Документы, адресованные на имя руководства организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, поступают на предварительное рассмотрение секретарю-референту или в канцелярию. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Это документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Такие документы составляют примерно 20 % всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или маркером. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.
Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. В первоочередном порядке передаются телеграммы и другие срочные документы.
Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. Если исполнение документа поручается нескольким подразделениям или должностным лицам, то оригинал передается ответственному исполнителю (названному в резолюции первым).
Если существует необходимость срочного исполнения поступившего документа, то допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организаций.
Регистрация
Регистрация документа представляет собой присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе, после чего в журнале, на карточке или в компьютере отмечаются краткие данные о документе. Регистрация обеспечивает сохранность документов, оперативный поиск, учет и контроль.
Регистрация документов и заполнение регистрационно-контрольных карточек по ним проводятся в день их поступления.
Сегодня используются три системы регистрации документов:
централизованная – при которой регистрацией всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом;
децентрализованная – при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений;
смешанная – при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть – в структурных подразделениях.
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. Поступающие документы регистрируются в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется. Большое значение для правильной организации работы по регистрации документов имеет определение категории документов, не подлежащих регистрации. Практически каждое учреждение само определяет круг таких документов. Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается руководителем учреждения.
Как правило, к числу документов, не требующих регистрации, относятся рекламные извещения и проспекты, различного рода документы, присылаемые для сведения, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты и письма, письма с пометкой «лично», периодические издания (газеты, журналы, брошюры) и др.
В перечень включаются не только эти виды документов, но и документы, регистрируемые только в отраслевых и функциональных службах организации.
Так, формы периодической бухгалтерской отчетности, акты ревизий и др. могут регистрироваться в бухгалтерии; формы статистической отчетности по кадрам, – в отделе кадров; арбитражные дела – в реестрах арбитражных дел. Таким образом, в перечень включаются документы, которые нуждаются либо только в учете, либо в контроле за фактом поступления и не являются, объектом для наведения справок службой делопроизводства. Отработанный и апробированный перечень можно включить в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству.
Независимо от того, подлежит или не подлежит документ регистрации службой, делопроизводства, на каждом документе, поступившем в организацию, ставится штамп с датой поступления.
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:
входящие документы;
исходящие документы;
внутренние документы;
коммерческие контракты;
документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)
Конец ознакомительного фрагмента.
