Эльвира Викторовна Вашкевич
PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере
Введение
Измеряй микрометром. Отмечай мелом. Отрубай топором.
Правило точности Рэя[1]
Долгие годы население одной шестой части земного шара не имело представления о том, что в мире существуют презентации. Эти люди даже не знали, что это такое. Теперь не только каждый бизнесмен, но практически каждый человек знает, что презентация – важная составляющая жизни. К сожалению, далеко не все представляют, что же это такое.
Многие считают, что презентация – это та же реклама, только несколько растянутая по времени и более подробная. Однако презентация отличается от рекламы не только затраченным на ее просмотр временем либо дополнительными подробностями о качестве товара, включенными в рекламный ролик. Презентация есть представление какого-либо товара (продукта, услуги, идеи) в определенной общедоступной форме. Реклама тоже является представлением товара (продукта, услуги, идеи), но ее отличительная особенность заключается в том, что утверждения рекламы аксиоматичны. Реклама утверждает безоговорочно: данный товар (продукт, услуга, идея) является наилучшим в мире. Презентация же больше похожа на теорему, если пользоваться математическими терминами. Презентация доказывает, что данный товар (продукт, услуга, идея) является наилучшим в мире. Искусство презентации – это искусство построения доказательства.
Презентации бывают разнообразными. Старейшая форма презентации – доклад. Можно проводить презентацию в виде театрального представления или шоу. Презентация также может быть письмом или книгой.
В наш век при все более увеличивающейся скорости жизни наибольшее значение приобретает скорость передачи, приема и обработки информации. При этом презентация-доклад, сохраняя всю свою актуальность, начинает приобретать новые формы подачи материала, более соответствующие требуемым скоростям передачи, приема и обработки информации. Иными словами, появляется компьютерная, или мультимедийная, презентация. Подобную презентацию можно рассылать потенциальным клиентам в письмах, представлять в Интернете, демонстрировать с помощью телевидения, включать в качестве наглядного материала в презентацию-доклад. Такая презентация универсальна, обычно не требует для просмотра определенного, строго назначенного времени, как, к примеру, презентация-доклад. Ее можно просматривать в любое удобное для клиента (партнера, собеседника) время, и она может сочетать в себе элементы как театрального представления (телепостановка), так и письма. Кроме того, в идеале компьютерная презентация содержит все данные, необходимые для представления в наилучшем свете товара (услуги, продукта, идеи), и может обеспечить немедленную обратную связь с клиентом.
Как видите, компьютерная презентация – это не просто нечто, входящее в моду, как новая игрушка, а достаточно удобный и действенный инструмент для того, чтобы донести до вашего потенциального клиента (партнера, собеседника) нужную мысль. Кроме того, компьютерная презентация обеспечивает наивысшую скорость обработки информации.
Многие предпочитают доверять создание презентации профессионалам, и в этом, разумеется, есть смысл. Однако если заказчик сам не представляет весь процесс создания презентации, то он не сможет сформулировать, чего на самом деле хочет. Результат подобного «испорченного телефона» мы можем наблюдать на многих выставках: стенды оформлены красочно, ярко, но вот что именно представляет данная компания на данном стенде, понять зачастую затруднительно. И, как следствие, посетитель такой презентации уходит в некотором недоумении: а что же, собственно говоря, ему показывали? И главное – зачем? Эта нестыковка желаемого с действительным происходит вовсе не потому, что профессионалы плохо работали. Ничего подобного! Они использовали все силы и фантазию. Однако они специалисты по созданию презентаций, а вовсе не по тому товару (продукту, услуге, идее), который требовалось представлять. Только гармоничная работа заказчика и исполнителя может дать необходимый, то есть положительный, результат. Но если для специалиста по созданию презентаций просто нереально освоить все предметы презентаций (например, когда в презентации нуждается новая модель компьютеров, понятно, что специалист по презентации не в состоянии за неделю-другую научиться грамотно ориентироваться в этом предмете), то для заказчика вполне возможно – и необходимо – обучиться основам создания презентации. Это позволит не только самому создавать презентации, но и верно сформулировать заказ специалисту и проверить качество выполняемой им работы.
Данная книга посвящена искусству презентации, то есть искусству построения доказательств наивысшего качества товара (услуги, продукта, идеи). Первая часть книги – это обучение основным принципам создания презентации на примере презентации-доклада. Такая презентация является наиболее общей формой и может включать в себя остальные виды презентации. Научившись создавать презентацию-доклад, вы сможете создать и презентацию-письмо, и презентацию-выставку, и компьютерную презентацию. Если же вы уже все это знаете и умеете, то можете начинать чтение сразу со второй части – с инструкции по использованию PowerPoint 2007.
От издательства
Ваши замечания, предложения и вопросы отправляйте по следующему адресу электронной почты: [email protected] (издательство «Питер», компьютерная редакция).
Мы будем рады узнать ваше мнение!
На сайте издательства http://www.piter.com вы найдете подробную информацию о наших книгах.
Часть 1
Искусство презентации
Глава 1
Алгоритм создания презентации
То, что ищешь, найдешь, только обыскав все.
Закон Буба[2]
Прежде чем приниматься за создание презентации, нужно определить, что именно требуется создать, какова будет последовательность действий, а также составить план. Многие считают, что поскольку создание презентации – процесс больше творческий, чем технический (что соответствует истине), то он не требует такого тщательного планирования, как, к примеру, возведение архитектурного сооружения. Подобное мнение неверно. Ведь художник, создавая картину, не начинает с того, что взмахивает кистью над холстом, – сначала должен родиться замысел картины, да и холст тоже требуется выбрать со всей возможной тщательностью. В противном случае вместо портрета может получиться детская картинка: «ручки, ножки, огуречик» (и это в лучшем случае). По этой причине, начиная по порядку, мы сначала определим алгоритм действий, требующихся для создания презентации, а уж потом рассмотрим каждый пункт отдельно.
Создание презентации включает в себя следующие этапы:
• определение целей и задач презентации;
• определение целевого и количественного состава аудитории;
• определение времени, которое займет презентация;
• определение срока презентации;
• составление плана презентации;
• выбор средств представления для презентации;
• выбор помощников;
• составление сметы презентации;
• составление доклада для презентации;
• подготовка интерактивных упражнений;
• подготовка к вопросам аудитории;
• выбор помещения для презентации;
• оформление помещения для презентации;
• подготовка памятных подарков и сувениров;
• подготовка раздаточных материалов;
• подготовка фуршета;
• репетиция презентации;
• презентация;
• определение эффективности презентации.
Пройдя последовательно все этапы, вы сможете провести презентацию. Как вы понимаете, не все вышеуказанные пункты могут пригодиться. Например, при подготовке презентации-письма нет необходимости беспокоиться о помещении либо банкете. В случае презентации с помощью Интернета или презентации-выставки практически бесполезно размышлять о количественном составе аудитории. Однако, как уже было сказано выше, если вы научитесь создавать презентацию-доклад, остальные виды презентации освоятся вами гораздо легче – они фактически являются частными случаями презентации-доклада.
Если презентация оформлена не в виде доклада, а распространяется либо в компьютерной, либо в печатной форме, либо по телефону, то следует учитывать ограничения действующего законодательства (см. приложение 1).
Если речь идет о телевизионной презентации, то для такой формы также существуют некоторые ограничения, налагаемые законодательством. Правда, эти ограничения относятся в первую очередь к прерыванию теле– и радиопрограмм рекламными вставками. Если же презентация выделена в отдельную программу, то о прерывании уже речь не ведется. Однако закон все же следует знать, что поможет не ошибиться и не нарушить его непроизвольно и случайно, поскольку, как известно, незнание закона не освобождает от ответственности (см. приложение 1).
