Хорошие ораторы — как хорошие квотербеки: они отлично читают ситуацию и без промедления вносят коррективы в свои действия. Квотербеки — необязательно самые физически сильные спортсмены на поле, но они натренированы видеть положение дел и менять планы в условиях сильного стресса. Когда атакующая команда приближается к линии, план у нее уже выработан. Но когда квотербек обводит взглядом защиту и видит угрозу или интересную возможность, то может поменять план на ходу. Тогда он произносит специальные кодовые слова или сигналы, знакомя таким образом остальных игроков с новым планом игры. Принимая решение, квотербек опирается на то, что видит, но иногда просто полагается на свое чувство ситуации. Самые потрясающие игры потому и стали такими, что в них квотербеки полагались на свое чутье и меняли планы в последний момент. Аналогичным образом в самых неудачных встречах квотербеки не смогли внести нужные изменения в игру на основании данных о защите. Нюансы важны. Но они требуют полного пребывания в здесь и сейчас и готовности вносить изменения.
Изображение с сайта iStockphoto
Вскоре после того, как я устроился на работу в Apple, мне пришлось проводить встречу с пользовательской группой и на ходу менять планы. Я подготовил слайдовую презентацию о маркетинге и брендинге организаций, таких как пользовательские группы, специально для этой аудитории. Я действительно с нетерпением ждал выступления и убедился, чтобы весь визуальный ряд был сделан по стандартам Apple. Но когда я прибыл на место проведения презентации, то освещение, акустика, общий вид и ощущение от помещения были не такими, как я ожидал. Тем не менее я подготовил технику к показу, как и планировал.
Перед презентацией я пообщался с присутствующими. Они оказались милыми приятными людьми, что вообще характерно для эппловских пользовательских групп. И понял, что моя подготовленная речь — а я полагал, что она хороша — все же не подходит для данной конкретной группы. Я был разочарован, но твердо решил провести презентацию. В конце концов, я ведь из Apple и люди ждут от меня хотя бы скромного подобия презентации в стиле Стива Джобса, разве нет? Тем не менее по-прежнему мне казалось, что использование проектора и компьютера будет неуместным.
В тот самый момент, когда меня представляли аудитории, я резко изменил план: положил пульт дистанционного управления, поставил стул в центре, близко к первому ряду, и сел. В результате получился камерный вечер встречи, на котором мы обсудили Apple, пользовательские группы, их потребности, жалобы и так далее. В течение часа, отведенного на встречу, я слушал почти столько же, сколько и говорил. Как я и думал, задаваемые вопросы оказались достаточно далеки оттого подготовленного заранее материала. В данном конкретном случае решение не использовать технику было правильным. Самые лучшие слайды все равно оказались бы помехой для оживленной беседы и вовлеченности участников в общение.
Лучше меньше да лучше
Простота презентации заключается в устранении всего лишнего и сохранении только самого важного. Это фундаментальный принцип дизайна, который применим и к общению в целом. Многие ораторы вновь и вновь наступают на одни и те же грабли, когда думают, что должны рассказать о предмете абсолютно все, что им известно, чтобы аудитория поняла максимум сказанного. Поэтому они торопятся, пытаясь успеть охватить все заготовленные тезисы, чтобы у людей хоть что-то осталось в голове. А на самом деле надо хорошо продумать, какие сведения необходимо оставить, и преподнести материал в как можно более простом виде, не впадая в упрощенчество. Главное — подобрать правильные слова. Здесь не раздают призы тем, кто произнес больше всех слов. Качество, а не количество, качество и ясность. Как сказал однажды Диззи Гиллеспи: «У меня вся жизнь ушла на то, чтобы понять, как не надо играть». Искушение добавить еще «просто на всякий случай» очень сильно, но голове нужен отдых. Убирая лишнее, передавая суть простыми словами, вы делаете материал более понятным и позволяете презентации продолжаться без помех.
Используйте клавишу В
Если вы показываете на презентации слайды, то вам полезно будет знать о функциях клавиши В. Когда вы нажимаете «В» при показе презентации в Powerpoint или Keynote, экран становится черным (нажмите W, чтобы экран стал белым). Вы даже можете вставить в презентацию черные слайды, чтобы совсем отвлечь зрителей от экрана. Вам может понадобиться быстро убрать изображение, например, если спонтанно возникла важная дискуссия. Выключив экран, вы уберете мешающую информацию, все внимание устремится на вас и на обсуждение. Когда вы будете готовы продолжить показ слайдов, снова нажмите клавишу В (на продвинутых пультах она тоже есть) и слайд снова появится на экране.
Никогда не выходите за рамки отведенного времени
Если ваше время вышло, а вы все еще продолжаете говорить, вы демонстрируете неуважение к аудитории. Никто не выскажет недовольства, если вы закончите немного раньше, но очень многие не обрадуются (хотя и не все скажут это вслух), если вы не завершите выступление вовремя. Я всегда призываю следовать японскому выражению «хора хачи бу». Это традиционный принцип приема пищи, который означает «ешь, пока не насытишься на 80 %». Японская кухня очень разнообразна, и в ней преобладают свежие овощи, рис и морепродукты. И, если вы не собираетесь стать борцом сумо, это хороший принцип, чтобы не наедаться так сильно, когда не можешь больше проглотить ни кусочка. Нет никаких причин для обжорства. Оставив место для еды, большинство людей осознают, что на самом деле довольны тем, что есть, и чувствуют себя гораздо лучше после приема пищи.
Хара хачи бу — проверенный фундаментальный принцип для улучшения качества жизни и увеличения ее продолжительности. Философия самоограничения применима и к сфере презентаций. Гораздо лучше закончить чуть-чуть раньше, а не злоупотреблять гостеприимством хозяев и пичкать их информацией по самое не могу. Если ваша аудитория удовлетворена и немного голодна, значит, вы сделали свое дело.
Побудите к участию
Дэвид Сиббет — мастер дзен, эксперт по визуальному мышлению в группах. Согласно его теории, совещания должны быть по-настоящему интерактивной, совместной деятельностью, предполагающей участие всех присутствующих. В своей последней книге «Визуальные совещания» (Visual Meetings. Wiley, 2010) Сиббет пишет так: «Вовлеченность — это, прежде всего, участие. … А потому искусство вовлечения начинается со слушания других, с установки контакта и раппорта». Когда мы пытаемся подвигнуть окружающих на какие-либо действия, то хорошо самим делать то, что вызывает у них интерес. «Люди гораздо сильнее склонны принимать и воплощать идеи, которые исходят от их группы, чем навязанные извне — даже экспертами», — говорит он. Сиббет — фасилитатор, который помогает людям конкретизировать их собственные замыслы, достичь большей ясности благодаря визуальному мышлению и визуализации идей. В конце его семинара все стеньг в помещении увешаны большими листами бумаги, среди которых можно увидеть наброски, карты и коллажи — результат творчества участников встречи. Эти графические изображения визуализируют дискуссии, ведут к дальнейшему обсуждению и взаимодействию. Процесс визуализации очень сильно повышает уровень вовлеченности людей.
