Если аэропорт, станция или речной (морской) вокзал, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, то при определении дня выезда в командировку (приезда из командировки) учитывается время, необходимое для проезда до станции, речного (морского) вокзала, аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника к месту постоянной работы.
В некоторых случаях бывает сложно точно определить, сколько времени может занять дорога в аэропорт, на станцию и т. д. Нечеткая работа транспорта, наличие «пробок» на дорогах и другие факторы приводят к тому, что командированный работник заранее выезжает из дома даже при относительной близости места назначения. Для обоснования произведенной в таком случае оплаты суточных и возмещения расходов по проезду можно оформить соответствующую докладную записку, в которой будет указано, сколько времени и по какой причине было затрачено на дорогу.
Бытует мнение, что день отъезда и день приезда считаются за одни сутки. Это мнение ошибочное. Неполные сутки всегда округляются в большую сторону, т. е. работнику в полном объеме оплачиваются суточные за каждые (в том числе неполные) сутки нахождения в пути и месте назначения.
Работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются также за каждый день пребывания в командировке. Суточные при загранкомандировках выплачиваются по принципу страны въезда.
При выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются со дня пересечения государственной границы по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направляется. День пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. При возвращении в Российскую Федерацию день пересечения границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях по норме, установленной для командировок в пределах Российской Федерации.
Даты пересечения границы при следовании за границу и возвращении в Российскую Федерацию определяются по отметке органов пограничного контроля Федеральной пограничной службы РФ в заграничном паспорте работника.
Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня отбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, также по принципу страны въезда.
Если командировка осуществлена на территории либо в страну с безвизовым режимом въезда, то фактическое время пребывания определяется по отметкам в командировочном удостоверении и с учетом представленных документов по проезду.
При загранкомандировке в страны с визовым режимом въезда время фактического пребывания работника в командировке определяется по датам пересечения границы Российской Федерации по отметке органов пограничного контроля Федеральной пограничной службы РФ в заграничном паспорте работника. Именно поэтому ксерокопия загранпаспорта является обязательным приложением к авансовому отчету командированного лица по возвращении из командировки.
Вопрос оплаты суточных при направлении работника в однодневную командировку решает руководитель предприятия. Его решение должно быть установлено для всех работников организации в распорядительном документе.
При направлении работника в командировку на территории в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные не выплачиваются.
Командировка за пределы России также может быть однодневной. В случае выезда в зарубежную командировку и возвращения в Российскую Федерацию в тот же день, работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 % установленной нормы. То есть суточные выплачиваются в половинном размере, установленном для страны командирования работника.
В случаях, если работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит.
В случае пребывания работника в командировке за границей свыше 60 дней, выплата суточных, начиная с 61 дня, производится в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.
Если принимающая сторона не выплачивает указанным работникам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает этим лицам суточные в размере 30 % установленной нормы.
Суточные, установленные для учреждений, финансируемых из государственного бюджета, составляют 100 рублей за каждый день нахождения в командировке.
Суточные, превышающие законодательно установленные размеры, возмещаются учреждениями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.
Среди наиболее встречающихся прочих расходов, связанных с командировками, следует назвать затраты на проведение телефонных переговоров.
К авансовому отчету, составленному по возвращении из командировки, работник может приложить счет телефонной станции или гостиницы, в которых указаны телефонные номера, по которым звонил командированный работник. Если указаны номера, закрепленные за организацией, это подтвердит производственную направленность затрат. Целесообразность и производственная направленность может быть подтверждена резолюцией руководителя на служебной записке работника и приложенных документах (договорах, доверенностях, информационных письмах и др. документах, в которых указаны соответствующие телефонные номера.)
Некоторые иностранные государства, например, Германия, Франция, Австрия, США, Испания не разрешают оформление документов на въезд в страну без оформления обязательной медицинской страховки.
В таких случаях расходы по оплате обязательной медицинской страховки могут быть отнесены к расходам по оформлению выездных документов и при документальном их подтверждении возмещаются работнику.
Все прочие документально подтвержденные работником расходы возмещаются по решению руководителя организации.
По возвращении из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет.
Авансовый отчет должен быть представлен в течение 3 дней после возвращения из командировки на территории Российской Федерации или в течение 10 календарных дней от даты окончания служебной зарубежной командировки.
К авансовому отчету прилагаются ниже указанные документы:
1) командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, или ксерокопия загранпаспорта, в том числе его страниц, подтверждающих даты пересечения границы. Эти документы необходимы для окончательного расчета суточных по факту пребывания работника в командировке. Если локальными нормативным актом организации установлено, что командировочное удостоверение в организации не выписывается, то суточные будут оплачены работнику либо на основании отметок о пересечении границы в загранпаспорте, либо на основании приказа о командировании работника и проездных документов;
2) документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения;
3) документы, подтверждающие фактические расходы по проезду;
4) другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы.
Документы, предъявляемые к возмещению работником и составленные на иностранном языке должны иметь построчный перевод на русский язык.
Перевод документов, составленных на иностранных языках, поступающих в организацию, осуществляется переводчиками, находящимися в штате данной организации, а сам перевод подписывается переводчиком и удостоверяется руководителем организации. Заверение нотариусом такого перевода не требуется.
Если переводчик в штате организации отсутствует, то услуги по переводу документов и нотариальному заверению переводов на русский язык первичных оправдательных документов по командировкам в зарубежные страны может оплатить организация или работник. Если услуги оплатил работник, то он может приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие факт оплаты им этих услуг. Такие расходы, произведенные с ведома работодателя, организация обязана возместить работнику как иные расходы, связанные с командировкой.
На оборотной стороне авансового отчета работник составляет перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним.
