Резюме — новые.
Резюме — отклоненные.
Служащие — фамилии по алфавиту.
Описания функций и обязанностей.
Табели учета отработанных часов.
Тренинговые материалы.
Для безопасности и легкости доступа положите копию перечня в пластиковом файле сверху на тумбу, где храните документы, или приклейте на переднюю сторону ящиков с папками. Если другие будут пользоваться вашей файловой системой, дайте копию и им тоже.
СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО
Храните копию своего перечня в папке, помеченной «Файл», в портфеле, вместе с небольшим блоком Post-it для заметок. По мере накопления документов или статей в поездках вы сможете просмотреть свой перечень и приклеить на любой документ Post-it с заметкой, куда его нужно положить. Вернувшись в офис, вы сами или любой ассистент сможете быстро и без долгих размышлений положить эти новые документы в соответствующее место.
4. Разложить по местам
Именно здесь можно добавить немного стиля и радости в свою систему хранения документов. Но будьте осторожны: цель описанных ниже методов использования приспособлений для хранения не только в том, чтобы внести оживление в обычно скучную деятельность (хотя это, конечно, произойдет). Эти предложения помогут сделать вашу систему исключительно визуально ясной, а поэтому вы сможете быстрее находить и подшивать информацию. Следующие методы использования приспособлений для хранения помогут вам создать систему хранения и подшивки документов, которой вы будете доверять и которой сможете наслаждаться.
• Цветовой код. Вместо скучных стандартных скоросшивателей поместите документы в какие-нибудь привлекательные цветные папки. Для каждой категории системы выберите папку своего цвета, который символически отражает ее содержимое. Например, финансовые документы могут находиться в зеленых папках (цвет денег); документы, связанные с персоналом, — в розовых папках (цвет сердечной привязанности); документы по маркетингу могут быть в красной папке (чтобы указать на яркость и привлечь внимание). Обратите внимание: я предпочитаю цветные папки с белыми ярлыками, а не серые папки с цветными ярлыками. Цветные папки вызывают больше положительных эмоций, привлекают внимание и их легко различить издалека.
• Используйте качественные папки. Двухслойные папки стоят немного дороже обычных. У них укрепленный край, поэтому они долговечнее однослойных. Кроме того, у них не заминаются углы, они не прогибаются в файловых ящиках, у них есть плотность и тяжесть, и их приятно держать в руках. Все это придает соответствующий вес информации, которую вы в них храните.
• Четкие ярлыки. По некоторым причинам ярлыки, купленные в магазине, напечатанные на пишущей машинке или на принтере, воспринимаются гораздо лучше, чем написанные от руки. Мы склонны более серьезно воспринимать именно такие ярлыки. Уделите время созданию привлекательных ярлыков. Сделайте их либо при помощи механических средств, либо от руки очень четкими печатными буквами маркером средней ширины. Так вы увидите разницу между ними. Всегда используйте жирные, черные буквы на белых ярлыках, чтобы их было легко читать.
• Поместите цветные папки в стандартные подвесные файлы. Цветные папки будут выделяться на темном фоне, и когда вы берете папку для работы, подвесной файл остается в ящике, отмечая ее место. Таким образом, открывая ящик, вы легко увидите, какая папка отсутствует и куда именно ее нужно вернуть.
• Используйте навесные ящики с дном для группировки взаимосвязанных файлов. У ящиков с дном более широкое основание, чем у стандартных V-образных навесных файлов[4]. Они могут вместить исключительно громоздкие и объемные документы и при этом их края не собираются на верху ящиков. Например, я храню пять сгруппированных взаимосвязанных папок: NAPO (National Association of Professional Organizers, Национальная ассоциация профессиональных организаторов), NSA (National Security Agency, Агентство национальной безопасности), Toastmasters[5], SBA (Small Business Administration, Совет по управлению предприятиями малого бизнеса) и NAFE (National Association for Female Executives, Национальная ассоциация женщин-директоров компаний) в ящике с дном, с шириной ячеек пять сантиметров, под названием «Ассоциации». Просто взглянув на него, я могу увидеть все ассоциации, с которыми работаю, и оценить, уделяю ли одинаковое внимание каждой.
Подвесной ящик с дном для хранения громоздких документов
• Используйте однорядное архивирование. Большинство из нас учили чередовать позиции табуляции следующим образом: левая, средняя, правая, левая, средняя, правая. Такой подход создает две проблемы: (1) добавляя или удаляя файл, мы нарушаем эту структуру и, следовательно, начинаем беспокоиться о том, что передние папки могут скрывать задние; (2) просмотр названий вперед и назад вызывает у многих людей неприятные ощущения — своего рода эффект горизонтального головокружения. Однорядная регистрация файлов (когда все табуляторы находятся в одной позиции, в одной линии, один за другим) намного более удобна и проста для глаз. Можно добавлять или удалять файлы в любое время и всегда быть уверенным, что они находятся в порядке.
Однорядная файловая система проста для восприятия и удобна для работы
• Используйте прием кодирования при помощи табуляции. Если вы установили систему однорядной регистрации файлов, то можете изменять позицию табуляции так, чтобы это содержало для вас важную информацию. Например, я храню файлы постоянных и потенциальный клиентов в одном и том же ящике, в алфавитном порядке по фамилии. Реальные клиенты находятся в папках с левой позицией табуляции, а возможные — в папках с правой позицией табуляции. Это позволяет мне визуально контролировать состояние работы и видеть свои перспективы, просто обратившись к этому ящику. Когда возможный клиент превращается в реального, я просто переворачиваю папку, и теперь она имеет правую позицию табуляции. Вы можете применить тот же принцип с папками фактических инвестиций в отличие от потенциальных, папками идей для очерков в отличие от законченных статей или папками справочных материалов в отличие от текущих проектов.
МОИ ЛЮБИМЫЕ СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ДЛЯ ОФИСНЫХ ФАЙЛОВ
• Боковые папки, которые можно складывать друг на друга, и тумбы, к которым можно добавлять модули, позволяют увеличивать пространство для хранения по мере роста потребностей.
• Двухслойные, отрезанные на одну треть папки (по размеру писем и документов) можно использовать внутри стандартных V-образных навесных файлов; они прочны и бывают разных размеров: для писем и для документов. Мне больше нравятся те, которые одинакового цвета и внутри, и снаружи, их можно легко перевернуть и продублировать номер левых и правых позиций табуляции.
• Стандартные V-образные навесные файлы хороши для хранения папок; они бывают укрепленными и для многоразового использования. Купите те, в которых есть карманы для дискет.
• Ящики с дном подходят для хранения громоздких папок или группировки взаимосвязанных папок (как, например, мой файл «Ассоциации»); они бывают толщиной в 2,5, 5 и 7,5 сантиметров.
• Металлическая рамка для файлов легко и удобно помещается в ящик, удерживая V-образные навесные файлы, если они не имеют встроенной рамки.
• Надписи «Исходящие» или клейкие листы для заметок Post-it прекрасны для маркировки места, куда нужно временно убрать документы. Они очень облегчают окончательную подшивку документов.
• Пластиковые файлы прекрасно подходят для безопасного и долговечного хранения и транспортировки документов в портфеле и в поездках.
• Карманные файлы идеальны для финансовых записей, небольших чеков и образцов продукции и материалов.
• Самоклеющиеся разделители файлов (с карманами и без) — остроумное средство для разделения и организации документов внутри файла (выпускаются компанией Smead).
• Настольные стеллажи можно использовать для «горячих» документов или для бумаг, которые вы должны передать кому-либо еще (например, для банковских депозитов, приглашений в RSVP (the Retired and Senior Volunteer Programm, Национальная программа добровольной работы для пенсионеров), напоминаний, кому нужно выразить благодарность, и того, что нужно ввести в компьютер). Компании Flex-sort и Fellowes производят интересную и стильную продукцию.
• Папки-классификаторы, помещенные в настольный стеллаж, прекрасно подходят для организации текущих срочных проектов или файлов клиентов на рабочем столе. Они выпускаются с разделителями, чтобы облегчить разделение файлов на категории.
• Проволочные корзины/лотки для бумаг совершенны для входящих и исходящих документов. Они позволяют разделять сообщения для разных сотрудников, помогают группировать пачки информационных бюллетеней и различную литературу на книжных полках.
