Таким образом, чем лучше мы представляем свой временной бюджет и совокупность своих задач, тем больше мы готовы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки.
Чтобы вас не отпугивало обилие нижеследующих правил планирования времени, предлагаем вам отметить пять наиболее важных с вашей точки зрения принципов, которые вы хотели бы применять в своей практике.
1. Основное соотношение (60:40) Оценка Примечания Составляйте план лишь на определенную часть своего рабочего времени, как показывает опыт, лучше всего на 60%
События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («поглотители» времени), а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиком без остатка. Соответственно свое время надо распределить между тремя блоками.
Основное правило планирования времени
60% — запланированная активность
20% — непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия)
20% — спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество)
Рабочее время 60% 20% 20% запланированное время непредвиденное спонтанное время
В зависимости от вида и рода ваших занятий указанные величины могут отклоняться в ту или иную сторону. Более точно вы можете их определить, исходя из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени, представляющего собой основу всякого планирования времени.
2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок «дневных помех» Оценка Примечания Задокументируйте и перепроверьте то, как и на что вы используете (транжирите) свое время (см. формуляры 0.3).
Таким образом вы приобретете:
- постоянное представление о расходе своего бюджета времени;
- опыт как основу для будущей потребности во времени;
- исходные позиции для совершенствования применяемой вами методики работы и распределения времени и т.д.
3. Сведение задач воедино — план действий Оценка Примечания - Перечислите все предстоящие в соответствующем плановом периоде рабочие акции. - Невыполненное из этого списка вы можете взять за основу для заполнения «свободных мощностей» при составлении плана на следующий период.
Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделите их, например, на долго-, средне- и краткосрочные задачи.
Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с нею, даже если менее важные дела, как это зачастую бывает, даются намного легче, чем более важные. Используйте для этих целей рабочий формуляр «Список дел и контроль за их выполнением» (образец см. 3.3).
4. Регулярность — системность — последовательность Оценка Примечания Работайте над своими планами времени регулярно и системно, последовательно доводите до конца начатое дело.
Работа по системе и соблюдение временных планов важнее заполнения формуляров (педантичного ведения записей).
5. Реалистичное планирование Оценка Примечания Не впадайте в крайность чрезмерного планирования и планируйте лишь такой объем задач, с которым вы реально можете справиться.6. Приспособляемость Оценка Примечания Проявляйте гибкость, поскольку планы времени составляются не для того, чтобы облегчать вам жизнь, а для того, чтобы достигались ваши цели.7. Восполнение потерь времени Оценка Примечания Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.8. Письменная форма Оценка Примечания Составляйте свои временные планы на формулярах своего изготовления или на специально разработанных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно, и вы будете всегда иметь полный обзор дел.9. Перенос несделанного Оценка Примечания Невыполненные задачи, которые вы не хотите вычеркнуть совсем, переносите в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов.10. Фиксация результатов вместо действий Оценка Примечания Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия.
Пример:
- вместо: «позвонить г-ну Майеру»
- лучше: «согласовать с г-ном Майером программу для ЭВМ».
Таким образом ваша активность будет изначально направлена непосредственно на достижение какой-то вашей цели, и вы сумеете избежать эскалации внеплановой деятельности, например обсуждения того, что вам спонтанно приходит на ум. Постоянно задавайтесь вопросами: В чем цель этого разговора, этой работы и т.п.? Чего я хочу достичь?
11. Установление временных норм Оценка Примечания Задавайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.
Опыт показывает:
На работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.
Если вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее. Норматив типа «Обсуждение стратегии сбыта в мае с.г. (продолжительность — 90 мин) задает точные рамки вынуждает концентрироваться на самом важном (рабочее совещание — не дискуссионный клуб), чтобы достичь желаемого результата.
