Больше всего на недостаток времени жалуются те, кто тратит его самым неэффективным образом.
Жан де Лабрюйер, философ, писатель
Специалистам некоторых профессий (например, юристам) по-прежнему приходится работать с большим объемом печатных документов. Это остается оптимальным способом, несмотря на то что большинство таких документов можно создать и хранить в электронном виде. В таких случаях часто имеет смысл в дополнение к лотку «Прочитать/просмотреть» создать еще одну категорию: «Просмотреть/ответить» — для более внимательного чтения, которое требует иной степени сосредоточенности.
Целесообразно иметь под рукой систематизированный материал для чтения на тот случай, если вдруг задерживается начало встречи, на семинаре предусмотрен перерыв, в который вам нечего делать, когда вы ждете своей очереди у стоматолога и, конечно, когда путешествуете поездом или самолетом. Это замечательные возможности поработать над материалами из этой категории. Люди, не систематизирующие материалы для чтения, теряют много времени, так как в нашей жизни полно небольших «окон», которые можно использовать с толком.
Учитывая, что сегодня мы получаем огромный поток цифровой информации, которая не всегда важна для нашей профессиональной или личной жизни, но просто развлекает нас или интересна нам, имеет смысл создать отдельную организационную категорию для таких вещей. Это может быть папка «К просмотру» в вашей электронной почте или отдельный список, где хранятся ссылки на заинтересовавшие вас видео, блоги или статьи.
Систематизация листа ожидания
Так же как и напоминания о действиях, которые нужно выполнить, необходимо упорядочить напоминания о том, что должно быть сделано другими. При этом не обязательно отслеживать каждое конкретное действие: здесь речь идет о конечных результатах или проектах в зоне ответственности других людей (например, билеты в театр, которые вы заказали; сканер, который должны доставить в офис; одобрение предложения вашего клиента и т. д.). Когда следующее действие должен выполнить другой человек, вам не нужно напоминание о действии — просто условный знак, чего конкретно вы ожидаете и от кого. Ваша роль сводится к тому, чтобы регулярно просматривать этот список и оценивать, не требуется ли ваше вмешательство, например уточнить, как продвигается проект, и стимулировать процесс в случае необходимости.
Управляйте обязательствами других людей, прежде чем их уклонение от работы вызовет проблемы.
Многим людям, особенно на руководящих позициях, поддержание в актуальном состоянии списка еще не выполненных другими обязательств, а также периодическая ревизия этого списка дают чувство облегчения и возможность сконцентрироваться для движения вперед.
Возможно, для вас наиболее удобным вариантом будет держать лист ожидания под рукой в той же системе, что и списки с напоминаниями о следующих действиях. Пока проект не завершен, ответственность за каждый следующий шаг может неоднократно переходить от вас к другим людям и обратно. Например, вам нужно позвонить поставщикам и запросить у них коммерческое предложение (и зафиксировать это в листе ожидания). Когда предложение получено, вам нужно его прочитать (на время оно может попасть в лоток «Прочитать/просмотреть» или в список «За компьютером»). Если предложение вас устроило, вы отсылаете его боссу на одобрение (и снова фиксируете это в списке ожидаемого). И так далее30.
Очень полезно иметь лист ожидания под рукой, когда вы беседуете с тем, кто отвечает за какие-то пункты этого списка. Лучше заранее поинтересоваться: «Кстати, как там дела с предложением от Гонзалеса?», чем ждать, пока ситуация выйдет из-под контроля.
Для этой категории особенно важно датировать все пункты, а также по возможности указывать согласованную дату дедлайна. Слова будут звучать гораздо весомее, если вы можете сказать: «Но я сделал заказ 12 марта» или «Вы изучаете предложение уже три недели». По моему опыту, одна лишь эта маленькая тактическая деталь дорогого стоит.
Вы обретете настоящую уверенность, когда будете знать, что в вашем листе ожидания зафиксировано абсолютно все, что вас волнует, из того, что должны сделать другие.
Использование предмета как напоминание о действии
Наиболее эффективный способ отслеживать свои напоминания о действиях — добавлять их к спискам или папкам по мере возникновения. После того как вы таким образом обработаете изначальную информацию, она вам больше не понадобится. При обсуждении проекта с руководителем вы можете делать для себя пометки, которые выбросите после завершения проекта. Некоторые люди пытаются хранить текстовые и голосовые сообщения, чтобы не забыть, что им нужно сделать, но это не самый эффективный способ управления напоминаниями, которые содержат эти сообщения.
Тем не менее в этом правиле есть исключения. Информация определенного типа гораздо лучше сама напомнит о требуемых действиях, чем если вы будете писать что-то о ней в список. К этой категории относятся некоторые бумажные материалы и электронные письма.
Храните электронные письма и документы, требующие действий, отдельно от всех остальных.
Управление рабочим процессом на основе бумажных документов
Некоторые предметы сами по себе являются лучшими напоминаниями о работе, которую нужно выполнить. Хороший тому пример — статьи, журналы, документы из категории «Прочитать/просмотреть». Очевидно, что писать в списке действий: «Прочитать статью в Vogue» — это уже перебор, когда можно просто положить журнал в соответствующий лоток, что само по себе послужит напоминанием.
Вот еще пример: если вы ведете бумажную бухгалтерию, наверное, проще оплачивать все счета за один раз, поэтому вы храните их в отдельной папке или лотке «Счета на оплату» (возможна более общая формулировка: «Финансовые документы на обработку»). Точно так же с финансовыми документами, приложенными к отчетам о расходах, нужно либо разбираться в тот момент, когда они к вам попадают, либо хранить их в отдельном конверте или папке «Квитанции на обработку»31.
Возможно, в силу специфики вашей работы, входящей информации и рабочего места для вас будет более эффективным создать другие категории и использовать только сами документы. Например, специалист службы поддержки может иметь дело с многочисленными запросами, которые заполняются по стандартному образцу, и в этом случае оптимальный способ работы с этими документами — создать для них отдельный лоток или папку (стандартную или цифровую). Юристу или бухгалтеру может потребоваться время, чтобы изучить какие-то документы и принять по ним решение, тогда их лучше хранить в отдельном лотке с документами такого же типа.
Что полезнее: делать для себя напоминания в виде списка задач или использовать в качестве напоминания сами материалы, в значительной степени зависит от характера работы с ними. Нужны ли вам напоминания о них где-то помимо рабочего стола? Если да, то нужно учесть, насколько они компактны и можно ли их брать с собой. Если работать с ними вы можете только на рабочем месте, то и напоминания лучше всего держать только на рабочем столе.
Самый важный фактор процесса организации — снижение когнитивной нагрузки, когда вы избавляетесь от необходимости постоянно думать: «Что мне с этим делать?»
Какой бы вариант вы ни выбрали, напоминания должны быть четко разделены на отдельные категории на основании того, какое следующее действие требуется. Если для того, чтобы заказать какую-то услугу, нужно позвонить, напоминание должно находиться в списке «Телефонные звонки». Если следующий шаг — ознакомиться с информацией и внести ее в компьютер, напоминание должно быть в списке «За компьютером». В большинстве случаев эффективность управления рабочим процессом страдает от того, что все документы одного типа (например, заявки на оказание услуг) хранятся в одном лотке или файле, несмотря на то что по каждой заявке могут требоваться разные действия. В одном случае нужно кому-то позвонить, в другом — изучить имеющуюся информацию, в третьем — запросить дополнительную информацию. И тем не менее все эти запросы лежат вместе. Подобная система организации способна вызвать у человека ступор при виде этой стопки документов, потому что ему по-прежнему нужно принимать самые разные решения о следующем конкретном действии по каждому документу.
Моя персональная система очень мобильна: практически все напоминания я организую в бумажные списки. Однако у меня все-таки есть лоток «Прочитать/просмотреть» с физическими материалами в офисе, а также пластиковая папка с таким же названием, которую я могу взять с собой. Хотя какие-то журналы я читаю и храню в электронном формате, мне все-таки приятно и с функциональной, и с эстетической точки зрения иметь под рукой бумажные версии каких-то материалов.
