Немаловажным показателем культуры выступающего является выключение оверхеда в перерывах между показом слайдов, иначе в момент смены пленки аудитория будет периодически ослепляться ярким белым пятном экрана, следовательно, гораздо быстрее уставать. К тому же, положив слайд на выключенный оверхед, можно убедиться в его правильном положении и в случае ошибки незаметно для окружающих ее исправить.
Однако, это положение относительно выключения аппарата применимо при небольшом количестве слайдов и достатке времени — в условиях цейтнота или при наличии множества слайдов оверхед можно не выключать при их смене — при этом слайды необходимо менять как можно быстрее, не прекращая при этом говорить (хороши в этой ситуации задаваемые себе риторические вопросы: «Как же можно решить эту проблему?», «Что же дает подобный состав препарата?» и т. п.).
Применение указки при использовании оверхеда также имеет свои особенности — никогда ничего не стоит указывать на экране (исключение — лазерная указка), так как особенностью прибора является способность отбрасывать тень на экран.
Используя обычную указку, выступающий будет закрывать часть изображения тенью от руки или указки. Поэтому все, что необходимо, указывается с помощью ручки или остро заточенного карандаша непосредственно на нижнем зеркале оверхеда, тогда проекция изображения не будет нарушаться.
Несколько слов относительно применения лазерной указки — поскольку в ней применяется лампа лазерной накачки, даже кратковременная экспозиция луча на сетчатке глаза может привести к ожогу последней — это не больно, но крайте неприятно (говорю из собственного печального опыта). Поэтому не стоит постоянно держать ее в руке, периодически направляя в зал (что бывает особенно часто): это приведет к тому, что слушатели, знакомые с подобными свойствами этой указки, будут концентрироваться на том, как бы случайно не попасть под лазерный луч (уйти «с линии огня»).
Указывать на что-либо с помощью лазерной указки желательно не более 2–3 сек, ибо при длительной экспозиции рука устает и лазерная точка начинает на экране дрожать, что нежелательно. Использование любой указки подчиняется правилу: указка остается в руках только на время ее применения. Все остальное время она должна лежать рядом с выступающим (например, на краю стола).
Таким образом, правильное применение такого удобного и не требующего больших финансовых расходов для подготовки аппарата, как оверхед, способно украсить любую презентацию, сделав ее красочной и запоминающейся.
Применение флип-чарта
Следующим по частоте использования средством визуальной поддержки является флипчарт. Он представляет собой пачку листов большого формата, иногда разлинованных, скрепленных в верхней части с подставкой. В качестве флип-чарта можно использовать любые крупные листа бумаги (не меньше формата А3), обратную сторону настенных календарей и т. п. Флип-чарт является прекрасным средством для демонстрации небольшого количества цифр, отдельных слов и положений, он гармонично комбинируется с оверхедом или мультимедийным проектором.
Тем не менее, несмотря на кажущуюся простоту применения, для усиления эффекта от демонстрации флип-чарт также необходимо подготовить к выступлению.
Прежде всего, правильная его установка предполагает размещение верхнего края листов таким образом, чтобы они находились на уровне плеча выступающего, — в этом случае их переворачивание не будет вызывать затруднений и ненужного громкого шуршания бумаги.
Следующим этапом подготовки флип-чарта является предварительное озаглавливание ключевых страниц: к примеру, на первой странице вверху пишется название препарата, на второй — слово «эффективность», на третьей — «безопасность» и т. д. Но флип-чарт — это всего лишь средство поддержки, поэтому, как и при применении оверхеда, наносится только необходимый минимум текста.
Исключительным удобством использования листов бумаги является возможность написания непосредственно на них черновика — тонким простым карандашом в углу листа наносится вся необходимая информация (цифры, ключевые слова), при таком ее расположении она остается совершенно незаметной для аудитории с расстояния в 1,5–2 м, а для выступающего эти данные будут постоянно перед глазами, что позволит ему строго соблюдать планируемую структуру презентации. Более того, человек, проводящий презентацию, в случае отсутствия у него навыков рисования, также может заранее тонким простым карандашом нанести все требуемые линии и графики для того, чтобы в необходимый момент быстро обвести их маркером. Подобная предварительная подготовка флип-чарта помогает произвести благоприятное впечатление на аудиторию, т. е. создать образ человека, детально (до долей процентов) владеющего информацией о самых различных областях применения препарата.
Для того чтобы быстро находить нужную (предварительно озаглавленную) страницу на флип-чарте, следует заранее приклеить к ее левому нижнему краю кусочек прозрачной липкой ленты — тогда, взявшись за этот кусочек, можно быстро открыть желаемый лист, избегая длительного перелистывания. Этот совет будет особенно полезен в случае использования четырех и более страниц флип-чарта.
Возможность отделения листов от флип-чарта также может сослужить весьма полезную службу при необходимости создания для аудитории постоянного напоминания об основных положениях презентации. Лист с этими положениями отрывается от общего блока и с помощью клейкой ленты помещается на стену, где и находится до конца выступления. Помещенные на нем данные постоянно будут находиться перед глазами слушателей.
Так же как и при создании слайдов для работы с оверхедом, при подготовке листов флип-чарта желательно следовать определенным правилам. Для усиления эффекта необходимо пользоваться разноцветными маркерами, выделяя разными цветами приведенные данные по степени их значимости (к примеру, ключевые цифры желательно наносить красным цветом, менее значимые — синим или черным). Особенно полезно применение цветных маркеров при демонстрации сравнительных графиков, но следует помнить, что графики, содержащие более четырех цветных линий, становятся малоразличимыми (при условии, если линии графика расположены близко друг к другу или несколько раз пересекаются). Поэтому оптимальным для работы с флип-чартом числом цветов будет 2–3.
Особым навыком, требующим постоянной тренировки, является способность быстро и аккуратно писать на флип-чарте. Сложность этого заключается в том, что писать приходится стоя впол-оборота к аудитории (спина — это табу!) и в боковой перспективе (т. е. стоя сбоку от листа). При отсутствии опыта написанные слова и строки будут «заваливаться» вверх или вниз от горизонтальной линии написания. Поэтому желательно: а) заранее потренироваться в написании текста на флип-чарте; б) стараться помещать на листах минимум текста, используя сокращения и символы.
Есть еще одно правило написания текста на флип-чарте: «говорю — пишу — говорю».
Его суть заключается в нежелательности прерывать ход презентации паузами во время написания текста, поэтому высший класс владения техникой работы с флип-чартом — это одновременный рассказ и письмо на листе. Опыт показывает, что одновременно говорить и наносить на бумагу связный текст (фразу из нескольких слов или предложений) трудно, поэтому рекомендуется максимально использовать именно сокращения и цифры, иллюстрирующие сказанное выступающим. Размеры букв и символов в данных сокращениях должны читаться, как минимум, с 10 м, причем написание заглавных букв используется только для ключевых слов.
Ниже приведены еще несколько основных положений графического оформления работы с флип-чартом. Прежде всего следует помнить, что текст на листы наносится от руки (при том, что далеко не всегда выступающий обладает каллиграфическим почерком), поэтому желательно писать как можно четче и печатными буквами, помещая не более восьми слов на листе. Если в других ситуациях экономия материалов всегда приветствуется, то во время проведения презентации было бы нерационально экономить на бумаге, полностью покрывая листы флип-чарта письменами — они будут не очень разборчивы и, следовательно, мало запоминаемы. Поэтому имеется и такое правило:
«новое положение — новый лист». Пусть на этом листе будут изображены всего несколько слов или символов, зато для слушателей высказанная мысль останется четко сформулированной и запоминаемой.
Ничто так не сбивает темп презентации на флип-чарте, как медленное или неуклюжее перелистывание страниц. Выше уже упоминалось правило правильной установки последнего, однако важна не только установка, но и приобретение представителем навыка быстрого перелистывания страниц. Для получения такого опыта американские специалисты рекомендуют использовать другой принцип «трех П: практика, практика и еще раз практика». Важность этого подтверждается тем, что в отсутствии подготовки непрофессиональные действия выступающего открывают простор вышеупомянутому закону Мэрфи. Таким образом, в приготовлении к выступлению даже с помощью такого немудреного, на первый взгляд, средства, как флип-чарт, не бывает малозначимых деталей, и соблюдение предложенных правил поможет эффективно проиллюстрировать сказанное даже с помощью простой бумаги.
