Второй пункт данного решения Сената устанавливал порядок, по которому не только чинопроизводство и назначение на более высокую должность, но и переход из одного учреждения в другое или с одной должности на другую не допускались без «уведомления из тех журналов о бытности и службе» чиновника на прежнем месте.
Третий пункт этого решения подтверждал необходимость таких свидетельств при производстве в чин «по надобности службы, по старшинству, по особливому достоинству» и при отставке и устанавливал порядок, по которому свидетельством о прохождении службы могли быть «особливые персональные аттестаты от главных командиров, под чьими повелениями где, кто и когда находился». На основании этого решения Сената 16 марта 1764 г. был принят указ.
31 октября 1771 г. издается сенатский указ «О присылке из всех присутственных мест списков о служащих и неслужащих дворянах по прилагаемой форме». В этом законодательном акте после указания на нерегулярную присылку в Герольдмейстерскую контору списков чиновников-дворян содержится требование прислать в 1772 г. ведомости как о служащих, так и об уволенных от службы дворянах. Причем формуляр ведомости о неслужащих дворянах был значительно менее подробным, чем формуляр ведомости о дворянах-чиновниках. Кроме того, сведения о служащих дворянах должны были включаться в полугодовые послужные списки.
Эти сведения нужны были Герольдмейстерской конторе для составления списков служащих и неслужащих дворян. Однако, несмотря на ранее принятые меры, такие списки Герольдмейстерская контора не составила. Об этом свидетельствует то, что ведомости, которые должны были быть присланы по указу от 31 октября 1771 г. в 1772 г., рассматривались как основа составления списков. Последние затем будут постоянно уточняться и дополняться посредством ежегодных известий о дворянах, «которые получили повышение чинов или умерли, или родились, или женились, и на ком», и полугодовых послужных списков о служащих дворянах.
Вместе с указом был опубликован формуляр полугодовых послужных списков, который предусматривал, так же как и формуляр, прилагавшийся к указу от 31 января 1764 г., девять граф. В них в основном должны были содержаться те же самые сведения, что и в послужных списках 1764 г. Правда, в новом формуляре отдельные графы прежнего формуляра были объединены и, кроме того, добавились две графы, а именно: «много ли раз в нынешнем чину был в отпусках»; «кто дети и где обретаются». В графе о владении крестьянами отныне надо было указывать название не только уезда, но и селения. Дополнения должны были упорядочить чинопроизводство и усилить контроль над социальным составом чиновничества.
С развитием учета чиновников-дворян определенным образом связан и сенатский указ от 28 сентября 1782 г. «О распространении силы статута ордена Св. Владимира на заслуги, по издании онаго оказанныя; о выборе кандидатов для составления Думы сего ордена и о составлении обстоятельных росписей об отличиях, в 12 статье статута упоминаемых». В этом указе говорилось о порядке награждения чиновников орденом св. Владимира, в числе прочего и о том, не следует ли «потребовать вновь, в следствие статута, о всех отличившихся сведения», так как в «послужных списках ничего больше не показывается, как способность и достоинство». Было принято решение, что «имеющиеся списки и каждого места или члена онаго сведения о служащих могут быть достаточны <…> к выбору». Таким образом, на послужные списки чиновников возлагалась еще одна функция. Правда, надо отметить, что были случаи, когда с мест присылались специальные ведомости на чиновников, представляемых к награждению орденом cв. Владимира.
Законодательное регулирование учета служащих государственных учреждений было продолжено изданием 31 марта 1788 г. сенатского указа «О доставлении из всех присутственных мест в Герольдию ежегодно в августе месяце формулярных списков о всех чинах, состоящих в классах, и о приложении оных при каждом представлении к определению в должности и к награждению чинами». Этот законодательный акт содержит указание на то, что принятые ранее меры по учету чиновников-дворян дали свои результаты и Герольдмейстерская контора имеет список «находящимся в штатской службе чинам первых осьми классов». В то же время отмечалось, что Герольдмейстерская контора часто не получает из некоторых наместничеств сведений о зависящих от местных властей перемещениях чиновников. Для улучшения учета движения чиновничества признавалось необходимым, чтобы «как из наместничеств, так и из прочих департаментов штатской службы присылаемы были в Герольдию в августе месяце каждого года списки». Одна из целей составления таких списков заключалась в том, «что при случающемся избрании кандидатов на председательские места и при определении в другие должности удобнее сохранить порядок». Этим указом в очередной раз подтверждалась необходимость при представлении к определению на должность и к награждению чинами прилагать послужные списки.
Формуляр, прилагавшийся к указу от 31 марта 1788 г., совпадал с формуляром, введенным указом от 31 октября 1771 г., кроме того, что была исключена графа «на ком женат, кто дети и где обретаются» и добавлены две новые графы: о том, кто получил при отставке чины, и о том, достоин ли чиновник награждения орденом св. Владимира.
Из этих изменений формуляра видно, что он постоянно приводился в соответствие с порядком чинопроизводства и прохождения службы чиновниками. Например, добавление графы об отставке соответствовало многочисленным законодательным мерам, проводившимся в это время, чтобы исключить злоупотребления при получении чинов при отставке и обеспечить преимущество при прохождении службы и чинопроизводстве действительно служащим чиновникам, особенно дворянам. Для обеспечения преимуществ действительно служащих чиновников была введена графа об отпусках.
Хотя указ от 31 марта 1788 г. и упорядочивал учет чиновничества в числе прочих и в целях чинопроизводства, но в указе Сената от 16 декабря 1790 г. «О правилах производства в статские чины» содержится требование при рассмотрении в общем собрании Сената вопросов чинопроизводства опираться на «взнесенные от генерал-губернаторов, правящих ту должность и прочих мест и чинов, право к сему имеющих, удостоение по губерниям по порядку одна за другою», т. е., по сути, этот указ вводил еще одну форму учета движения чиновничества.
Таким образом, в 60–80‑е годы XVIII в. в основных чертах сложилась система учета чиновничества, в первую очередь чиновников-дворян. Дополнительные меры для учета этой категории чиновников вводились сенатским указом от 15 июня 1794 г. «О доставлении в Герольдию послужных списков о чиновниках первых осьми классов, по прилагаемой форме». Необходимо отметить, что форма учета чиновников, вводившаяся этим указом, дополняла уже существующие формы, о чем свидетельствовало указание на то, что новая форма учета не заменяла «списки о всех чинах, состоящих в классах», вводившиеся указом от 31 марта 1788 г. Вводимые этим указом послужные списки чиновников первых восьми классов предусматривали раздельный учет «служащих от короны и по выбору дворян», что соответствовало указу от 31 марта 1788 г. Формуляр «списка о чиновниках первых осьми классов» хотя и состоял всего из пяти граф, но по содержанию практически совпадал с формуляром «списка о всех чинах, состоящих в классах».
Завершал формирование системы учета чиновничества в XVIII в. сенатский указ от 15 марта 1798 г. «О присылке в Герольдию ежегодно к 1 октября послужных списков о классных чиновниках», который, по сути дела, не вносил уже ничего нового, а лишь подтверждал необходимость присылки в Герольдмейстерскую контору послужных списков, что было нужно, как подчеркивалось в указе, для успешного выполнения ее функции по учету чиновничества. Иными словами, в 60–90‑е годы XVIII в. сложился формуляр послужного списка чиновников.
Некоторые изменения в этот формуляр внес указ Сената от 16 июля 1849 г. Новый формуляр включал 15 граф:
1) чин, имя, отчество, фамилия, должность, лета от роду, вероисповедание, знаки отличия и получаемое содержание;
2) из какого звания происходит (сословное происхождение);
3–6) есть ли имение (отдельно учитывалось родовое и благоприобретенное имение у него самого, у родителей или жены);
7–9) где получил воспитание и окончил ли в заведении полный курс наук, когда в службу вступил, какими чинами, в каких должностях и где проходил оную; не было ль каких особенных по службе деяний или отличий; не был ли особенно, кроме чинов, чем награжден и в какое время; сверх того, если, находясь под судом или следствием, был оправдан и признан невиновным, то когда и за что именно был предан суду и чем дело кончено (с указанием точных дат);
