3. Папка «На контроле», где складируются письма, напоминающие о том, что мы ждем каких-то действий от других людей. Такие письма имеет смысл периодически просматривать, удалять или писать на их основе напоминания.
Разумеется, что таких папок может быть больше, и каждая из них может содержать другие категории вложенных папок, но это не меняет сути данного подхода, который требует закрытия электронной почты после того, как работа с ней закончена.
Что касается тайминга работы с электронной почтой, то Тео Компернолле предлагает выделять 2–4 «рабочих подхода» по 30–45 минут, чтобы поработать с ней, используя метод пакетной обработки, которая позволяет эффективно справляться с многозадачным функционалом[61].
Можно заранее планировать времяблоки в ежедневнике для работы над такими пакетами и полноценные перерывы между ними. К тому же следует помнить, что общепринятый стандарт ответа на электронную почту – сутки. Для действительно важных и срочных дел есть телефон (или два телефона для экстренной связи). Поэтому имеет смысл в данном случае придерживаться собственных правил и не отвечать на письма в экстренном порядке, отрываясь от действительно важной работы.
Методы пакетной обработки для различных видов задач могут иметь следующий вид:
♦ непрерывная работа над одной задачей или логически связанными этапами задачи;
♦ объединение связанных между собой задач в один пакет;
♦ объединение в один пакет не связанных между собой задач, таких как работа с электронными письмами, звонками или рутинные дела;
♦ пакетная обработка дел, которые мы вынуждены взять домой.
Для чего на рабочем столе нужен таймер
Таймер – это уникальный инструмент, который помогает нам обеспечить ритмичность нашего интеллектуального труда, подняв его качество до максимально возможного уровня. Кроме того, это один из лучших способов тренировки нашей способности к концентрации внимания, которая тренируется так же, как и наши мышцы.
В главе, посвященной управлению физической энергией, я писал о том, что оптимальным вариантом, обеспечивающим максимальную работоспособность, является ритмичность трудовых усилий. Этот метод оптимален не только для нашего тела, но и для нашего мозга. Особенно когда нужна высокая работоспособность за рабочим столом.
Наиболее физиологичная продолжительность «рабочего подхода» – от 30 до 90 минут. Затем нужен отдых продолжительностью от 3 до 30 минут. Отдых подразумевает полное переключение на другой вид деятельности, лучше всего покинуть рабочее место и провести восстановительный ритуал. Если мы не можем покинуть рабочее место, то лучше 5-минутный сон, чем такое же по продолжительности бессистемное блуждание по виртуальному миру. Такой трудовой ритм идеален не только для поддержания высокой работоспособности, но и для усвоения новой информации и трансформации ее в глубокие знания.
Как показывает многолетняя практика и многочисленные исследования[62], «чистое трудовое время», т. е. общая продолжительность «рабочих подходов», составляет 3,5–4 часа в сутки. Это максимальная продолжительность интенсивной работы с полной выкладкой, на которую способен среднестатистический профессионал, независимо от того, что он делает: играет на скрипке, пишет книгу или проводит спортивную тренировку.
Безусловно, можно трудиться и в два раза больше, по 8 часов в сутки. Однако вся работа, превышающая 4 часа в сутки, может проводиться на среднем и низком уровнях работоспособности. Более того, если объем чистого трудового времени превышает 40 часов в неделю, это приводит к постепенному истощению всех энергетических ресурсов организма, включая глубинную адаптационную энергию, и разрушает его подсистемы: нервную, иммунную и эндокринную.
Я убежден, что каждый «рабочий подход» должен быть посвящен одной конкретной задаче. Затем, в перерыве, определяется новый приоритет, и следует новый «рабочий подход». Это может быть прежде начатое дело или совершенно новое. Время «рабочего подхода» отслеживается по таймеру, заведенному на 30–90 минут. На это время нужно стремиться полностью исключить все отвлекающие факторы или свести их к абсолютному минимуму. На мой взгляд, это лучший способ поддерживать высокий уровень концентрации внимания и, как следствие, качества труда.
Чтобы качественно сосредоточиться на одном деле, нужно освободить сознание от всех посторонних мыслей. Если они приходят в голову во время «рабочего подхода», целесообразно быстро записать их и вернуться к работе.
В перерывах между «рабочими подходами» к приоритетным задачам лучше не пользоваться никакими электронными гаджетами. Особенно электронной почтой, которая нарушает работу архивирующего мозга и не дает ему возможность отдохнуть к началу следующего «рабочего подхода». Делая перерывы на отдых, важно понимать, что качество отдыха важнее его количества. Нужно продумать свои специфические ритуалы, которые будут рычагами переключения от симпатической нервной системы, мобилизующей нашу энергию через выброс гормонов, к парасимпатической нервной системе, регулирующей функции организма в состоянии покоя.
Такой метод ритмичной концентрации интеллектуальных усилий обеспечивает в долгосрочном плане гораздо больший выигрыш в продуктивности, чем бессистемные «героические» усилия, глубоко подрывающие нашу работоспособность. Интеллектуальная переработка очень похожа на банковский кредит. Рано или поздно приходится расплачиваться с процентами. Только в реальности эти «выплаты по процентам» вычитаются из качества и продолжительности нашей жизни.
Для тех, кто сильно тяготеет к дисциплине и системности, полезным может оказаться метод регулярного хронометража времени, который на практике доказал свою эффективность. Способность бюджетировать время и вести точный хронометраж поднимает нашу продуктивность на предельно высокий уровень. Совсем не обязательно уделять ему столько внимания, сколько уделял Александр Любищев[63], но использование простой и ясной таблицы учета времени – важный компонент операционной системы управления работоспособностью (Приложение № 11).
Ритмичный труд подразумевает, что мы умеем фильтровать наши телефонные коммуникации. Не нужно отвечать на вызов, если нет уверенности, что этот звонок важнее того, на чем ты сейчас сконцентрирован. Как заметил Артур Шопенгауэр: «Даже самый великий ум низводится до уровня ординарного, когда занятие, которым он поглощен, прерывается, когда внимание отвлекается от размышлений над тем или иным вопросом. Ведь мощь ума зависит от интенсивной концентрации всех сил на одной теме[64].
Привычка к ритмичному труду способствует и более рациональному использованию «обрезков» времени. «Обрезки» времени – это время, которое появляется либо случайно, например, сорвавшаяся встреча или ожидание начальства. Либо объективно, например, ожидание в аэропорту, машине или очереди. Бессмысленное ожидание для многих деловых людей, и для меня в том числе, страшная пытка. Его можно заполнить по-разному: с пользой для себя или без нее. Если мы кого-то или чего-то ждем: человека, окончания перелета или переезда, мы можем конструктивно использовать это время двумя способами: либо отдохнуть, либо сделать небольшое важное дело.
Это будет гораздо полезнее, чем провести это время бессмысленно, бестолково блуждая по просторам Интернета или бессистемно мучая свой мозг хаотичной работой с электронной почтой или другими гаджетами.
Важно уметь заполнять «обрезки» времени не просто делами, а важными делами. И тогда 15–30 минут времени могут стать полноценным «рабочим подходом», как будто мы сидели все это время за рабочим столом. Главное, иметь план действий и дел на тот случай, когда мы попадаем в такую ситуацию. Либо полностью расслабиться и отдохнуть за это время, чтобы восстановить энергию и дать нашему архивирующему мозгу выполнить свою работу.
Как восстанавливать свою интеллектуальную энергию
Если мы грамотно управляем нашей интеллектуальной энергией и развиваем наш интеллект, то его возможности, в отличие от возможностей тела, могут расти практически всю нашу жизнь. Если мы целенаправленно совершенствуемся как профессионалы, выполняя более сложные интеллектуальные задачи на рабочем месте, систематически читаем специальную литературу, учимся у более опытных коллег, то в фокусе нашего ежедневного внимания обязательно должно быть целенаправленное восстановление интеллектуальной энергии.
Интеллектуальная энергия восстанавливается и накапливается, когда мы регулярно тратим ее на решение интеллектуальных задач возрастающей сложности, а затем даем нашему интеллекту полный отдых, переключаясь на принципиально иные виды деятельности: физическую активность, развлекающие игры, сон, эмоционально насыщающие занятия, чтение и хобби. В периоды сильных интеллектуальных перегрузок вполне оправдано использование ноотропных препаратов.
