Множество руководителей до сих пор склонны думать, что информация такого рода не интересует их подчиненных, и поэтому не считают нужным делиться сведениями. На наш взгляд, это серьезная ошибка в вопросах управления и мотивации сотрудников!
Потоки информации на предприятии и ее векторы
Каждая новость исходит из источника, следует своим путем и достигает одного или нескольких получателей. Источник, путь и получатели составляют поток.
Каждый из них имеет свои особенности.
Нисходящая информация
Источник: руководитель
Путь: иерархический
Получатели: подчиненные
Чем значительнее количество иерархических промежуточных пунктов, тем больше данная информация подвергается искажениям, сокращениям.
Чем ближе полученная информация от источника (генерального директора), тем более она полезна для ее получателей. Это позволяет им лучше понять свое место в рамках службы, придать смысл своей деятельности, оценить свой вклад в достижение целей и задач.
Хотя для многих из вас это кажется очевидным явлением, тем не менее некоторые еще склонны удерживать часть информации. Последствия такого поведения катастрофичны для управленца.
В действительности желание сохранить информацию при себе (не считая конфиденциальной) означает потерю доверия своих подчиненных, спад своей влиятельности, потерю деловой репутации.
Напротив, дать информации ход – поделиться властью; означает признать другого равным себе, укреплять отношения, основанные на доверии; это обмен мнениями, общение при этом. Роль руководителя велика.
Основные векторы нисходящей информации
– Официальные или неофициальные собрания.
– Индивидуальные беседы.
– Служебные записки.
Это самые практичные способы для того, чтобы пустить данную информацию в ход.
Пример: одна известная публичная компания недавно внедрила внутреннее письмо LIRE (К ПРОЧТЕНИЮ), предназначенное представителям руководящего состава. Это письмо, присылаемое дважды в месяц, предоставляет им важную информацию, касающуюся принятых решений или грядущих изменений, которую руководители в свою очередь должны донести до своих подчиненных.
Восходящая информация
Источник: подчиненные
Путь: иерархический или иной путь
Получатель: руководство
Будучи необходимой для каждого члена руководящего состава, качество и важность информации, которая доходит до вас, прямо пропорциональна:
– качеству и важности информации, которую вы сами переадресуете подчиненным,
– способу учета или неучета информации, которую ваши сотрудники доносят до вас,
– доверию, с которым к вам относятся подчиненные.
Следовательно, существует непосредственная, прямая связь между движением восходящей информации и степенью доверия, которой пользуется руководство.
Кроме того, интересно отметить, что чаще всего в компаниях отсутствуют правила по вопросу reporting (отчетности) – очевидно, что понятие «отчетность» при всей своей необходимости приобретает негативный оттенок в значении «контроль».
Основные векторы восходящей информации
– Оперативные совещания обмена информацией.
Руководитель сообщает информацию, предназначенную для того, чтобы услышать вопросы от персонала и держать их в курсе деятельности предприятия.
– Затем слово дается сотрудникам для того, чтобы они могли задать все интересующие их вопросы.
– Индивидуальные технические обсуждения.
Не стоит путать их с ежегодными переговорами, их задача – прояснить ситуацию с членами команды по вопросам их эффективности в рамках занимаемых должностей и дать им возможность высказать идеи, предложения, проекты, которые они хотели бы реализовать.
Собрания по решению проблем, обучающие семинары, переговоры о трудоустройстве или продвижении по службе, неформальные собрания, фуршеты также являются возможностями для передачи и получения информации.
Побочная информация
Источник: коллеги
Пути: многочисленные и разнообразные
Получатели: коллеги
Одним из основных недостатков французских предприятий является обособленность их отделов, затрудненное взаимодействие между отделами. Вместо того чтобы работать бок о бок для достижения общей цели (удовлетворение нужд клиента), отделы часто склонны устраивать соревнование. Содействие улучшению циркуляции информации между службами является sine qua non (необходимым) условием эффективности компаний завтрашнего дня.
Какие средства применять?
– проверить согласованность и последовательность целей между отделами,
– способствовать созданию и организации неформальных, индивидуальных сетей,
– внедрить управление проектами,
– формировать в компании «смежные, перекрестные» группы,
– использовать документооборот между отделами,
– запустить кампании по афишированию по основным вопросам и темам, по максимуму привлекая к ним персонал,
– расширять публикации Flash Info или прессы предприятия.
Эти способы соответствуют основным векторам внедрения и реализации способов развития внутренней информации.
Разработать стратегию внутренней коммуникации недостаточно!
Вне всякого сомнения, предприятия, которые сумеют внедрить политику внешней коммуникации параллельно и согласованно с политикой внутренней коммуникации, лучше всего смогут противостоять давлениям рынка и, опираясь на совместные действия и навыки профессионалов, спрогнозируют изменения раньше, чем испытают их негативные последствия.
В этом случае последствия для будущего предприятий будут принципиально отличаться!
Профсоюзная информация
Источник: руководство
Получатели: представители персонала, члены комитета предприятия
В целом этот канал недооценивается членами руководства, которые в этом случае склонны чувствовать себя отстраненными от дел.
Собрание данных инстанций предполагает подготовку протокола, что требует некоторого времени, в течение которого руководство чаще всего остается в неведении, если только это не члены руководства, которые принимали участие в собрании.
Один из способов наилучшего урегулирования данной проблемы заключается в том, чтобы в рамках совещания собрать основных членов руководства, проинформировать их о принятых или непринятых решениях для дальнейшего взаимодействия с сотрудниками по заданным вопросам.
Внешняя информация
Источник: окружение
Пути: различные (пресса, радио)
Получатели: члены компании
Многие работники зачастую жалуются, что получают порой весьма важную информацию из внешних источников, а не от самого предприятия. Хотя очевидно, что определенная информация должна некоторое время оставаться в тайне (пример: важные переговоры с конкурентом, перекупка предприятия и т. д.), однако не следует пренебрегать этим потоком информации, о важных решениях или грядущих изменениях необходимо информировать персонал сразу же, как только станет возможно. В самом деле, весьма неприятно чувствовать себя последним, узнавшим о решении, которое касается тебя в первую очередь.
Качества эффективной информации
Эффективная информация должна быть:
точной,
оригинальной,
отобранной,
полной,
обработанной,
объективной.
Точной: она четко проводит границу между фактами и мнениями.
Оригинальной: она предоставляет получателю новые детали по своему содержанию, своей форме представления или по своим заключениям.
Отобранной: она сформулирована с учетом получателя, цели сообщения, времени, которым он располагает.
Полной: она предоставляет все детали задачи.
Обработанной: она помещена в первоначальный контекст, чтобы ее можно было использовать эффективно.
Объективной: она избегает всяких оценочных суждений, любых эмоциональных настроений.
Как видно, функция информирования является первостепенной для руководителя.
От нее зависят качество и эффективность работы его подчиненных.
Информировать своих сотрудников – значит давать каждому возможность:
– принять цели предприятия,
– лучше осознать значение своей должности в рамках службы, предприятия,
– придать смысл деятельности, которую он осуществляет, что является неотъемлемым условием осознания своей ответственности и принятия инициативы,
