Выводы по разработке документации
Для каждого повторяющегося процесса необходим свой «Метод работы». Он будет определять лучший способ выполнения действия, трактовки ситуации, ответа на вопрос.
Проблема — это хорошо, если ваши сотрудники воспринимают ее как сигнал для создания или модификации «Метода работы».
Не способствуйте развитию бюрократии, разрабатывая методы для решения случайных или редко возникающих проблем. Иначе вы утонете в пучине редко используемых методов. Большой объем инструкций создает хаос. Для решения редких проблем достаточно «Стратегической цели» и «Основных принципов».
Убедитесь, что сотрудники участвуют в разработке новых методов. Постоянно делегируйте полномочия. Помните о принципе «снизу вверх»!
При разработке методов в одинаковом формате отдельные инструкции будут четкими и ясными. Не возникнет путаницы из-за применения разных стилей и вариантов описания. Здесь вы должны проявить себя как руководитель. Именно вы отвечаете за простоту и последовательность процессов.
Протестируйте все новые методы. Перед внедрением для выявления возможных недостатков поручите одному из сотрудников выполнить определенную задачу в точном соответствии с новым методом. Исходите из того, что в новом методе или в его обновленном варианте всегда будут какие-то недочеты.
Окончательное утверждение основных методов — всегда за руководителем. Убедитесь, что они соответствуют вашему общему видению. Всегда действуйте в соответствии со своей «Стратегической целью» и «Основными принципами». Это ваша задача.
И еще кое-что: в «Методы работы» можно включать ссылки, фотографии или видео. При работе на компьютере мы использовали видеоредактор Camtasia и утилиту для создания скриншотов Snagit. Я старался максимально упростить раздел, чтобы лучше объяснить некоторые моменты. Как только вы поймете принципы создания эффективных методов, разрабатывайте их так, чтобы они укладывались в нужный формат. (Отдел консультаций нашей компании работает индивидуально с каждым клиентом.)
Стратегия Фрэнка Заппы по совершенствованию системы
Фрэнк Заппа (1940–1993) был одним из самых ярких авангардных рок-артистов 1970-х и 1980-х. Он записывал каждую ноту своих песен сам и требовал от участников группы стопроцентно точного исполнения. После концерта, когда большинство его современников предпочли бы пойти на вечеринку, Фрэнк проводил обязательный «разбор полетов» с группой.
На участника налагался штраф в размере 50 долларов за каждую неправильно сыгранную или пропущенную ноту. Новички в группе ставили под сомнение подсчеты Заппы и качество своей игры, более опытные были куда осмотрительнее. Идеальную память Фрэнка было легко проверить. Аудиозаписи концертов подтверждали то, что Фрэнк уже знал, и штрафы оказывались оправданными. Естественно, что оштрафованные участники перед следующим выступлением репетировали свои партии с особым усердием. Фрэнк установил высокую планку, и его успех вошел в историю рок-музыки. Не кажется ли вам такое внимание к деталям снобизмом? Если да, приготовьтесь изменить свои взгляды: задача в том, чтобы использовать такой подход во благо. Конечный результат? Меньше работы. Больше времени. Больше денег. Кстати, Фрэнк Заппа никогда не употреблял наркотики и был добропорядочным семьянином.
ЧАСТЬ III
ВСЕ МЫ ТАК ГОВОРИМ, ИЛИ ДАЛЬНЕЙШИЕ РАССУЖДЕНИЯ
ГЛАВА 12
Достаточно хорошо
Хороший план сегодня лучше безупречного плана завтра.
Джордж Паттон[32]
Все дальнейшие рассуждения относятся к работе, а не к отдыху и не к сочетанию того и другого. Если вы владеете бизнесом, чтобы значительно сократить свою рабочую неделю и зарабатывать больше, вы должны трудиться упорно, но не много. Если вы наемный сотрудник, ваша цель — по максимуму использовать сорокачасовую рабочую неделю для производства большого объема продукта высочайшего качества, чтобы подняться по карьерной лестнице, зарабатывать деньги и принимать самостоятельные решения.
И время самое подходящее: если вы собираетесь работать, то работайте! Выйдите из Facebook/Twitter, перестаньте трепаться с коллегами и погрузитесь в работу. Погрузитесь в работу, выполните, а потом отпустите ее. Если вы любите помечтать, оставьте это на потом, когда вы сможете уделить этому все свое внимание. Сочетание работы и отдыха приводит к бессмысленности и того, и другого: работа превращается в долгие часы копания в «текучке», не приносящей удовлетворения, а отдых сопровождается чувством тревоги и беспокойства.
Почти идеальная производительность?
Годится!
Вот мое определение идеала в том виде, в каком оно дано в словаре терминов во введении: в мире системного мышления точность в 98% считается идеальной, поскольку для достижения оставшихся 2% требуется слишком большая отдача. Это закон убывающей эффективности в действии. Это уловка-22[33]: огромная энергия, необходимая для незначительного улучшения, несовершенна сама по себе, поскольку ее можно было вложить с гораздо большей пользой во что-то другое.
Вывод: стремление к созданию идеальных условий недальновидно и ведет к обратным результатам. Нижеприведенный пример из моего личного опыта демонстрирует, что это может обернуться катастрофической потерей времени и денег.
Когда мне было двадцать четыре и я изучал геодезию в техникуме, в начале семестра преподаватель рассказал нам один случай. Эта история произошла на заре 1970-х. Типичный геодезический отряд в то время состоял из руководителя, ответственного за проведение работ в полевых условиях, и еще трех участников. Главе поручался проект. Именно он (в то время почти всегда это был мужчина) должен был доставить отряд на место, обеспечить выполнение работ и сообщить владельцу компании данные, на основе которых можно составить план территории. Данные и план ответят на вопросы землевладельца о размерах собственности, границах и возможностях будущего строительства.
Проект представляет собой линейный, капсульный процесс, то есть систему. Он стартует с того момента, как владелец компании лаконично говорит главе отряда: «Вот работа. Считаю, вы справитесь. Будьте предельно точны и выполните все быстро в соответствии с полученными инструкциями. По возвращении предоставьте полевые данные, по которым чертежник сможет составить план собственности. Потом владелец собственности оплатит наши услуги».
Бен и Джон
Эта история рассказывает о геодезической компании и двух из шести ее отрядов. Главам и их отрядам поручили определить границы двух земельных участков. Землевладельцу необходимо было получить общее представление о границах участков и расположении их углов. Владелец компании поручает исследование первого участка одному отряду (во главе с Беном), а второго — другому (во главе с Джоном). Он дает Бену и Джону краткие, но подробные устные инструкции. Как и в любом подобном проекте, отряды должны быстро и точно измерить расстояния и углы участков. Степень точности определяется целями исследования. Естественно, для большей точности требуется больше времени, а значит, такая работа дороже. Изыскательские работы в геодезии — соотношение скорости и точности: специалисты размечают углы и передают сведения о расстояниях и градусах углов главе отряда, который ведет записи.
Время — крайне важный показатель в этой работе, поскольку геодезисты получают почасовую оплату, а клиент платит за услуги по фиксированной ставке. В данном конкретном случае оно имело еще большее значение, поскольку у владельца недвижимости были строго определенные сроки. Отряды должны были приступить к работе незамедлительно и закончить ее максимально быстро. Задача не из простых: оба участка — нестандартной формы, холмистые, засажены деревьями. Оба одинакового размера, несколько километров в периметре. После предварительного устного обсуждения с владельцем компании было принято решение, что главы отрядов сами определят необходимую степень точности измерений для каждого участка.
На следующий день обе команды независимо друг от друга собрали необходимые материалы и оборудование и отправились на объекты. Бен решил, что измерения нужно проводить с погрешностью до 0,3 см. При помощи теодолита (сложной треножной установки для измерения углов) и стальной замерной рулетки для расчета точных расстояний его отряд медленно и методично передвигается по участку, тщательно измеряя углы, точно определяя расстояния, проверяя и перепроверяя результаты. Бен тщательно ведет записи. Все сосредоточены, работа очень точна. На все про все у отряда ушло четыре дня, и обошлась работа владельцу геодезической компании в 800 долларов. Они сделали все идеально, записи абсолютно точны и последовательны. Бен еще раз все перепроверил, на это у него ушло еще полдня.
