– степень статусности (зависит от качества целевой аудитории, на которую мы ориентируемся);
– вместимость;
– соответствие регламенту и архитектуре мероприятия (должно быть достаточное количество залов и вспомогательных помещений);
– комфорт и удобство (местоположение, транспортная доступность, парковки);
– соответствие возможностям бюджета.
При определении времени и длительности проведения важно учесть, не проводится ли в эти же даты похожее мероприятия – в городе, в стране, за границей. Участникам в этом случае придется выбирать, куда поехать и что посетить, спикеры могут быть также уже приглашены на эти даты. Хотя есть и другой, прямо противоположный путь – присоединиться к уже существующему мероприятию, которое проходит в эти даты в вашем городе и интегрировать вашу программу в его структуру, предложив, например, участникам задержаться на 1—2 дня для посещения вашей конференции, либо наоборот, приехать на 1—2 дня раньше. По своей длительности бизнес-мероприятия, как правило, короче, чем научные конференции, а правительственные встречи вообще часто проходят одним днем.
При обозначении заинтересованных сторон (участников партнерской сети) и команды организаторов изучите и укажите организации (российские и зарубежные – в зависимости от целей мероприятия и целевой аудитории), напрямую или косвенно вовлеченные в ту отрасль знания, которой принадлежит выбранная вами тема мероприятия, для этого обратитесь к детальному изучению сайтов и материалов мероприятий-конкурентов и мероприятий смежных тематик. При возможности обязательно посетите их, это позволит познакомиться с потенциальными партнерами:
– общественными организациями и фондами – это ваши потенциальные независимые эксперты, спикеры, участники, спонсоры;
– представителями крупного бизнеса, организациями, которые также могут поддержать ваше мероприятие финансово, выступить с важным докладом, отправить к вам своих сотрудников в качестве делегатов;
– властными структурами (департаменты или комитеты городской администрации, органы федерального уровня) – это ваши «свадебные генералы», возможные финансовые и информационные партнеры;
– научными организациями (потенциальные независимые эксперты, спикеры, участники)
– исследовательскими и консалтинговыми агентствами (потенциальные независимые эксперты, спикеры, участники)
– СМИ (потенциальные информационные партнеры, спикеры). Отразите, какие СМИ отражают новости и публикуют материалы по вашей тематике.
Вся эта информация обязательно потребуется нам также для формирования организационного и программного комитетов мероприятия. Уже сейчас, при изучении информационного поля и определении заинтересованной аудитории, в своей концепции обязательно стоит указать – какие организации и каких экспертов мы считаем целесообразным пригласить в организационный и программный комитеты.
Организационный комитет отвечает, как правило, за все вопросы, связанные с подготовкой мероприятия, программный комитет – за вопросы, связанные с формированием структуры и архитектуры мероприятия, содержательным наполнением программы, приглашением спикеров, сбор и издание тезисов и печатной продукции мероприятия и т. д.
При планировании источников финансирования изучим, спонсирует ли крупный бизнес аналогичные мероприятия, выделяет ли государство (либо фонды) субсидии на развитие данной сферы науки или экономики, существуют ли целевые городские или федеральные программы финансирования, выделяются ли научные гранты в этой сфере, укажите:
– возможный принцип финансирования мероприятия (источники финансирования – множественные, единственный). В случае, если источник финансирования один (например, бизнес-мероприятие коммерческой компании, полностью оплачиваемое из ее бюджета, бесплатное для участников; либо мероприятие, инициируемое государственными структурами, полностью оплачиваемое из государственного бюджета)
– потенциальные дополнительные источники финансирования / предоставления услуг по бартеру
– предположительные доли источников финансирования в бюджете мероприятия (80% – регистрационные взносы, 10% спонсорские средства, 10% субсидия правительства города)
– предположительный регистрационный взнос. Для начала, до момента формирования предварительной сметы бюджета можно ориентироваться на регистрационные взносы для мероприятий, конкурирующих или смежных тематик, далее, при более четком определении конкурентных преимуществ, при наличии сметы расходов, но до момента анонсирования мероприятия на широкую публику.
Как формируется деловая программа
Итак, когда у вас сложилось комплексное видение мероприятия, родилась его концепция, пришло время приступить к составлению предварительной программы. Как же формируется программа делового мероприятия? В целом, как мы уже упоминали, существует два основных подхода:
Основная масштабная тема раскрывается «в целом», без детализации по составляющим. Рассматривается окружающая среда темы, тенденции, возможности и стратегии ее развития, демонстрируются результаты глобальных исследований, касающихся темы, оценивается рыночная ситуация, положение в отрасли в целом, освещаются общие проблемы для всех сторон – представителей науки, бизнеса, правительства – которых так или иначе касается тема мероприятия. Такие встречи проводятся, как правило, для топ-менеджеров, руководителей, т. е. для людей, которые ответственны за определение стратегии развития своей организации. В реальности мероприятия этого типа в чистом виде встречаются редко. В их программу, как правило, всё равно интегрируются практические элементы, в ознакомлении с которыми заинтересованы потенциальные участники, однако в существенно меньшем объеме, чем на встречах, где используется второй подход.
Основная масштабная тема раскрывается детально, содержательно, по составляющим ее узким «подтемам». Рассматриваются практические вопросы, а участники, специалисты-практики, обмениваются опытом. Как правило, на таких мероприятиях проходит много мастер-классов, отдельных секционных заседаний (треков), посвященных разным аспектам в рамках заданной темы, образовательных программ, конкурсов, проводятся экспозиции. Часто демонстрируются различные достижения, новинки, изобретения, инновации и т. д. Такой подход при планировании мероприятий встречается очень часто во всех отраслях человеческой профессиональной деятельности. Также за основу может быть взята узкая тема, которая детально изучается и рассматривается на конференции.
При подготовке очень крупных значимых мероприятий всегда используется сочетание этих двух подходов в максимальном объеме. На таких встречах важно обеспечить интересную программу для всех групп целевой аудитории. Часто бывает, что в мероприятии участвуют специалисты, вовлеченные в одну и ту же тему с принципиально разных сторон: разработчики, производители, «продавцы», потребители – у них существуют как общие интересы, так и совершенно разные. Например, разработчику продукта важно понимать тенденции развития рынка, перспективы спроса, характеристики продукта, которые в перспективе будут востребованы рынком; производителю – инновации в области сокращения затрат на производство; «продавцам» – новые технологии продаж данного продукта, возможности для формирования дополнительной ценности; потребителю важно понимать, как он может использовать продукт, какие потребности этот продукт поможет ему удовлетворить. Более того, всем этим группам важно встретиться – разработчику с производителем, «продавцу» с покупателем.
Если организатор берется за подготовку мероприятия такого формата, то ему важно использовать оба подхода максимально эффективно. Для этого программа может быть сформирована так, чтобы все участники могли, во-первых, посетить все заседания, где освещаются общие для всех вопросы – это блок «пленарные заседания», спикерами приглашают ведущих экспертов, значимых ученых, представителей власти. Во-вторых, посетить все заседания и лекции, где освещаются частные узкие вопросы – это тематические/секционные заседания, которые идут параллельно, где рассматриваются отдельные вопросы и тематики, интересующие каждую группу посетителей, спикерами приглашают экспертов-практиков, специалистов в данной узкой теме. И в-третьих, встретиться с потенциальными партнерами – это интерактивные программы, где осуществляется взаимодействие всех сторон, всех делегатов мероприятия.
Что общего у отличной деловой программы и дипломного проекта
Программный комитет, отдельная рабочая группа или специалист – agenda manager – несут ответственность за качественное содержательное наполнение мероприятия, за интересную и полезную для делегатов программу. Формирование деловой программы – это особое искусство, сфера деятельности экспертов, которые глубоко разбираются в теме. Однако, основные правила, механизмы и алгоритмы существуют независимо от того, какие именно вопросы освещаются на конференции.
