Если вы оказались заложником подобной ситуации, для начала внесите сам проект в список проектов как напоминание о том, что вы должны добиться определенного результата. Затем в соответствующих списках нужно обозначить следующие конкретные действия и то, что вы ожидаете от других. Наконец, когда настанет время совершить конкретное действие, например позвонить кому-то по данному проекту, достаньте все материалы, которые могут понадобиться во время разговора.
Итак, повторю еще раз: не следует использовать вспомогательные материалы по проекту как главное напоминание о том, что нужно сделать: для этого у вас есть отдельный список действий. При этом, если вспомогательные материалы содержат планы и обзоры по проекту, возможно, стоит расположить их в более близкой доступности. Конечно, они могут находиться и в обычной системе хранения информации, если вы достаточно организованы, чтобы обращаться к этим материалам каждый раз, когда вы проводите свой еженедельный обзор. Если нет, то лучше хранить их (возможно, вместе с распечатками электронных документов) в отдельном лотке на столе или отдельном ящике так, чтобы они всегда были перед глазами.
Вернемся к примеру с переездом в новый дом: заведите отдельную папку под названием «Ремонт — Пинкертон Плейс, дом 37», где будут находиться все планы, детали и заметки, касающиеся внутреннего двора, кухни и кабинета. Во время еженедельного обзора, дойдя до пункта «Ремонт в новом доме» в списке проектов, вы сможете достать папку по этому проекту и просмотреть всю информацию, чтобы убедиться, что не упустили ничего из того, что нужно сделать. Затем вы выполните эти действия, делегируете или отложите и пополните папку следующей информацией, которая понадобится для работы над проектом или во время следующего еженедельного обзора.
Многие люди для взаимодействия с имеющимися и потенциальными клиентами используют папки по клиентам и/или специальное программное обеспечение по управлению отношениями с клиентами (CRM). Проблема в том, что одни материалы представляют собой просто факты или фоновую информацию, которую можно сохранить для дальнейшего использования, а другие требуют действий, которые будут способствовать развитию отношений с клиентом и которые нужно отслеживать. Во втором случае более эффективной является система со списком напоминаний. Информацию о клиентах можно хранить, как и любую справочную информацию. Однако если мне нужно позвонить клиенту, я хочу, чтобы напоминание об этом было у меня в одном-единственном списке «Телефонные звонки»35.
Систематизация случайных мыслей по проекту
В главе 3 шла речь о том, что часто нас посещают идеи по проектам, которые мы хотим сохранить, но которые не требуют немедленных действий. Такие идеи, от мыслей о том, чем бы заняться в следующий отпуск, до определения основных пунктов плана по проекту, попадают в широкую категорию «вспомогательные материалы по проекту». Эти мысли могут посетить вас в тот момент, когда вы за рулем несетесь по шоссе и слушаете новости или когда читаете статью на профессиональную тему. Как вы обычно поступаете с такой информацией?
Мой вам совет: проанализируйте, где вы храните информацию по этому конкретному проекту или теме, как можете что-то добавить в этот формат, а также где можно хранить дополнительные данные, связанные с этим проектом. Большинство специалистов рекомендуют несколько вариантов работы со вспомогательными материалами: прикрепленные комментарии, цифровая база данных или информация в электронной почте, а также обычные канцелярские папки и записи в блокноте.
Вы не должны терять идеи по поводу проектов или тем.
Прикрепленные комментарии. Большинство приложений для планирования позволяют добавить цифровой комментарий к списку или к записи в календаре. Если вы ведете список проектов в электронном формате, можете найти нужный проект, добавить комментарий и записать свою идею. Это отличный способ воспользоваться преимуществами быстрого планирования «на салфетке». Если список проектов у вас в бумажном варианте, можно просто добавить самоклеящийся листок с идеей напротив нужного пункта списка или на отдельном листе по данному проекту. В любом случае не забывайте читать эти комментарии, когда просматриваете информацию по проекту, чтобы использовать свои мысли.
Электронная почта и цифровые приложения. Современная цифровая реальность предлагает бесконечное количество способов работы с идеями по проекту. Электронные сообщения с полезной информацией по проекту можно хранить в отдельной папке с соответствующим названием. Если таких писем слишком много, подумайте о создании двух папок: «Партнерство с Джонсоном — актив» и «Партнерство с Джонсоном — архив» или что-то в этом роде. Возможно, окажется полезным использование более продвинутых цифровых инструментов для организации ваших мыслей по проекту или теме, если вы еще этого не сделали. Сегодня существует множество подобных инструментов: от простых облачных технологий, позволяющих полностью настроить их под свои потребности, до систем управления проектами с возможностью совместного доступа и персональных приложений, в которых возможно практически все: от построения ассоциативной карты в свободном формате до организации больших объемов текстовой информации.
Оборотная сторона разнообразия цифровых инструментов управления проектами заключается в той легкости, с которой мы размещаем потенциально важную информацию в самых разных местах. В итоге практически возвращаемся к тому, с чего начали: мы не знаем, где точно хранится информация, не видим ее комплексно с нужной перспективы в нужное время и не уверены, как и куда конкретно размещать какие-то данные. Все заканчивается тем, что мы вновь пытаемся удержать все в памяти! Я постоянно нахожу новые способы отслеживать нужную информацию обо всем, чем я занимаюсь, но сохраняю спокойствие и уверенность, только когда имею четкий список проектов и регулярно просматриваю все составляющие моей системы.
Внутренняя угроза цифрового мира состоит в том, что огромное количество информации может легко храниться в самых разных местах без перекрестных ссылок.
Бумажные папки. Когда вы собираете бумажные материалы, имеет смысл создать отдельные папки по каждому проекту. Возможно, это совсем нетехнологично, зато просто. Хорошую систему хранения справочной информации отличает простота в организации и использовании. В такой системе вам будет вполне удобно создать папку для небольших заметок после деловых встреч. Временами легче проанализировать и оценить информацию по проекту, необходимую для проведения встреч и переговоров, используя физические материалы из папки, чем данные в цифровом формате. Я часто распечатываю материалы, которые могут мне пригодиться: таблицы, расписания, электронные письма, информацию из интернета, чтобы при необходимости они были под рукой.
Страницы в блокноте. Существенное преимущество обычного бумажного блокнота состоит в том, что отдельному проекту можно посвятить целую страницу или же несколько страниц. Несколько лет я пользовался блокнотом среднего размера, где сначала шел список проектов, а ближе к концу блокнота оставлял пустые страницы, чтобы записывать там любые случайные мысли по проекту, планы и детали по пунктам из основного списка. И хотя сегодня на смену бумажным системам планирования приходят их цифровые аналоги, модель с использованием блокнота очень удобна: она обеспечивает комплексный и многоуровневый подход к организации системы планирования.
Все описанные методы могут быть эффективно использованы для организации планирования по проекту. Нужно лишь регулярно определять, каких конкретных действий требуют ваши комментарии по проекту, а также просматривать сами комментарии так часто, как это необходимо для данного проекта.
Стоит периодически «чистить» систему от устаревших, невыполнимых или ненужных комментариев. Для меня оказалось полезным собирать свои случайные мысли и комментарии, скорее потому, что это стимулирует мой мыслительный процесс, а не потому, что я затем использую все эти идеи (большинство из них бесполезны!). Тем не менее я стараюсь не хранить свои старые идеи, притворяясь, что они очень нужные, когда на самом деле это не так.
Организация материалов, которые не требуют действий
Самая серьезная проблема с персональными системами управления возникает у большинства людей потому, что они смешивают немногочисленные задачи, требующие конкретных действий, с огромным количеством информации и материалов, имеющих ценность, но не подразумевающих действий. Хорошая система хранения информации, не требующей действий, настолько же важна для нашей профессиональной и личной жизни, как и управление действиями и напоминаниями по проектам. Без правильного управления подобная информация способна засорить весь процесс.
