Сколько вы стоите на самом деле[3]?
Из расчета 250 рабочих дней в году и 8-часового рабочего дня.
Надеюсь, ваши показатели высоки. Тогда зачем вы занимаетесь малоприбыльными делами? Бросьте их!
Еще один момент относительно личных ассистентов: необходимо составлять план работы на каждый день или хотя бы на неделю и обсуждать его с ассистентом. Общайтесь, общайтесь, общайтесь! Главная причина, по которой вянут потенциально плодотворные отношения, – недостаток общения. Убедитесь, что ваш ассистент знает, на что вы намерены тратить свое время.
Кроме того, дайте своему новому партнеру время привыкнуть к вашей системе работы. Укажите ему основных людей, на общении с которыми хотите сосредоточиться. Продумайте вместе с ним способы контроля, которые позволят вам не отвлекаться и мобилизовать усилия на том, что вы делаете лучше всего. Будьте открыты для общения!
Теперь посмотрим, как вы можете применить привычку к фокусировке на приоритетах в личной жизни, чтобы у вас оставалось больше времени на отдых с семьей и друзьями, на хобби или спорт.
Где бы вы ни жили, нужно прилагать усилия, чтобы поддерживать жилье в идеальном состоянии. При наличии детей эта проблема усложняется в три-четыре раза, в зависимости от их возраста и способности к разрушению. Вспомните, сколько времени в течение обычной недели тратится на уборку, приготовление пищи, мытье посуды, мелкий ремонт, обслуживание машины и т. д. Вы замечали, что этим проблемам не видно конца? Это рутина жизни! В зависимости от характера вы можете ее любить, мириться с ней или ненавидеть.
Как бы вы себя почувствовали, если бы нашли способ минимизировать эти хлопоты или даже лучше – избавились от них? Свободным, более спокойным, способным наслаждаться тем, что вам нравится делать? Еще бы!
Возможно, чтобы прочесть и принять написанное ниже, вам потребуется изменить свой образ мыслей. Вас ждет своего рода прыжок в неизвестность. Впрочем, преимущества непременно перевесят все ваши вложения. Говоря кратко: хотите освободить себе время – обратитесь за помощью. Например, наймите человека для уборки дома раз или два в неделю.
Лес: Мы нашли прекрасную супружескую пару, которая убирает наш дом уже двенадцать лет. Они любят свою работу. Дом теперь просто сверкает. Нам это обходится в шестьдесят долларов за визит. А что мы имеем взамен? Несколько свободных часов и больше сил, чтобы наслаждаться жизнью.
Может быть, среди ваших соседей есть пенсионер, который любит мастерить? Многие пожилые люди обладают прекрасными навыками и ищут, чем бы заняться. Такая работа позволяет им чувствовать себя востребованными.
Составьте список всего в вашем доме, что требует ремонта, обслуживания или обновления, – мелочей, которыми вечно некогда заняться. Избавьтесь от стресса, перепоручив их другим.
Прикиньте, сколько свободного времени появится у вас в результате. Эти драгоценные часы вы могли бы употребить на полноценный отдых в кругу семьи или друзей. Может быть, эта новообретенная свобода от еженедельных «мелочей» позволит вам заняться хобби, о котором вы всегда мечтали. В конце концов вы этого заслуживаете, правда?
Помните: количество свободного времени в неделю у вас ограничено. Жизнь становится приятнее, если жить по высокоэффективному низкозатратному графику.
Формула 4Д
Важно по-настоящему отделить так называемые срочные дела от важнейших приоритетов. «Тушить пожары» в офисе целый день напролет, по словам эксперта в области менеджмента Хэролда Тэйлора, означает «сдаваться в плен тирании срочности».
Сфокусируйтесь на приоритетах. Всякий раз, когда встает выбор, делать что-то или не делать, определитесь с приоритетами с помощью формулы 4Д, выбрав один вариант из четырех, предлагаемых ниже.
1. Долой!
Научитесь говорить: «Нет, этого я делать не буду». И будьте тверды в своем решении.
2. Делегируйте
Эти дела нужно сделать, но не вашими силами. Без сожаления передайте их кому-нибудь другому.
3. До лучших времен
Сюда относятся дела, над которыми нужно поработать, но не сию минуту. Их можно отложить. Наметьте время, когда вы займетесь этой работой.
4. Давай!
Прямо сейчас. Важные проекты, которые требуют вашего немедленного участия. Двигайтесь вперед! Поощрите себя за их выполнение. Не ищите отговорок. Помните: в случае бездействия вас могут ожидать неприятные последствия.
Граница безопасности
Суть фокусировки на приоритетах заключается в том, чтобы установить новые границы, которые вы не будете переступать. Сначала их нужно очень четко определить – как в офисе, так и дома. Обсудите их с самыми важными людьми в своей жизни. Им нужно объяснить, почему вы решились на эти перемены, и они поддержат вас.
Чтобы яснее понять, как устанавливать границы, представьте себе маленького ребенка на песчаном пляже у океана. Там есть безопасная зона, огороженная несколькими пластиковыми буями, связанными толстым канатом. Привязанная к канату тяжелая сеть не позволяет ребенку выйти за пределы огороженного пространства. Глубина внутри заграждения – всего около полуметра. Там спокойно, и ребенок может играть, ни о чем не беспокоясь.
По другую сторону каната – сильное течение, а крутой подводный склон мгновенно увеличивает глубину до нескольких метров. Вокруг носятся моторные лодки и гидроциклы. Всюду предупреждающие знаки «Опасно! Плавать запрещено». Пока ребенок находится в отгороженном пространстве, все хорошо. За его пределами – опасно. Суть примера: играя там, где ваша фокусировка нарушается, вы выходите за безопасные границы туда, где вас подстерегают душевные и финансовые опасности. В пределах же области, которая известна вам лучше всего, можно безопасно плескаться целый день.
Сила слова «нет»
Чтобы оставаться в этих границах, нужен новый уровень самодисциплины. Иными словами, вы должны глубже и яснее осознавать, на что тратите время. Чтобы не отклоняться от заданного курса, регулярно задавайтесь вопросом: помогает ли то, что я сейчас делаю, добиваться моих целей? Это полезно. Кроме того, вам придется научиться гораздо чаще говорить «нет». Вам также предстоит исследовать три области.
1. Себя самого
Главная битва каждый день происходит у вас в голове. Мы постоянно проигрываем те или иные ситуации. Прекратите это делать. Когда из глубин сознания начинает выступать ваш маленький внутренний злюка, пытаясь пробиться на первый план, сделайте паузу. Дайте себе краткое мысленное напутствие. Сосредоточьтесь на преимуществах и выгодах фокуса на приоритетах и напомните себе о негативных последствиях других вариантов поведения.
2. Других
Возможно, другие люди попытаются нарушить вашу концентрацию. Порой кто-то приходит к вам в кабинет поболтать, потому что вы придерживаетесь принципа открытых дверей. Как с этим справиться? Измените принцип. Хотя бы часть дня, когда вам нужно побыть одному и сосредоточиться на новом большом проекте, держите дверь закрытой. Если не получится, можете нарисовать табличку «Не беспокоить. Кто зайдет, того уволю!».
Дэнни Кокс, ведущий бизнес-консультант Калифорнии и автор бестселлеров, использует яркую аналогию, когда речь заходит о фокусе на приоритетах. Он говорит: «Если вам нужно проглотить лягушку, не смотрите на нее слишком долго. Если нужно проглотить их несколько, начните с самой большой». Иначе говоря – занимайтесь самыми важными делами сразу.
Не уподобляйтесь большинству людей, у которых в списке дел на день шесть пунктов, а начинают они с самого простого и наименее приоритетного задания. В конце дня самая большая лягушка – самое главное дело – так и сидит нетронутой.
Заведите большую пластмассовую лягушку и посадите себе на стол, когда будете работать над важным проектом. Скажите сотрудникам: зеленая лягушка означает, что вас в этот момент нельзя беспокоить. Кто знает – возможно, эта привычка передастся и другим вашим коллегам. Тогда и работа в офисе станет продуктивнее.
3. Телефон
Возможно, самая назойливая помеха из всех – телефон. Удивительно, насколько люди позволяют этому небольшому устройству контролировать весь их день! Если вам нужно два часа ни на что не отвлекаться – отключите телефон. Выключите и любое другое устройство, способное вас отвлечь. Электронная, голосовая почта, автоответчики помогут вам решить проблему навязчивых звонков. Пользуйтесь ими с умом – иногда, разумеется, вы должны быть доступны. Заранее планируйте свои встречи, как врач – прием пациентов: например, с 14.00 до 17.00 по понедельникам, с 9.00 до 12.00 по вторникам. Потом выберите самое удачное время для телефонных звонков: например, с 8.00 до 10.00. Если вы хотите ощутимых результатов, время от времени нужно отключаться от внешнего мира. Откажитесь от привычки немедленно тянуться к трубке, когда зазвонит телефон. Скажите «нет»! Дома это тоже пригодится.
