Теперь нажмите «ОК». На панели быстрого доступа появится кнопка «Конструктор форм».
Теперь вы увидите в окне конструируемого контакта новые вкладки под номерами (2), (3) и т.д. – это те части формы, которые мы можем конструировать сами.
Давайте настроим одну из этих вкладок. Для начала переименуем ее.
1. Перейдите на вкладку (2).
2. В Outlook 2003 в меню «Форма» выберите пункт «Переименовать страницу». В 2007 версии нажмите кнопку «Конструктор», в появившемся меню щелкните «Страница» и выберите пункт «Переименовать страницу». Переименуйте вкладку (2) – назовите ее, например, «Информация по взаимодействию с клиентом».
Если важных для вас подробностей будет много, можно разделить их на 2—3 вкладки – например, «Предварительная работа с клиентом», «Планирование проекта», «Сопровождение клиента». Каждая из вкладок будет включать поля, детализирующие соответствующую стадию работы с клиентом.
После того как мы переименовали вкладку (2) в «Информация по взаимодействию с клиентом», начнем эту вкладку конструировать – создавать пустографку под свои нужды.
1. Рядом с окном контакта при выборе пункта «Сконструировать эту форму» само появляется меню «Выбор поля».
2. Выберите в нем вместо «Часто используемые поля» пункт «Поля пользователя в папке».
3. Если вы уже создавали в папке «Контакты» пользовательские поля, вы их увидите здесь. Если еще не создавали – нажимайте кнопку «Создать» и создавайте поля нужного вам формата.
Например, «Клиенту выслана реклама» – тип поля «да/нет».
Или тип «дата/время», если вам нужно зафиксировать дату высылки рекламы, а не просто факт ее отсылки.
Дальше могут быть поля «Холодный прозвон», «Презентация», «Коммерческое предложение», «Договор», «Счет», оформляющие весь процесс вашего взаимодействия с клиентом.
Созданные поля перетаскивайте мышкой прямо на вкладку «Информация по взаимодействию с клиентом». Вы можете перемещать поля по вкладке, располагать их в любом порядке, растягивать или сжимать их границы, добавлять рисунки… Таким образом вы конструируете ваш бланк взаимодействия с клиентом.
Теперь нужно сделать форму доступной для использования в разных папках Outlook, в том числе дать себе возможность создавать контакты на ее основе.
1. Если у вас Outlook 2003, выберите в меню «Сервис/Форма» пункт «Опубликовать форму». В версии 2007 на вкладке «Разработчик» выберите кнопку «Опубликовать», затем «Опубликовать форму».
2. В появившемся окне выберите в поле «Папки» пункт «Библиотека личных форм».
3. В поле «Название» введите название формы, обязательно латинскими буквами – например, «client-contact».
4. Нажмите «ОК» (в версии 2007 «Опубликовать») и нажмите «ОК» во всех меню; также закройте окно вашего контакта.
5. Теперь в списке папок кликните правой кнопкой мыши на вашей папке «Клиенты». Выберите в меню пункт «Свойства».
6. На открывшейся вкладке «Общие» найдите пункт «Помещая в эту папку, использовать…» – там указана стандартная форма контакта IPM. contact. Мы заменим ее нашей формой.
Для этого там, где написано IPM.contact, нажмем стрелку, и в выпавшем списке выберем пункт «Формы».
В появившемся окне «Выбор формы» в поле «Папки» выберите «Библиотека личных форм».
В появившемся списке личных форм выберите форму client-contact и нажмите «Открыть». Нажмите «ОК» для закрытия меню свойств папки.
Обратите внимание, в папке «Клиенты» в табличном представлении раньше под заголовками столбцов было написано «Щелчок добавит элемент (Контакт)». Дважды кликнув на этой надписи, вы могли создать стандартный контакт. Теперь там написано «Щелчок добавит элемент (client-contact)». Дважды щелкнув на этой надписи, вы откроете окно создания контакта, в котором кроме стандартных вкладок будет дополнительная – «Информация по взаимодействию с клиентом». Открыв ее, вы можете проставлять в ней значения всех полей так же, как мы раньше делали это в табличном представлении.
Формы можно создавать не только для контактов, но и для задач, встреч, записей дневника и т.д.
Работа с формами удобна, когда пользовательских полей много и они не помещаются в табличном представлении. Кроме того, если за работу по задаче или встрече отвечают несколько человек или подразделений, удобно завести на каждого из них свою вкладку в форме. Например, менеджер по продажам заполняет в контакте клиента вкладку с информацией по презентациям и коммерческим предложениям, бухгалтер – вкладку с информацией по выставленным счетам… При этом для каждого из них можно настроить свои табличные представления папки «Контакты», в которых каждый будет видеть именно те поля, которые его интересуют.
Полезности для руководителя
С помощью пользовательских полей и форм в Outlook вы можете формализовать практически любые процессы. Это дает возможность:
– в малом и среднем бизнесе – построить на Outlook единые интегрированные системы документооборота, взаимоотношений с клиентами и планирования без покупки дополнительных корпоративных информационных систем.
– в крупном бизнесе – формализовать и сделать управляемыми процессы, не охватываемые корпоративными информационными системами (типа ERP и CRM), например личный и командный тайм-менеджмент внутри подразделений, пересылку задач и планирование встреч в работе топ-менеджеров и прочее.
– в работе первых лиц любых организаций – организовать эффективную систему контроля задач и проектов секретарем (или секретариатом) с помощью различных пользовательских полей и представлений. Вы сможете видеть ваши поручения сгруппированными по людям, проектам, срокам, степени готовности и т.п.
Краткие итоги
1. Выявите те процессы в вашей работе, в которых есть набор повторяющихся подготовительных и завершающих действий.
2. Формализуйте эти процессы в разделах «Календарь» (при подготовке привязанных к определенному времени мероприятий), «Задачи» (при обработке заказов или договоров), «Контакты» (при работе с клиентами, поставщиками и т.п.).
3. Создавайте пользовательские поля для контроля тех элементов процессов, которые для вас важны.
4. Используйте для разных процессов разные форматы полей: «да/нет», текстовые, числовые.
5. Создавайте отдельные табличные представления в разделах «Календарь», «Задачи» и «Контакты» для контроля процессов; отбирайте в них нужные встречи, задачи или контакты по ключевому слову или по категории.
6. С помощью автоматического форматирования выделяйте цветом те встречи, задачи или контакты, по которым «закрыты» определенные этапы процесса.
7. Используйте конструктор форм для создания «пустографок», оформляющих работу над процессом.
Послесловие
В кибернетике есть принцип: управляющая система не может быть проще управляемой. Чем сложнее наша жизнь, чем больше в ней мыслей и дел, чем возвышеннее эти мысли и дела – тем более совершенной приходится делать нашу систему управления собой и своим временем.
Для рабочего достаточно написанного от руки списка задач. Корпоративному менеджеру уже не обойтись без ежедневника. Директор завода должен наладить целую систему контроля задач и поручений. Президенту страны помогает планировать дела мощный секретариат, сам по сложности сравнимый с заводом.
Человечество развивается – и усложнение жизни неизбежно. Но эта новая сложность может быть либо хаосом, неопределенностью, безумным потоком несвязанной информации – либо гармонией, цветущим разнообразием, органично сочетающим жизнь и порядок.
Формула управления собой, формула нашего времени, применимая для этой растущей сложности жизни, проста. Будем исходить из того, что «управлять временем» означает «использовать время своей жизни в максимальном соответствии со своими целями и ценностями». Тогда формула времени будет выглядеть так:
Управление временем = Работоспособность * Понимание * Масштаб
Работоспособность – это ваша возможность справляться с тем или иным количеством дел. Это ваш бюджет эффективно используемого времени; количество задач, проектов, контактов, которые вы можете одновременно держать под контролем; уровень вашей энергии, способности доводить дело до конца, мотивировать себя и других в решении сложных задач.
В целом работоспособность – это ваше владение тайм-менеджментом в классическом понимании: как технологией планирования времени, расстановки приоритетов и т.п., а также менеджментом как технологией управления другими людьми.
