Кейт Кинан
Эффективное управление
Эта книга предназначена тем, кто хотел бы управлять лучше, но слишком занят, чтобы учиться
Введение
Каждому необходимо умение управлять. Успешно управлять – значит уметь справляться с заданиями и выполнять их достаточно хорошо для того, чтобы получить желаемый результат. Это означает, что результат достигается благодаря тщательно обдуманным действиям, а не случайным образом. Существует разница между доведением дела до конца и нулевым результатом или только частичным достижением цели.
Управление включает в себя множество разнообразных действий, таких как планирование, распределение ресурсов, решение проблем, принятие решений, управление операциями и контроль. Каждое из них может показаться горой, на которую невозможно взобраться. Когда же мы их упрощаем, они становятся рядом невысоких холмов, которые легко преодолеть – особенно если известно как это сделать.
В этой книге говорится о расстоянии, которое нужно пройти, о знаниях, умениях, которые следует приобрести, подходах, которые нужно выработать, чтобы принять вызов и выиграть первый приз.
О необходимости управления
Хорошее управление требует совсем немного времени и усилий. Легко сказать, что управлять – слишком сложно и стоически переносить любые трудности и проблемы. Иногда пустить все на самотек кажется самым простым выходом, особенно если вы не уверены в том, что нужно для эффективного управления.
Важно осознавать необходимость целенаправленных действий. Не помешает знать, и как преодолевать препятствия, которые могут помешать полностью реализовать ваши управленческие способности.
Отсутствие четкой цели
Проводите ли вы церковный праздник или заключаете международную торговую сделку, управлять своими действиями и действиями других людей будет намного легче, если точно знать, чего хотите достичь. К сожалению, цели не всегда бывают четко определены. Это значит, что вы не всегда знаете, чего вы хотите, и не уверены, что не прилагаете усилия понапрасну.
Если ваши цели не очевидны, скорее всего, вы будете делать все кое-как. Вы будете делать то, что считаете нужным, понапрасну надеясь, что дела уладятся наилучшим образом. Это не самый подходящий способ для успешного достижения надежных результатов.
Чаще всего люди неохотно задают вопросы, чтобы выяснить, чего они должны достичь. Возможно, они думают, что тем самым показывают свою слабость или, еще хуже, глупость.
Но если даже вы сами не имеете ясного представления о своей цели, как ее могут понять другие? Поэтому не бойтесь искать ясность там, где требуется, и не спешите решать, каким образом достичь желаемого. Если вы это понимаете, то, как минимум, можете быть уверены в том, что ваше предприятие будет успешным.
Неорганизованность
Если вы неорганизованны, более чем вероятно, что вы сами придумываете себе лишнюю работу. Неорганизованность означает, что вы плохо справляетесь с делами – в результате чего страдает ваше дело. Это, в свою очередь приводит к тому, что люди, с которыми вы работаете, разочаровываются и трудятся не в полную силу.
Перечислим некоторые симптомы, указывающие на неорганизованность.
• У вас нет четкого плана или системы, поэтому вы не можете предвидеть неожиданные события и тратите свое время на то, чтобы успешно преодолевать кризисы, которых могло бы не быть.
• Несвоевременное предоставление информации или материалов людям, которым они были нужны срочно – возможно, вчера.
• Занимаясь будничными делами и не имея общей картины происходящего, вы пытаетесь решать попутно возникающие проблемы. Те м самым вы позволяете менее важным, но более интересным делам заслонять собой те, которым следовало бы уделить внимание в первую очередь.
Неорганизованность не означает, что вы всегда работаете неэффективно; наоборот, вы можете хорошо справляться с делами. Все дело в том, что вы, скорее всего, занимаетесь не тем, чем следовало бы.
Организованность же означает, что вы знаете каковы ваши приоритеты, то есть делаете именно то, что нужно делать.
Избегание проблем
Непонимание того, что проблема существует, тоже может создавать сложности, особенно если это касается вас лично. Довольно трудно увидеть что-то у себя под носом. В связи с этим следует помнить о нескольких важных моментах.
• Если вы попадете в затруднительную ситуацию, то испортите работу, пытаясь справиться с проблемой обычными способами.
• Если у вас появится большое количество заданий, вы можете не заметить серьезных проблем, занимаясь решением незначительных – чем-то вроде перепланировки палубных кресел на «Титанике».
• Если вы не меняете методов своей работы, то рискуете не понять, что ситуация изменилась и теперь требуются принципиально новые решения. Не приспособившись к этим изменениям, вы будете считать ваши цели недостижимыми.
Значительная часть управленческих обязанностей состоит из решения проблем и принятия решений. Для того чтобы делать это эффективно, вы должны понимать, что проблемы как таковые неизбежны и нужно искать адекватные способы их решения.
Неправильный подход к людям
Считается, что руководить – значит быть во главе и отдавать приказы. Разумеется, людям можно приказать, но это не значит, что они будут считать себя обязанными выполнить то, что им сказано.
Подчиненные, возможно, последуют полученным инструкциям, но не выполнят задание должным образом. Будет потрачено время на дополнительный инструктаж и жесткий контроль над каждой мелочью. Такие отношения могут иметь несколько последствий.
• Выполнение только необходимого минимума и нежелание сделать лишний шаг.
• Невнимание к необходимым деталям, что потребует переделки работы.
• Ошибочное мнение о предъявленных требованиях и работа в неправильном направлении.
Если вы приложите усилия и расскажете людям о требованиях, будете говорить четко и лаконично и покажете, что ваши сотрудники и их работа вам небезразличны, то поймете, что они способны проявлять большую инициативу и трудиться эффективнее.
Обсуждение важности выполнения тех или иных задач поможет подчиненным понять предъявляемые к ним требования и уменьшит необходимость контроля и принуждения.
Безответственность
Если дела идут не так гладко, как хотелось бы, или даже совсем не продвигаются, проще всего обвинить в этом кого-то другого.
Довольно удобно спрятаться за объяснением, что другие не выполнили то, что должны были, или что вы ничего не знали о происходящем. К сожалению, незнание не освобождает от ответственности.
