Проектирование в современных условиях обусловлено растущей сложностью управления, необходимостью применения научно обоснованных методов для выполнения функций управления и специализации управленческого труда. При проектировании организации используется представление о ней как об организме, действующем рационально и целенаправленно, имеющем априори установленную цель и методы ее достижения.
Следует различать теорию организаций и категории дисциплины организационного поведения. Теория организаций и организационное поведение охватывают различные уровни и аспекты анализа организационного процесса.
Объект изучения теории организаций – организация в целом и ее основные части (макроуровень) с учетом условий и предпосылок поведения организации, ее общей эффективности, имеющихся возможностей для адаптации и достижения целей. Эта дисциплина имеет как описательный, так и нормативный аспекты.
В качестве объекта изучения такой научной дисциплины, как организационное поведение, принят микроуровень – поведение индивидуумов и групп. Поэтому внимание уделяется ролям, статусу, руководству, общению и конфликтам. В круг изучения входит производительность труда работников, текучесть кадров, удовлетворение работой.
Таким образом, эти две дисциплины (теория организаций и организационное поведение) весьма близко соприкасаются, дополняют друг друга при изучении проблем функционирования организаций. В одном случае конфликт рассматривается как проблема, возникающая между людьми, а в другом – как столкновение в результате имеющихся недостатков в построении организации. Например, если конфликт связан преимущественно с проблемами внутренней координации, он изучается в рамках теории организаций.
Осуществляя свою миссию (предназначение), организация добивается достижения определенных целей – выживания, роста, доходности. Примерная характеристика предназначения организации в обобщенном виде включает в себя:
• предлагаемые продукты или услуги;
• место и роль организации в системе рыночных отношений;
• цели организации (выживание, рост, доходность);
• технологию (процессы, инновации);
• философию (базовые взгляды, ценности, мотивации);
• внутреннюю концепцию (источники силы, степень конкурентоспособности, факторы выживания);
• имидж, внешний образ (ответственность перед партнерами, потребителями, обществом в целом).
2.1.2. Системные свойства организации
Основным методом теории организации является системный метод. Адекватное рассмотрение особенностей создания и функционирования организации должно предполагать выделение основных положений системного подхода в управлении.
Существенное проникновение во внутреннее строение организации обеспечивается использованием системного подхода. Системный подход – методология исследования объектов как систем. Система состоит из двух составляющих:
1) внешнее окружение, включающее в себя вход, выход системы, связь с внешней средой;
2) внутренняя структура – совокупность взаимосвязанных компонентов, обеспечивающих процесс воздействия субъекта управления на объект, переработку входа в выход и достижение целей системы.
Система представляет собой набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое. Системы характеризуются и отличаются друг от друга многими признаками и параметрами.
Каждая система характеризуется как дифференциацией, так и интеграцией. Уникальной характеристикой при рассмотрении систем являются внутренние отношения между частями.
Каждая часть организации выполняет свои определенные функции. Для поддержания отдельных частей и формирования завершенного целого в каждой системе осуществляется процесс интеграции, чтобы создать условия, при которых система не распадется на независимые единицы. В организациях интеграция обычно достигается координацией уровней иерархии, прямым наблюдением, правилами, процедурами, курсом действий.
Хотя организации созданы из частей или составных элементов, они сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. Существуют не только системы, но и подсистемы, и сверхсистемы.
Классификация этих понятий зависит от особенностей предмета анализа. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как единство.
Различаются системы открытые и закрытые. Закрытая система является самосдерживаемой. Ее главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.
Открытая система признает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию.
К примеру, банки во взаимодействии с окружающим миром используют депозиты, обращают их в кредиты и в инвестиции, используют полученную прибыль для поддержания самих себя, для развития, для выплаты дивидендов и уплаты налогов.
В промышленной организации как открытой системе технологический процесс создается для переработки сырья в конечный продукт, который, в свою очередь, продается заказчику. Финансовые учреждения, рабочая сила, поставщики и заказчики, правительство – все являются частью окружения.
В основе построения открытой системы лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна представлять значение изменений среды, эффективно реагировать на воздействия среды, выбирая наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению целей.
Все системы ограничены. Границы могут быть физическими, иметь психологическое содержание через такие символы, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для более углубленного понимания систем.
Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений от принятого курса.
Степень разграничения открытой или закрытой систем меняется в рамках систем. Открытая система может стать более закрытой, если контакты с окружением уменьшаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.
Открытые системы тяготеют к нарастанию усложненности и дифференциации. Иными словами, открытая система будет по мере своего роста стремиться к большей специализации своих элементов и усложнению структуры, нередко расширяя свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими границами, т. е. создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырье и материалы, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.
Открытые системы имеют некоторые специфические черты. Одна из таких черт – это признание взаимозависимости между системой и внешним миром. Изменения в окружении влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение.
Прежде всего, организация должна отражать внешнюю среду (рис. 2.1).
Рис. 2.1. Внешняя среда организации
Организации укомплектовываются людьми, поэтому необходимо учитывать их различные недостатки и привычки. Весьма важно, кто будет работать в организации, ее персонал. Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда. В организации постоянно возникают проблемы, которые могут изменить ее положение. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо заменять элементами равной производительности.
Другие внутренние проблемы возникают из-за недостатков взаимодействия и недостаточной скоординированности разных участков организации. Так, одной из причин увольнения работников является неудовлетворенность условиями труда и вознаграждением, что может стать угрозой существованию организации. Внутренняя среда организации показана на рис. 2.2.
Рис. 2.2. Внутренняя среда организации
Для организации характерен циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять производственный цикл. Доходы, полученные от заказчиков, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих, погашения займов и т. п. Если цикличность устойчива, то обеспечивается жизнеспособность организации.
