Первый вариант – это крупный проект. Внести в «Список проектов», завести новую папку, если проект новый, или внести новые сопутствующие материалы в уже существующую папку по уже действующему проекту. Это список всех текущих проектов, которыми мы сейчас занимаемся. Затем мы определяем следующие действия по каждому проекту с конкретными сроками с помощью вопросов: «Каковы мои дальнейшие действия по этому проекту? Какой результат и до какого срока я хочу получить?» Тип формулировки – «Продвинуться от «А» к «Б» до 31.12.2016».
При необходимости цель или задача заносится в ежедневник (дневной список дел). Список составляется один раз в год (в ежедневнике), после чего дополняется и корректируется в течение года. Из этого списка выделяются 1–3 приоритетных проекта. Список проектов просматривается еженедельно, на этапе воскресного планирования. Список может храниться в корзине «На контроле».
Второй вариант – это мелкое дело, которое нужно выполнить в ближайшее время. Внести в «Основной список действий» на отдельном еженедельном чек-листе (хранится в корзине «На контроле»). Либо внести в раздел «Гибкие задачи на неделю» в ежедневнике. Этот список просматривается еженедельно, на этапе воскресного планирования.
Третий вариант – это мелкое дело, которое нужно срочно выполнить сегодня или завтра. Внести в ежедневник с бронированием и бюджетированием времени и сроков исполнения.
Процесс обзора и анализа информации – это следующий этап работы с информацией, который подразумевает регулярную сверку с ежедневными и еженедельными списками дел. Это помогает обрести ясность и сконцентрировать свою энергию, особенно внимание на достижении максимальной результативности и маневренности. Далее остается лишь действовать: точно и быстро.
Как победить монстра электронной почты
Как только мы освоим оптимальную схему первичной обработки информации, можно перейти к оптимизации работы с электронной почтой. Умение быстро и без чрезмерных затрат энергии справляться с большим потоком электронной почты является обязательным для современного делового человека. Невозможно обрести высокую работоспособность, результативность и избегать информационных дистрессов, оставаясь рабом электронной почты.
Электронная почта – эффективный инструмент коммуникации, если мы используем его грамотно. И в то же время это мощный фактор разрушения нашей работоспособности и адекватности. Безусловно, есть профессии, где люди буквально прикованы к этому инструменту и обязаны быть подключенными к нему постоянно.
Однако для большинства профессионалов электронная почта – второстепенный, чаще всего малозначимый инструмент с точки зрения высокой результативности. Почему? Прежде всего, потому что электронная почта – это сильный отвлекающий фактор, подрывающий нашу концентрацию внимания, сосредоточенность и креативность.
Тео Компернолле пишет: «Непрерывный поток сообщений делает наш мыслящий мозг не способным качественно мыслить. Когда мы устаем, теряем концентрацию, беспокоимся о чем-то, мы проверяем электронную почту. В результате хаотичный приток новой информации лишь еще больше снижает нашу работоспособность».
«Многим кажется, что постоянная проверка электронной почты является важной работой и проявлением ответственности. Ведь нужно быть уверенным, что не пропустишь важное письмо и ответишь своевременно. Подобный взгляд на важность электронной почты приводит к тому, что не мы контролируем ее, а она нас. Нельзя допускать, чтобы электронная почта определяла нашу повестку дня. Электронная почта создана для информирования людей и передачи простых, четко сформулированных запросов и заданий. Если же вы используете ее для любых других целей, то создаете проблемы для ее получателей, для себя и для своей компании»[60].
Как показывает практика, единственный способ продуктивного использования электронной почты – это выделение в течение рабочего дня двух-трех коротких периодов времени, допустим, по 30–45 минут, чтобы целенаправленно и сосредоточенно обработать входящую информацию. Все остальное время целесообразно держаться от электронной почты как можно дальше. Она не должна быть отвлекающим фактором. Когда мы уделяем электронной почте конкретное и четко ограниченное время, мы может полностью сконцентрироваться на задаче и качественно ее выполнить, избегая многих ошибок и пустой растраты времени.
Большой ошибкой является проверка электронной почты утром, перед началом трудового дня, перед тем, как потрудился над своим приоритетом, а также перед окончанием трудового дня. Потому что любая проблема, найденная в почтовом ящике, надолго «застревает» в нашем сознании, даже после того как мы закроем электронную почту. Это будет мешать и качественной концентрации, и полноценному отдыху. Важно уметь сосредоточиваться на чем-то одном: или на труде, или на отдыхе, но не зависать на промежуточных стадиях.
Значительную экономию интеллектуальной энергии обеспечивает порядок на рабочем месте, который способствует более высокой концентрации и структурированию внимания. Учитывая, что наше сознание может концентрироваться только на одном объекте в конкретный момент времени, приближая что-то к центру внимания, нужно отдалить все остальные объекты. Чистый стол это, прежде всего, порядок в голове. Когда благодаря правильному расположению всех элементов рабочего стола можно быстро найти то, что нужно: документ, инструмент или вещь.
Монитор нашего компьютера должен быть так же «чист и убран», как наш офисный и кухонный рабочие столы. Монитор это тоже стол, и на нем тоже должен быть порядок. Планируя время работы с электронной почтой, нужно четко разделять два формата работы.
1. Организационный формат – время, которое мы проводим в папке «Входящие», быстро удаляя, перемещая и принимая решения, т. е. сортируем информацию по другим папкам или отправляем в корзину для мусора.
2. Рабочий формат – время, которое мы проводим в рабочих папках, выполняя конкретную работу с документами.
Очень важно никогда ни путать и не смешивать два эти формата. Они отличаются так же, как приготовление обеда и уборка кухонного стола от самого обеденного приема пищи.
Одна из аксиом моего подхода к работе с электронной почтой такова: папка «Входящие» – это просто место, куда поступает информация, как деревянный лоток на рабочем столе. Там ничего постоянно храниться не должно, потому что реальная работа с сообщениями и файлами осуществляется в других папках. Здесь новые сообщения всего лишь ожидают того момента, когда мы рассортируем их по другим папкам.
Нецелесообразно позволять электронной почте мучить себя целый день. А это происходит, как только мы позволяем накапливаться сотням и тысячам сообщений в папке «Входящие». Для этого и нужно не реже 1–2 раз в рабочий день использовать организационный формат, чтобы быстро отсортировать все сообщения в папке «Входящие», очистив ее полностью. Эта регулярная генеральная уборка очень важна для поддержания нашего психологического равновесия. Ничего нельзя оставлять в этой папке, нужно сразу принимать решения относительно каждого сообщения. Особенно важно добиться состояния пустоты в этой папке перед тем, как мы покинем рабочее место. Трудовой гештальт должен быть закрыт.
Приступая к сортировке сообщений в папке «Входящие», целесообразно начать с процесса удаления лишнего (Приложение № 10). Как показывает опыт, более 80 % всех входящих сообщений можно моментально отправлять в мусорную корзину, даже без прочтения. Затем можно приступить в обработке сообщений в режиме «одно за другим», с учетом правила «двух минут». Алгоритм здесь прост: сортировка, массовое удаление, обработка оставшихся писем одно за другим и размещение в других папках, завершение очистки папки «Входящие». Если работа требует чтения сложных текстов, лучше распечатывать их на бумаге и читать в режиме «полный офлайн».
Прочие папки могут называться по-разному. Мой принцип прост и понятен. Должна быть папка «Библиотека», в которой может быть несколько вложенных папок, созданных по любому удобному критерию. И должны быть следующие рабочие папки.
1. Папка «Сделать», где складируются все важные сообщения и документы и происходит настоящая работа. Прежде чем начать с ними работать, лучше рассортировать все материалы по нескольким критериям: по отправителю, по теме, а затем все остальное.
2. Папка «Прочесть», где складируются письма, которые мы хотели бы изучить в спокойный период времени, когда мы потрудились над приоритетами.
3. Папка «На контроле», где складируются письма, напоминающие о том, что мы ждем каких-то действий от других людей. Такие письма имеет смысл периодически просматривать, удалять или писать на их основе напоминания.
