Знак с газетными вырезками, благодаря которым опасность казалась более реальной
Процесс в упрощенном виде
Если вы хотите подготовить хорошую презентацию, то не начинайте прямо со слайдов, впечатывая информацию в шаблоны. Ни одна эффективная презентация так не делалась. Есть несколько методов спланировать выступление. Описанные ниже восемь этапов представляют собой основу процесса, который использую я (некоторые из них были рассмотрены в предыдущей главе). Многие успешные ораторы придерживаются такого же или сходного принципа подготовки.
Студенты колледжа готовят презентацию вместе, выключив компьютер и записывая свои мысли на бумаге
1. Найдите уединенное место («оазис). Определите место и время, когда вы могли бы побыть одни, без риска быть побеспокоенными.
Вам нужны специальные условия, чтобы охладить голову, обрести ясность мысли и увидеть взаимосвязи, которые ранее оставались незамеченными.
2. Уберите помехи. Выключите компьютер, выдерните шнур из розетки. Если вам никто не будет мешать, ваша креативность и мыслительная способность увеличатся в разы. Вы будете поражены.
3. Откажитесь от компьютера. Возьмите блокнот, клеящиеся листочки, карточки. Можно писать фломастером на доске. Вам не нужен компьютер, его очередь наступит позже (если наступит вообще).
4. Выделите суть выступления. Вы хорошо знаете тему, собрали информацию об аудитории и подумали о том, почему ей должно быть интересно вас послушать. Теперь надо определиться с сутью. Ваша тема — не самая суть презентации. Темой, например, может быть «отчет о результатах четвертого квартала». Тогда суть следующая: «у нас прекрасный повод для оптимизма, поскольку продажи четвертого квартала превысили ожидаемые впервые за три года».
Суть выступления — то, что должно запомниться аудитории больше всего. Если они запомнят только одну вещь, что это будет? Спросите себя: ясно ли я представляю себе суть выступления? Запишите. Ключевой вопрос, на который необходимо найти ответ, таков: к чему вы хотите подвести аудиторию? Каким образом желаете изменить ее взгляд на вещи? Помните: вы всегда пытаетесь привести слушателей из пункта А в пункт Б. Последний непосредственно связан с сутью вашего послания. Где эта ключевая высшая точка, которая окажет наибольшее воздействие и повлечет за собой изменения? В приведенном выше примере аудитория была настроена скептически и с тревогой смотрела в будущее до презентации. Но по ее окончании стала более оптимистичной.
5. Мозговой штурм. Генерируйте как можно больше идей относительно темы и сути вашего выступления. Не нужно себя сдерживать. Этап редактирования наступит позже. При мозговом штурме важно количество. Записывайте ваши идеи на карточках, клейких листочках и разложите их на столе или прикрепите на доску. Такой штурм можно проводить в одиночестве или вместе с другими людьми (если презентация — командный проект). Если вы работаете в группе, не оценивайте идеи других. Просто записывайте и покамест складывайте вместе с остальными. На данной стадии годятся даже безумные идеи, поскольку позже они могут выродиться в более практичные, но очень актуальные.
6. Объедините, отредактируйте и сгруппируйте идеи. Теперь пришло время для редактирования. Вот здесь вам нужно постараться сдержать себя и не включить в презентацию слишком много. Сокращайте безжалостно. В идеале нужно сгруппировать идеи по трем-четырем четким категориям, призванным поддержать вашу тему и суть выступления. Уберите все, что не соответствует ни одному направлению.
Классическая структура рассказа состоит из трех частей. Опытным путем я пришел к тому, что трехчастная структура хорошо подходит и для презентаций. Каждая из частей по-своему раскрывает главную мысль (суть) выступления, и благодаря им аудитория внимательно следит за перипетиями сюжета, проходит путь от завязки конфликта до его разрешения. Такая организация презентации, при которой есть одна главная тема и одна главная мысль (суть), а также три разные по содержанию части, так или иначе отражающие тему и мысль, очень эффективна. (При написании речей эта техника также весьма продуктивна.) Определившись со структурой, опять вернитесь к содержанию и посмотрите, что можно убрать или наоборот добавить, чтобы сделать сообщение более понятным. Не забывайте: большинство ораторов пытаются включить в речь слишком много, а не наоборот. Выступать обнаженным означает исключить все несущественное. Работая над содержанием, вы больше занимаетесь вычитанием, чем сложением.
7. Набросайте будущие иллюстрации. Итак, вы четко определили тему и основную мысль, разбили материал на два-три раздела, наполнив каждый достаточно подробной информацией (данными, историями, цитатами, фактами и так далее). Теперь пришло время подумать об иллюстративном материале. Как можно визуализировать идеи, чтобы они стали более понятными и запомнились лучше? Используйте альбом, клейкие листочки, бумагу для заметок и начинайте превращать слова на бумаге в схематичные изображения — со временем они станут высококачественными фотографиями, таблицами, слайдами и так далее.
Черновик схемы выступления с темой, разбитой на три раздела
8. Используйте ПО. Теперь, когда структура вашего выступления готова, а вы схематично представили себе будущие графические изображения, пора перевести свои слова в образы. Возьмите наброски и эскизы и обработайте при помощи одной из популярных компьютерных программ подготовки презентаций. Старайтесь использовать предлагаемые программой возможности по минимуму; вместо этого сконцентрируйтесь на создании простых, понятных и вызывающих интерес наглядных образов. Обратитесь на сайты с профессионально сделанными фотографиями и видеоклипами или наймите профессионального фотографа, если проект требует высококачественных снимков (и позволяет бюджет). Когда вы начнете думать предметно, то поймете, что большинство фотографий можете сделать и сами. Преимущество собственных фото— и видеозаписей в том, что они носят личный характер и сделаны специально для данной презентации. Также исключается возможность, что их уже кто-то где-то видел.
Схематично набросав план выступления и иллюстрации к нему, можно приступить к созданию изображений на компьютере
Как насчет использования кратких записей?
Не следует читать всю презентацию или речь с листа или же заучивать ее наизусть. Но допустимо выписать на один лист краткие тезисы, чтобы освежить в памяти план выступления. Вы знаете структуру и то, о чем хотите сказать, поэтому вам нужны только тезисы или схемы, которые напомнят вам о том, что вы и так знаете. В конце концов, к чему вам длинные записи, если вы не знаете, о чем говорите?
