• С регулярными интервалами. Возьмите беспорядок под жесткий контроль, каждый месяц делая уборку в портфеле и автомобиле (и в багажнике, и в салоне), выбрасывая всю устаревшую литературу, использованные расходные материалы, туалетные принадлежности и ненужные бумаги.
СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО Как оставаться организованным на собраниях
Вы всегда возвращаетесь с собраний с тоннами заметок и идей, которые никогда не читаете и не используете? Собрания — магниты для накопления ненужных бумаг, если только вы с самого начала не определяете, с какой целью их посещаете. Помните о своих приоритетах и посещайте только те семинары и собрания, которые помогут достичь ваших целей, собираетесь ли вы там установить новые контакты, встретить людей с общими интересами или получить знания по определенным вопросам. Когда люди дают вам свои визитки, записывайте на их обороте заметки, которые потом помогут вам вспомнить этих людей (например, «высокий рыжий парень с заразительным смехом»).
Также записывайте действие, которое хотите предпринять в отношении этого человека (например, позвонить, отправить письмо с благодарностью, отослать литературу), и положите эти визитки в портфель, в специальное отделение. Используйте время в полете, чтобы на листе бумаги подытожить «горячие» идеи, которые вынесли с собрания или из семинара и которые предполагаете использовать, когда вернетесь. Сразу же по возвращении поместите их в файл «Золотые мысли» (см. Главу 7-ю).
ГЛАВА 10
ДОМАШНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ЦЕНТРЫ
АНАЛИЗ
1. Что работает?
Примеры:
«Я кладу билеты на концерты и спортивные мероприятия в верхний ящик буфета и знаю, что всегда найду их там».
Брюс К.
«Я храню все налоговые документы в прозрачных файлах, потому что у меня их немного и их легко туда убрать. Кроме того, небольшие счета оттуда не выпадают».
Райза С.
2. Что не работает?
Примеры:
«Что делать со всеми этими бумагами! Мой рабочий стол в кухне завален школьными тетрадями дочери, приглашениями, письмами, счетами и т. д. и т. п. Когда приходит время обеда, я сбрасываю все это в коробки, чтобы очистить место, и никогда не возвращаюсь к этому снова».
Элис Т.
«Я никогда не оплачиваю счета вовремя. Чаще всего я даже не знаю, где они. Я постоянно плачу пеню и проценты из-за опозданий».
Либби С.
«Так трудно понять, что оставить, а что выбросить! Поэтому я храню все. Бумаги захватили мой дом!»
Шэрон Л.
«Я сохраняю много статей и рецептов, чтобы потом к ним обращаться. Но когда они мне нужны, я никогда не могу их найти».
Марта Дж.
3. Что для вас самое важное?
Примеры:
• Джоан К., матери троих детей, нужно было место для счетов и платежей; школьных отчетов; финансовых отчетов; важных семейных документов; переписки с друзьями; информации о путешествиях; тематических папок по воспитанию детей, развлечениям и самосовершенствованию.
• Дэвиду П., пенсионеру, нужно было место для счетов и платежей; налоговых отчетов; банковских документов; инвестиционных документов; документов на недвижимость; медицинских карт; бумаги, марок и конвертов; идей для путешествий и книг.
• Дженис и Джону Р., супружеской паре, нужно было место для банковской и инвестиционной информации, счетов и платежей, инструкций и гарантий на электроприборы, чеков на произведения искусства, телефонных номеров и меню компаний, предлагающих обеды с доставкой.
4. Зачем быть организованным?
Примеры:
• «Вовремя оплачивать счета. Прекратить выбрасывать деньги на штрафы и проценты».
• «Вернуть себе обеденный стол!»
• «Уменьшить напряжение из-за всех этих отвратительных бумаг, которые приводят все в беспорядок!»
• «Чувствовать, что все взято под контроль, вместо того чтобы постоянно беспокоиться: наверное, я забыл что-нибудь очень важное!»
• «Сэкономить время и устранить напряжение, связанное с поисками документов и бумаг, которые лежат не на своем месте».
5. Что вам мешает?
Вот несколько распространенных причин беспорядка в домашних информационных центрах:
• У вещей нет своего места. Большинство людей ненавидят заниматься бытовыми документами. Поэтому они редко задумываются о том, чтобы отвести для этого определенное место в доме. В результате важные документы рассеиваются повсюду: нагромождаются на кухонных столах, на буфетах в столовой или на полу у кровати.
• Вам не нравится помещение. Это тоже очень распространенная причина. В результате неправильного отношения к пространству, люди часто отводят для работы с такими документами помещения или области дома, которые совершенно к этому не располагают. Например, одна моя клиентка обустроила для работы с такими документами рабочий кабинет. Но он был настолько темным и тоскливым, что в конце концов она всегда сортировала почту и счета в постели, чтобы при этом можно было смотреть телевизор. В результате ее рабочий кабинет превратился в свалку, а столик у кровати был завален кипами документов. Правильное решение заключалось в том, чтобы привести в порядок и заново оформить ее рабочий кабинет так, чтобы в нем было столь же радостно работать, как и в спальне.
• С глаз долой, из сердца вон. Те, кто не знает, как установить подходящую файловую систему для бытовых документов, склонны оставлять счета и другие важные бумаги на видном месте. Это напоминает им о том, что нужно сделать. Эти намерения благородны, но результат обычно плачевный, потому что эти визуальные напоминания в итоге оказываются заваленными другими бумагами или просто забытыми. Выход из такой ситуации состоит в том, чтобы создать систему организации, которой вы можете доверять и в которой для всего есть свое место.
ПЛАНИРУЕМ
Создаем стратегию: определяем рабочие зоны
Независимо от того, живете вы с супругом или в одиночестве, в квартире или в доме, работаете дома или в другом месте, каждое домашнее хозяйство требует собственного небольшого информационного центра. Это — место для работы со всеми документами и информацией, которые связаны с повседневными делами, например телефонными звонками, списками покупок, сообщениями из школы и общественных организаций и домашними счетами.
Выберите для такого центра открытое место, в которое естественно притягиваются все члены семьи, где они проводят много времени, где всегда оставляют почту, звонят по телефону и т. д. Что бы вы ни выбрали — кухню, столовую или холл у входной двери, — вам понадобится рабочая поверхность (для того чтобы писать письма, оплачивать счета, подписывать бланки), место для хранения папок (ящик или портативные картотечные ящики на полке); ящик или корзина для расходных материалов (марок, степлера, ножниц, скрепок, скотча).
Иногда людям нравится выполнять некоторые виды работ с домашними документами в одной области дома, а другие виды работ — в другой. Например, вы можете делать и записывать все телефонные звонки в кухне, а работу, связанную с оплатой счетов и заполнением налоговых деклараций, — в спальне, потому что она носит более частный характер. Это прекрасно до тех пор, пока вы выполняете определенную работу в определенном месте или области дома и привязаны к ней. Если же работа с документами рассеяна по всему дому без всякой системы, вам будет чрезвычайно сложно помнить, где и какие бумаги сейчас находятся.
Ниже приведены некоторые типичные зоны деятельности, необходимые для нее предметы и модули хранения для домашних информационных центров, расположенных в кухне.
Советы по перестановке мебели
• Если ваш домашний информационный центр находится на кухне, у вас вряд ли будет много возможностей передвигать мебель. Однако может быть необходимо освободить комод или ящик для хранения соответствующих предметов и приспособлений.
• Подумайте о том, чтобы повесить на стену полку для поваренных книг или коробок для входящей/исходящей почты членов семьи.
• Если для комода нет места, используйте для хранения документов близлежащие полки или рабочие столы (см. раздел «Мои любимые системы хранения»).
• Чтобы сэкономить место, повесьте на обратной стороне кухонной двери семейный календарь и доску для сообщений.
• Если планируете заниматься документами в спальне, используйте в качестве стола у кровати тумбочку с двумя ящиками и задрапируйте ее привлекательной тканью. У такой тумбочки будет двойная функция.
