Баланс бюджета должен приниматься в расчет при анализе того, является ли деловое мероприятие деловым или поощрительным мероприятием. Деловое мероприятие, 90% бюджета которого тратится на гостеприимство, скорее, может считаться инсентив-туром.
Компании, предоставляющие аудиовизуальные услуги
Для содержательной стороны деловых мероприятий аудиовизуальный материал – это фундамент, основа. Хорошее аудиовизуальное сопровождение – это обязательное базовое правило организации мероприятия. Понимание спикера и возможность читать слайды на экране – обязательны, поэтому аудио/видео – это важнейший компонент для любого делового мероприятия. Многие компании, осуществляющие аудиовизуальное обеспечение, находятся на первом уровне цепочки создания ценности. Они получают заказ и делают то, о чем просит координатор делового мероприятия.
Второй уровень цепочки создания ценности начинается тогда, когда такая компания задает вопросы (например: «Сколько человек будет в каждом помещении?»), чтобы оценить, сколько потребуется динамиков. На этом уровне наличие компания, занимающейся аудиовизуальным обеспечением, повышает ценность мероприятия.
Высший уровень приводит нас к ключевым целям делового мероприятия. Как только они проанализированы и осмыслены, компания, осуществляющая аудиовизуальное обеспечение, может порекомендовать использование системы голосования или системы интерактивного опроса, поскольку она понимает, что целью является сбор мнений или обеспечение более активного участия. Эта компания может порекомендовать расходовать меньше средств на шоу-открытие и больше на помещения для отдыха, поскольку ключевой целью является обучение.
Очень немногие компании, осуществляющие аудиовизуальное обеспечение, способны на это вследствие различных интересов и отсутствия специализации на деловых встречах и конференциях. Компании, осуществляющие аудиовизуальное обеспечение, похожи на инициаторов деловых мероприятий: они сфокусированы на деловых мероприятиях лишь ограниченное количество времени.
Большинство компаний, осуществляющих аудиовизуальное обеспечение, делают все для всех, так же, как это делал я в 80-х гг. Сначала они продают оборудование и устанавливают его в помещениях для деловых мероприятий, кафе, театрах и т. п. Затем они сдают оборудование в аренду индивидуальным клиентам, таким как диджеи, организаторы дней рождений; тем, кому требуется плазменный экран на выставку, или отелю, которому нужно два флипчарта. Потом они работают на проектах, например, на мероприятиях, выставочных стендах, вечеринках, концертах и да, иногда на деловых мероприятиях.
Среднестатистическая компания, осуществляющая аудиовизуальное обеспечение, сочетает все эти весьма разноплановые услуги для всех видов рынков и не концентрируется на чем-то одном.
Тип услуги, требующийся клиенту, покупающему оборудование для зала заседаний, сильно отличается от услуг, востребованных в проектах, например, таких, как деловые мероприятия.
Типы микрофонов, необходимые для выступлений на деловых мероприятиях, сильно отличаются от микрофонов, которые нужны диджею или певцу. Если компания, осуществляющая аудиовизуальное обеспечение, работает на деловом мероприятии, ей нужно приобрести соответствующие микрофоны. Как правило, однако, для стойки спикера используется сценический микрофон, и это приводит к самым разным проблемам. Техник, отвечающий за аудиовизуальное сопровождение, начинает винить выступающего в том, что тот не умеет правильно пользоваться микрофоном, хотя мы все понимаем, что спикер – это не профессиональный ведущий.
Большинство компаний, осуществляющих аудиовизуальное обеспечение, никогда не вырастают больше, чем в небольшую, очень занятую команду, которая во многих случаях просто выживает и будет делать все для всех, чтобы как-то конкурировать с другими подобными компаниями.
Не требуется диплом или сертификат, поэтому любой может открыть такую компанию.
Неподходящее оборудование и отсутствие специализации, естественно, заставляет большинство компаний, предоставляющих аудиовизуальные услуги, работать на деловых мероприятиях недостаточно оптимально. Если, к тому же, координаторы деловых мероприятий меняют подрядчика, осуществляющего аудиовизуальное обеспечение, от мероприятия к мероприятию, то становится трудно наладить даже базовые моменты. В таких обстоятельствах сложно совершенствовать деловые мероприятия с точки зрения их содержательного аспекта.
Деловые мероприятия требуют и заслуживают такого подрядчика, осуществляющего аудиовизуальное обеспечение, который обладает особым набором средств, необходимым деловому мероприятию. Еще лучше, если подрядчик комбинирует все различные навыки и типы функций, необходимые для делового мероприятия – например, креативный дизайн, аудио/видео, ИТ, презентацию, фасилитацию, указатели, фотографию и т. п.
Только те партнерские компании, занимающиеся аудиовизуальным обеспечением, которые специализируются на деловых мероприятиях, нацелены на инновации и настроены на долгосрочное сотрудничество, могут обеспечить процветание и развитие конференции
Деловому мероприятию также необходимо долгосрочное сотрудничество с таким подрядчиком, чтобы добиться стабильности и слаженности в базовых вещах. Только тогда, опираясь на предыдущее мероприятие и постоянное взаимодействие с участниками, оно может совершенствоваться из года в год.
Только те партнерские компании, занимающиеся аудиовизуальным обеспечением, которые специализируются на деловых мероприятиях, нацелены на инновации и настроены на долгосрочное сотрудничество, могут обеспечить развитие и процветание делового мероприятия. Аудио/видео – это тот аспект содержательной стороны делового мероприятия, которой явно есть еще куда расти.
Операторы мероприятий
Координаторы более крупных конференций сотрудничают с компанией-оператором или креативным агентством, которое, в свою очередь, заключает контракт с компанией, предоставляющей аудиовизуальные услуги, и другими подрядчиками.
Такие компании-операторы организуют открытие, создают впечатляющие шоу и замечательную атмосферу на заключительном ужине.
Они создают тему и дизайн, а также креативные элементы на основе темы делового мероприятия. Как правило, они используют комбинацию «артисты (например, танцоры) + аудиовизуальное сопровождение (например, музыка и видео; свет и лазерное шоу) + декорации и сцена». Талантливейшие креативные директоры создавали для деловых мероприятий грандиозные шоу-открытия. Когда ключевая цель конференции – произвести впечатление на участников (мотивация), это, само собой, хороший способ потратить средства. Если, однако, конференция в первую очередь обучающая, во вторую очередь ставит целью неформальное деловое общение и только потом мотивацию, нужно дважды подумать и перераспределить те 100 000 евро, которые идут на шоу-открытие.
Конечно, создание сильного wow-эффекта приносит свои плоды, и можно почти утверждать, что тратить так много средств на одно эффектное шоу-открытие – это легкий путь. В том смысле, что это легкий успех, так же, как успех гарантирован, если забронировать самый лучший отель и подать лучшее шампанское и еду. Все понимают, что гораздо сложнее создать wow-момент при помощи содержимого, а не шоу. Индустрия в настоящее время знает, как создать wow-фактор при помощи отменного гостеприимства и грандиозного шоу. В некотором роде это ее слабое место, поскольку влияние на деловое мероприятие происходит только на первом из пяти уровней ROI9: на уровне удовлетворения (см. «Эффективность инвестиций»).
Тратить так много средств на одно эффектное шоу-открытие – это легкий путь
Грубо говоря, можно утверждать, что индустрия деловых мероприятий движется в сторону гостеприимства, а компании, занимающиеся организацией мероприятия и аудиовизуальным обеспечением, – два партнера, которые потенциально могут помочь развитию содержательной стороны – не особо этому способствуют вследствие отсутствия специализации и знаний.
Вопрос «зачем?»
Не нужно объяснять, что индустрия деловых мероприятий стремится к процветанию. Она желает расти, развиваться, повышать свою значимость и уменьшать степень уязвимости. Чтобы процветать как отрасль, акцентом номер один должен стать клиент: инициатор будущих деловых мероприятий.
Чего они хотят? Они хотят достижения своих целей и удовлетворения своих клиентов, участников. Инициаторы мероприятия организуют деловые мероприятия по определенным причинам – это и есть ключевые цели. Тот, кто удовлетворяет эти потребности, кто достигает этих целей, тот держит в руках ключ к успеху в данной отрасли. Если мы зададим координаторам деловых мероприятий вопрос «ЗАЧЕМ?», они расскажут нам, зачем их клиенты организуют мероприятия. Основные группы ключевых целей деловых мероприятий всегда одинаковы: это обучение, нетворкинг и мотивация для участников. Индустрия может начать уделять внимание этим аспектам и перестать быть просто создателем окружающего пространства (оболочки), внутри которой кто-то еще занимается целями делового мероприятия (содержимым). Если индустрия расширит свои горизонты до этой области, может обнаружиться, что ее очень ждут на празднике жизни. Деловые мероприятия будут обладать гораздо большей стратегической значимостью, если они будут отвечать на реальные потребности, ключевые цели. Если отдел по деловым мероприятиям знает, как определить эти ключевые цели, а затем проектирует, реализует и измеряет мероприятие, основываясь на них, то это будет жизненно важно для процесса. Даже с профессиональным штатным координатором планирование логистики деловых мероприятий воспринимается маркетингом как «всего лишь резервирование отеля и пары конференц-залов». Трансформация в стратегическое партнерство с акцентом на цели, пониманием целей и как их достичь – это совершенно другая игра, имеющая другой эффект. Совместная разработка деловых мероприятий как стратегического инструмента для генерации дохода, основанная на профессиональной методологии, позволит уйти от восприятия индустрии как «вспомогательной» и усилит ее влияние.
