Поблагодарив соседа, сесть, не настаивая на общении. Всегда действуйте по правилам этикета, но разумно учитывайте обстоятельства, ситуацию.
Заставьте визитку работать на ваш имидж!
Невозможно представить себе делового человека без визитной карточки. Самые разнообразные по цвету и дизайну карточки активно используются работниками различных сервисных фирм, рекламными агентами.
На сегодняшний день существуют визитные карточки трех типов – личные, деловые и корпоративные.
Требования делового этикета распространяются только на классические визитные карточки. Существует определенный порядок оформления таких визиток.
На личной визитной карточке должны быть указаны имя, отчество (по желанию), а затем фамилия (или псевдоним), они располагаются в центре визитной карточки. И все!
Печатать ли на ней номера телефонов, адрес, должность или профессию – решает сам владелец этой карточки. Это ведь его личная карточка! Он может разместить на ней даже свое фото или рисунок.
Если вы все-таки решите напечатать и другую информацию, то помните, что адрес располагается справа внизу, а телефонные номера слева внизу. Именно такой порядок оформления соответствует мировой практике.
На деловой визитной карточке содержится следующая информация: имя, отчество, фамилия, должность, наименование организации (компании), ее реквизиты (лучше в верхней части визитки). Можете изготовить две разновидности деловой карточки.
Стандартная визитная карточка. На ней указываются имя, отчество, фамилия, полное название фирмы, должность, электронный адрес и служебный телефон. Вручают при знакомстве, это означает, что владелец намерен установить контакт с собеседником.
Визитная карточка для специальных и представительских целей. На ней указываются имя, отчество, фамилия, полное название компании, должность, но не проставлены адрес и телефон. Такую визитку вручают при знакомстве, но это означает, что владелец не намерен продолжать с вами контакты.
Шрифт визитных карточек должен быть легко читаем. Имя, как правило, печатается легко читаемым полужирным шрифтом. Не рекомендуется использовать сложные готические или декоративные шрифты, курсивный шрифт.
В отношении классических визиток применяются строгие правила делового этикета. Например, карточки должны иметь черный текст на белом фоне, напечатанный поперек карточки без каких-либо рамок или завитушек.
Заказывайте визитки на хорошей бумаге, она может быть слегка тонирована. Карточки с глянцевой поверхностью считаются признаком дурного вкуса.
Для оформления деловых визиток можно использовать фирменный стиль компании, ее логотип. На визитках государственных организаций размещается герб России или герб региона. Деловые визитки обычно имеют строгий, простой дизайн и используются, как правило, топ-менеджерами.
Некоторые компании на обратной стороне дублируют информацию на иностранном языке. Это неправильно, стоит заказать отдельные визитки на иностранном языке. Оборотная сторона всегда должна оставаться чистой, на ней можно делать записи от руки.
Каким должен быть размер визитных карточек?
Четких правил в отношении размеров визитных карточек нет, но размер должен быть таким, чтобы их можно было хранить в визитницах классического размера.
Помимо ситуации знакомства, деловые визитные карточки можно использовать для поздравлений, вложив в букеты или цветочные корзины.
Корпоративные визитные карточки содержат много ценной для потребителей информации рекламного характера. В них указывается информация о компании, сфера деятельности, перечень предоставляемых услуг, контактные телефоны, адрес сайта, карта проезда.
Например, на визитных карточках торговых и сервисных фирм указываются реквизиты для связи, часы работы, схема подъезда и краткий перечень товаров или услуг. Размер и шрифт таких рекламных карточек строго не регламентируется.
Дизайн корпоративных визиток отражает фирменный стиль компании. Корпоративные визитные карточки можно использовать для поздравлений, вложив в букеты или цветочные корзины вместе с поздравительными открытками.
А как обмениваться?
Обмен визитными карточками при первой личной встрече с деловым партнером – это необходимый элемент самопрезентации!
Во время процедуры знакомства первым визитную карточку вручает младший по должности старшему. При одинаковом статусе первым вручает визитную карточку младший по возрасту.
Во время групповых встреч обмен визитными карточками ведется строго по правилам, начиная с самых высокопоставленных членов делегации.
При этом младшие по возрасту передают свои визитки старшим, мужчина вручает визитку женщине первым. Инициатива вручения визиток принадлежит принимающей стороне.
Протягивают карточку обязательно текстом вперед. По правилам этикета, приняв карточку, нужно обратить на нее внимание! Не убирайте ее не глядя в карман пиджака или бумажник.
И уж совсем недопустимо засунуть карточку в карман брюк! Это воспринимается как знак неуважения.
Протягивать и принимать карточку нужно правой рукой или двумя руками.
Имейте при себе достаточное количество визитных карточек. Это очень непрофессионально, когда у делового человека нет визитных карточек.
Если вы не застали партнера в офисе, оставьте свою визитную карточку у секретаря, загнув левый уголок. Карточки, оставленные в конверте, не загибают. Можно написать на карточке несколько слов.
Партнеры, заинтересованные в сотрудничестве, получив такую карточку, должны ответить на нее в течение 24 часов: позвонить, послать с курьером письмо или свою визитку.
Визитные карточки не только средство информации, умение пользоваться ими – свидетельство солидности и престижности организации.
Практикум
Правила поведения в типичных деловых ситуациях
Закончилась деловая встреча. В конце разговора собеседник вручает вам свою визитную карточку.
Задания:
1. Отработайте процедуру знакомства равных по положению людей. Продемонстрируйте вашу уважительную реакцию на получение визитки. Посмотрите на нее и прочитайте, например, должность собеседника еще раз.
2. Отработайте процедуру вручения визитки при завершении разговора, привлекая для этого своих друзей или коллег.
Обменяйтесь визитками, при этом назовите собеседника по имени и, пожимая его руку, поблагодарите за то, что он нашел время встретиться с вами.
Скажите, что вам было очень приятно общаться с хорошим профессионалом (или другой подходящий случаю комплимент).
К вам едут деловые партнеры
Конечно, в крупных организациях, активно участвующих в международном деловом обороте, есть специально обученные люди, которые работают по функции протокола.
Те компании, у которых нет возможности нанимать дорогих «протоколистов», поручают спланировать и провести прием деловых партнеров кому-то из своих работников.
В общем виде эта процедура выглядит так.
Руководство компании согласовывает дорожную карту визита со своими деловыми партнерами и поручает своим ответственным работникам подготовить почасовую программу пребывания гостей в своем городе.
Эта программа включает процедуру встречи и размещения гостя или делегации гостей, проведение переговоров и протокольных мероприятий, культурную программу (при этом обязательно учитываются предпочтения гостей), процедуру проводов делегации. Руководство компании рассматривает и утверждает программу, а также назначает ответственного координатора, отвечающего за ее реализацию.
Вот как может выглядеть момент встречи, например, двух деловых партнеров.
Встречает деловых партнеров один из топ-менеджеров компании, а если приезжают иностранные партнеры, то среди встречающих должен быть переводчик.
При рассадке в автомобили самым почетным местом, которое должен занять самый статусный гость, является место на заднем сиденье справа. Самым распространенным вариантом в деловом общении можно назвать ситуацию, когда прибывают гость и сопровождающее его лицо. В этом случае рассадка в автомобиле выглядит следующим образом:
1. Главный гость – заднее сидение справа (представительское место);
2. Представитель принимающей стороны – рядом с водителем;
3. Второй гость – заднее сидение слева.
Телефонный этикет
Телефон звонит.
Общение по телефону все больше заменяет личное общение, поэтому умение правильно и эффективно разговаривать по телефону становится все более актуальным.
