, в конце значения указывается валюта. По умолчанию добавляется обозначение валюты, используемое в Windows, то есть в русской версии к числу добавляется р.. Можно изменить это обозначение на любое другое (английский фунт, американский доллар, японская йена и т. д.). Конечный формат данных выглядит как, например, 1 200,00 р., причем р. программа вводит автоматически. Вам нужно указать только число.
