Александр Заика
Бухгалтерский учет на компьютере
Введение
Каждый, кто ищет работу бухгалтера, знает, что в большинстве вакансий среди требований к соискателю упоминается знание программных продуктов компании 1С. В частности, речь идёт об 1С: Бухгалтерии. Этим программным комплексом пользуется для автоматизации учёта огромное количество российских организаций.
Компания 1С обеспечивает бухгалтеров, которые пользуются её разработками, прекрасной методической поддержкой. Если бухгалтер может точно определить проблему, с которой столкнулся, если, при этом, он хорошо понимает, как устроена 1С: Бухгалтерия – он практически всегда сможет найти ответ на свой вопрос, пользуясь специализированными справочными материалами. Но умение правильно задавать вопросы требует наличия определенных базовых знаний.
Человек, который знает, как устроена 1С: Бухгалтерия, видит её состоящей из множества мелких деталей, слаженная работа которых и позволяет ему успешно пользоваться этой системой. И, что очень важно – успешно осваивать новшества, которые приходят в неё благодаря постоянным изменениям в системе бухгалтерского учета. 1С: Бухгалтерия оперативно следует за этими изменениями.
На бухгалтера, фактически, ложится двойная нагрузка. Если в учете происходят изменения, ему нужно освоить эти изменения на теоретическом уровне, и понять, как, используя 1С: Бухгалтерию, организовать учет в соответствии с ними. Однако, если бухгалтер хорошо знает 1С: Бухгалтерию, ему гораздо легче оперативно реагировать на новшества учёта. Эта книга написана для тех, кто хочет освоить 1С: Бухгалтерию до уровня, когда они самостоятельно смогут выяснить любые детали, необходимые в практической работе.
Учиться чему-то, связанному с компьютером, можно несколькими путями. Так, можно заучить некую последовательность действий и пользоваться ей, не задумываясь о внутренних механизмах системы, которые обеспечивают выполнение нужных задач. Глубокое понимание происходящего при таком подходе обычно приходит далеко не сразу. А если не прилагать к этому определенных усилий, то не приходит и вовсе. Минус такого подхода заключается в том, что если что-то вмешается в привычную последовательность действий (например, ошибка), тому, кто не понимает устройство системы, бывает очень непросто разобраться в происходящем.
Другой подход, на котором и основана эта книга, нацелен на понимание устройства и внутренних особенностей работы программ. Тот, кто понимает устройство системы и владеет ключевыми навыками работы с ней, способен самостоятельно, используя дополнительные справочные материалы, получить любые необходимые знания.
Цель этой книги – помочь всем желающим понять 1С: Бухгалтерию 3.0. и научиться в ней работать. Она рассчитана на пользователей, имеющих основные навыки работы с компьютером и знания в области бухгалтерского учета в хозрасчетных организациях. Некоторая часть этой книги, раскрывающая общие принципы работы системы 1С: Предприятие, будет полезна и тем, кто хочет освоить автоматизацию других сфер учета.
Глава 1
1С: Предприятие и 1С: Бухгалтерия
В этой главе мы поговорим об устройстве 1С: Бухгалтерии как программного комплекса и о некоторых общих методах работы, которыми обязательно нужно владеть для того, чтобы последующее взаимодействие с программой было бы продуктивным и безопасным.
Если отвлечься от конкретных программных средств и подумать о том, что является самым важным на компьютере бухгалтера, то окажется, что это – информация. Это та информация, которую бухгалтер изо дня в день вводит в систему. Она, в случае с 1С: Бухгалтерией, накапливается в специальной базе данных. Потеря этой базы данных – настоящее бедствие. Для того чтобы вас такое бедствие никогда не постигло, в этой главе мы рассмотрим простые, но эффективные методы защиты от потери информационных баз. Кроме того, здесь вы узнаете о том, как приступить к работе с 1С: Бухгалтерией.
Основы архитектуры системы 1С: Предприятие
Нередко 1С: Бухгалтерию называют просто «программой». Однако, если отталкиваться от особенностей архитектуры системы, то, что называют «программа 1С: Бухгалтерия» можно будет разделить на платформу и конфигурацию. Конфигурации, кроме того, называют прикладными решениями.
Существуют самые разные конфигурации, 1С: Бухгалтерия – лишь одна из них. Все конфигурации работают, используя возможности платформы, которая называется 1С: Предприятие. Платформа обеспечивает возможность разработки и модификации конфигураций, а так же, конечно, позволяет использовать их для ведения учёта.
Наверняка, у вас есть опыт работы с текстовым редактором Microsoft Word. Упрощенно, платформу 1С: Предприятие можно сравнить с самим редактором, а конфигурацию – с документом, над которым можно в этом редакторе работать.
Если пойти немного глубже в описании конфигурации, то окажется, что конфигурация 1С: Бухгалтерия – это нечто вроде шаблона, который задаёт структуру информационной базы. Кроме того, этот шаблон определяет набор инструментов, доступных бухгалтеру. Этими инструментами можно пользоваться для заполнения информационной базы, для обработки данных, которые в ней хранятся, и для получения некоей результирующей информации в виде отчётов.
И платформа и конфигурации постоянно обновляются. Бухгалтеров особенно интересуют обновления конфигурации, так как именно эти обновления отражают изменения, которые происходят в бухгалтерском учете. В 1С: Бухгалтерии есть механизм, который позволяет обновлять её через интернет. Однако автоматическое обновление подходит не для всех организаций.
Дело в том, что конфигурация, с которой работает конкретная организация, может быть доработана с учетом её потребностей, с учетом особенностей учета. Если это так – задачу по обновлению конфигурации обычно выполняют специалисты той фирмы, которая автоматизировала учёт в организации. Попытка самостоятельного обновления конфигурации с использованием стандартных настроек может привести к весьма неприятным последствиям. Поэтому, пользуясь 1С: Бухгалтерией помните важное правило: никогда не экспериментируйте с рабочими базами. Если вы в чём-либо не уверены, не делайте предположений. Лучше – проконсультируйтесь с тем, кто владеет информацией по особенностям конкретной базы.
Выше мы упомянули о фирмах, которые занимаются автоматизацией учета в организациях. Особенности бизнес-модели компании 1С подразумевают продажу, внедрение и сопровождение программных продуктов фирмами-франчайзи. 1С, поддерживая высокое качество услуг, оказываемых такими фирмами, использует систему сертификации их сотрудников. Поэтому, если фирма, скажем, имеет право продавать 1С: Бухгалтерию – это означает, что в ней имеются специалисты, которые хорошо владеют этой конфигурацией. Найти список фирм-франчайзи можно на сайте компании 1С (http://1c.ru/). Там же можно ознакомиться с актуальными ценами на программные продукты.
Общие особенности версий 1С: Бухгалтерии
Если вы занимаетесь самостоятельным освоением 1С: Бухгалтерии, планируя искать работу бухгалтера, вам полезно будет обзавестись учебной версией этой системы. Учебная версия 1С: Бухгалтерии поставляется с набором справочных материалов. С её помощью можно опробовать на практике основные приемы работы, но для реальной автоматизации учета она не подходит. В комплекте материалов к учебной версии 1С: Бухгалтерии вы найдете и инструкцию по её установке.
Если же речь идёт о реальном ведении учёта, то вам, скорее всего, встретится либо базовая версия 1С: Бухгалтерии, которая используется для автоматизации учёта индивидуальных предпринимателей или малых предприятий и имеет некоторые ограничения, либо так называемая ПРОФ-версия. Существуют и другие версии 1С: Бухгалтерии, однако версия ПРОФ наиболее универсальна. Одна из её особенностей заключается в том, что для её использования необходима подписка на услуги информационно-технологического сопровождения (ИТС). В частности, по подписке распространяются обновления системы, а так же предоставляется доступ к большому объему постоянно пополняемых и обновляемых справочных материалов. Эти материалы доступны в двух представлениях.
Во-первых, каждый месяц организация, оформившая подписку, получает DVD-диск (так называемый «Диск ИТС»), содержащий справочные материалы и обновления. Эти диски бывают двух видов, вид диска (и объема технологической поддержки) зависит от уровня договора, заключаемого с партнером фирмы 1С. Минимально необходимым является договор уровня ТЕХНО. Договор уровня ПРОФ предоставляет пользователю системы максимальный объем услуг, в который входят множество справочных материалов, свежие выпуски бухгалтерской периодики и многое другое. Например – специальная версия информационно-правовой системы Гарант. Диском ИТС можно пользоваться без доступа к интернету.
