Это отличный совет. Так же можно выплатить долг по кредитной карте. Возможно, это огромная, пугающая сумма. Но есть единственный способ ответственно подойти к делу: вносить средства еженедельно. Каждую неделю откладывайте немного — больше набежавших процентов и суммы, которую надо положить на карту. И в конце концов долг будет выплачен.
Но наша жизнь хаотичнее и сложнее, чем доклад о птицах или долг по кредитной карте. Поэтому нам нужен другой уровень организации: необходимо сделать не все, а то, что нужно.
Здесь может помочь структурированный список дел. Но он должен быть простым — иначе его подготовка станет еще одним пунктом в нем же. К счастью, структура у нас уже есть.
Уже имеется пять (или около того) приоритетов года. Они и должны стать основой, организационной схемой вашего дня. Потому что, как и при выплате долгов по карте, чтобы повлиять на главное в вашей жизни, надо тратить на него время. Каждый день.
Итак, готовя список дел, используйте пять категорий. А потом добавьте шестую под названием «Оставшиеся 5%». Например, мой список на день выглядит так:
Отлично работать с нынешними клиентами
Позвонить Джону, чтобы назначить интервью
Написать отзыв для Лили
Запланировать выездное мероприятие по стратегии для X
Забронировать билеты для командировки в Портленд
Подготовить план для коучинговой сессии с Ларри
Привлекать будущих клиентов
Позвонить Полу насчет договора
Писать и говорить о моих идеях
Сделать запись в блоге за эту неделю
Написать главу о списке дел
Назначить встречу с агентом по поводу лекций
Перезвонить Салли по поводу конференции на Гавайях
Проводить время с семьей и друзьями
Запланировать выход в свет с Элинор
Пригласить Стейси и Хови на ужин
Позвонить Джессике
Быть дома к 6, чтобы уложить детей
Получать удовольствие и заботиться о себе
Сходить на занятие йогой
Оставшиеся 5%
Поменять масло в машине
Купить новый принтер
Заплатить по счетам
Посмотреть футляры для MacBook Air
Перезвонить Элли по поводу ее презентации о лидерстве
Эта структура позволяет разделить завал на удобоваримые куски. И гарантирует, что я потрачу время на главное. Бесполезно говорить о желании сосредоточиться на приоритетах, если на самом деле я ими не занимаюсь. Мой список дел — план распределения времени.
Но такая структура обеспечивает не только простоту, сосредоточенность на приоритетах и способ начать. Она показывает, что у меня происходит в каждой из главных областей, как они соотносятся друг с другом и что именно я делаю ради продвижения в каждой из них.
В этот конкретный день раздел «Отлично работать с нынешними клиентами» перевешивает задачи из раздела «Привлекать будущих клиентов» — в нем гораздо больше пунктов. Для одного дня нормально. Но если я замечаю, что это становится тенденцией (весь месяц я много работаю с нынешними клиентами и почти ничего не делаю ради будущих), то я знаю, что для развития бизнеса надо изменить ситуацию.
Это особенно полезно, когда приходится решать, какое из двух дел предпочесть. Если нужно выбрать одну из двух встреч и обе важны, я могу посмотреть на общую тенденцию — как я в последнее время тратил время — и сделать выбор в пользу той сферы, где наметилось отставание. Структура помогает поддерживать баланс.
В списке «Получать удовольствие и заботиться о себе» тоже один пункт. Но я могу решить, что этого достаточно. Что писательство, семья и друзья (которые дают мне невероятную энергию) не мешают заботиться о себе.
Также я могу отметить, что список «Оставшиеся 5%» всегда обширен, ориентирован на административные вопросы и занимает больше 5% моего времени. Видимо, нужно нанять администратора или отложить некоторые дела до тех пор, пока у меня не появится больше свободного времени.
Мы с Фиореллой проработали ее список и распределили все пункты по категориям. Мы поняли, что многие из них не относились к приоритетным областям. И это отчасти определяло ее проблему. Она тратила много времени на то, что никак не приближало ее к целям. Мы убрали эти пункты. Через несколько минут у нее было структурированное представление о том, что надо сделать и к чему это приведет. Туман рассеялся.
Фиорелла по-прежнему была ужасно занята. И у нее оставался огромный объем работы. Но она вышла из ступора. Теперь она выбирала из шести вариантов джема, а не из двадцати четырех, и вероятность предпочесть один и начать работу повысилась в десять раз.
Разберите завал, распределив задачи в структурированном списке, который организован на основе ваших годовых приоритетов.
Глава 23
Не тот этаж
Решаем, от чего отказаться
Я опаздывал на встречу с главой технологической компании. Уже входя в лифт, я начал писать электронное письмо с iPhone и не отрывал взгляда от экрана, пока не доехал до шестого этажа. Продолжая набирать текст, я вышел в открывшиеся двери, не подняв глаз и не осознав, что это был четвертый этаж, а не нужный мне шестой. И тут за моей спиной сказали: «Не тот этаж». Я оглянулся и увидел человека, который придерживал дверь, чтобы я мог вернуться в лифт. Это и был руководитель компании — он широко улыбался. Он все это время был рядом. «Попались», — сказал он.
Мир несется вперед все быстрее. Кругом сплошные технологии. Столько информации. Столько нужно понять, обдумать и оценить.
И мы стараемся ускориться, не желая отставать. Мы не спим до трех утра, отвечая на электронные письма. Мы сидим в Twitter, Facebook и LinkedIn. Просматриваем сайты с новостями, чтобы быть в курсе последних событий. И у нас срабатывает условный рефлекс, когда мы слышим сигнал входящего сообщения.
Но это неверная тактика. Нельзя снизить скорость поступления информации. И все становится только хуже. Пытаясь успеть за всем, мы снижаем свою продуктивность.
Чем быстрее накатывают волны, тем активнее надо плыть. Иначе мы будем болтаться из стороны в сторону. Сейчас как никогда важно сохранять равновесие, быть целеустремленным и знать свои приоритеты.
Как никогда важно говорить «нет». «Я не буду читать эту статью. Не буду читать это письмо. Не буду отвечать на этот звонок. Не приду на эту встречу».
Это трудно, потому что возможно — все же возможно, — что следующая порция информации станет ключом к успеху. Но успех на самом деле зависит от противоположного: нашей готовности упустить часть информации. Попытка сосредоточиться на всем сразу рискованна. Мы утомимся, запутаемся, будем нервничать и раздражаться. И не заметим, что глава компании стоит рядом с нами в лифте.
Ученые из Института транспорта Политехнического университета Виргинии провели исследование автомобильных аварий. Они установили в машинах видеокамеры и смогли увидеть, что происходит прямо перед инцидентом. Оказалось, в 80% случаев водителей что-то отвлекало в последние три секунды. Они теряли концентрацию: звонили, меняли радиостанцию, откусывали от сэндвича, открывали сообщение в телефоне — и не замечали, что в окружающем мире что-то изменилось. Потом происходила авария.
Поскольку окружающая обстановка меняется постоянно, мы почти наверняка во что-нибудь врежемся, если не будем внимательно следить за дорогой и сопротивляться соблазну отвлечься.
Пора сделать паузу, расставить приоритеты и сосредоточиться. В предыдущей главе я рассказал, как структурировать список дел, используя пять (или около того) направлений, на которых вы сосредоточитесь в этом году. Он поможет следить за дорогой. Он удержит ваше внимания на том, что делает вас счастливым и важно для вас. Он поможет организовать ваше время.
Но его недостаточно. Полезно будет составить еще один: список того, на что не стоит обращать внимание.
Чтобы научиться мудро использовать время, надо задать еще несколько не менее важных дополнительных вопросов, которых мы часто избегаем: что вы готовы не сделать? Что не приносит вам счастья? Что не важно для вас? Что вам мешает?
У некоторых людей уже есть список дел, в котором слишком много пунктов. Но у очень немногих есть второй список. Однако если учесть, как легко мы отвлекаемся и сколько вокруг соблазнов, второй сегодня актуален как никогда. Люди, которые станут успешными, знают ответы на эти вопросы и каждый раз, когда что-то требует их внимания, спрашивают себя, поможет ли это сосредоточиться на важном или наоборот.
А значит, списки недостаточно зафиксировать и спрятать в ящике стола. Это ваша карта на каждый день. Пересматривайте их каждое утро вместе с ежедневником и спрашивайте: какой на сегодня план? На что я потрачу время? Как это поможет сосредоточиться на важном? На что я могу отвлечься? Затем наберитесь мужества, чтобы следовать плану, делать сознательный выбор и, может быть, разочаровать несколько человек.
