План распределения времени помогает вам управлять тем, что вы делаете и когда вы это делаете, – включая даже отказ от этого плана, когда вам это необходимо. В третьей части этой книги вы познакомитесь с передовыми методиками тайм-менеджмента, которые позволят вам делать это, по-прежнему сохраняя идеальное равновесие между различными видами вашей деятельности.
Делайте свои дела в подходящее для вас время
Составляя расписание дел, вы должны учитывать личные циклы изменения энергии. Какое время будет наилучшим для выполнения вами каждой конкретной задачи? Когда вам нравится делать то или иное дело? Когда вы выполните ту или иную задачу наилучшим образом?
Джереми был очень занятым редактором издательства, и его задачей было чтение и редактирование рукописей в течение как минимум двадцати часов в неделю. Эта работа требовала времени и сосредоточенности. Офис Джереми был просто сумасшедшим домом – постоянные хлопоты, телефонные звонки и помехи. Еще несколько лет назад он понял, что, если он хочет хоть что-нибудь сделать, он должен выполнять редакторскую работу дома. Он появлялся в офисе по утрам, проверял почту, общался с коллегами и отвечал на телефонные звонки. В полдень он возвращался домой и занимался редактированием до конца дня в тишине своего домашнего кабинета.
СТАРЫЙ ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ ДЖЕРЕМИ
Когда однажды он заново посмотрел на свой план и спросил себя: “А стоит ли мне заниматься редактированием в послеобеденное время?” – он вынужден был ответить на этот вопрос отрицательно. Да, он справлялся со своей редакторской работой, что и было его целью. Но когда по утрам он появлялся на работе, его ждала кипа срочных сообщений и записок, накопившихся с прошлого дня, на которые он должен был ответить. Авторам и сотрудникам казалось, что они никогда не могут застать его на рабочем месте. Кроме того, он часто уставал к вечеру, из-за чего его редакторская работа на дому затягивалась.
НОВЫЙ ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ ДЖЕРЕМИ
Джереми понял, что сама по себе его идея распределения времени между различными видами деятельности была правильной, но он просто занимался редактированием в неправильное, не подходящее для этого время. Он переставил время редакторской работы на утро. Теперь он проводил послеполуденное время в офисе, отвечая на телефонные звонки, накопившиеся за первую половину дня. Он перезванивал людям в тот же день. Все его проблемы в области коммуникаций тотчас же разрешились. Джереми просто потребовалось внимательно посмотреть на свой план распределения времени и внести в него простые изменения, и он стал прекрасно работать.
Помните, что его план распределения времени отображал его идеальное расписание. В те дни, когда Джереми должен был принимать участие в совещаниях по проблемам производства или маркетинга, он мог появляться в офисе, но при этом должен был обязательно восполнить это время, чтобы иметь те самые двадцать часов в неделю, посвящая их редакторской работе. В главе 9 вы научитесь менять задачи местами, по-прежнему поддерживая идеальное равновесие между различными видами вашей деятельности.
Управление временем в условиях кризиса
Если вы живете в условиях кризиса, или если ваша энергия и силы непостоянны и подвержены непредсказуемым изменениям, вы, возможно, считаете, что план распределения времени не сможет помочь вам. Сможет, и вот каким образом.
Если вам приходится заниматься планированием времени в условиях кризиса – то есть ваша работа или жизнь в целом подвержены влиянию изменчивых или непредсказуемых факторов, тогда ваше расписание не может быть четко построено вокруг определенных зон времени. Может быть, вы – мать, ухаживающая за маленькими детьми, или врач, или журналист. Вы всегда находитесь в состоянии “боевой готовности” и можете сорваться с места по первому вызову.
Построение плана распределения времени для вас и в этом случае остается посильной задачей. Прежде всего, вы должны признать, что суть вашей работы – управление и самоуправление в кризисных ситуациях. У вас есть очень ограниченное время для заранее запланированной деятельности, поэтому, когда вы строите ваш план распределения времени, выделите бо́льшую часть дня как время для антикризисного управления.
Затем составьте список дел, для выполнения которых вам постоянно не хватает времени. Прежде чем внести очередную задачу в этот список, спросите себя, действительно ли она настолько важна для вас и способствует ли она достижению ваших стратегических целей. Пойдите на компромисс и откажитесь от выполнения некоторых задач. Когда вы живете в условиях кризиса, не стоит надеяться, что вы будете способны браться за все подряд. Занимайтесь только тем, что имеет для вас наибольшее значение. Вы можете отказаться от участия в заседаниях различных комиссий и комитетов или снизить требования к качеству своей работы по дому, или упростить свою жизнь в других аспектах и другими способами. (Глава 8 “Зачистка” расписания” поможет вам овладеть приемами рационализации и упрощения своей жизни.)
Возьмите составленный вами список задач, которые, как вы решили, вы действительно хотите выполнить, и разделите задачи, попавшие в этот список, на две категории: “Обязательные” и “Желательные”.
“ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ”. В вашем графике всегда найдется место для неприкосновенного, ничем не прерываемого времени для выполнения наиболее важных для вас задач. Я еще не встречала человека, который не смог бы найти и зарезервировать тем или иным способом некоторое количество свободного времени, – означало ли это для него встать на полчаса раньше, сократить время обеденного перерыва или выделять для этого утро выходного дня пару раз в месяц.
Я также никогда не встречала людей, которым пришлось бы жить в режиме “боевой готовности” двадцать четыре часа в сутки на протяжении семи дней в неделю и не “сгореть” от этого. От такого отсутствия передышек страдаете не только вы сами, – от этого страдают и те люди, которым вы служите и которые вам близки и дороги. Рассматривайте время отдыха и восстановления сил как “обязательную задачу”. Выделите для нее время в своем графике.
Брендон – энергичный и уважаемый врач-терапевт, постоянно чем-то занятый. Он вел успешную врачебную практику, участвовал в работе нескольких комиссий в своем госпитале и пользовался большой популярностью как лектор в разных уголках страны.
