Наконец, если вы хотите перейти от выстраданного времени к выбранному, ниже дано двенадцать законов для улучшения самоорганизации, которые сопровождаются перечнем вспомогательных средств:
ДВЕНАДЦАТЬ ЗАКОНОВ ДЛЯ УЛУЧШЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ
Первый закон: ЗАКОН ПАРКИНСОНА
Общий объем работы всегда будет увеличиваться, чтобы заполнить собой все отпущенное на работу время: действовать в виде целей, а не в виде задач, которые нужно выполнить.
Второй закон: ЗАКОН МЕРФИ
Всякая работа требует больше времени, чем вы думаете. Все не так легко, как кажется.
Третий закон: ЗАКОН ИЛЬИЧА
После достижения определенного уровня прирост эффективности снижается.
Четвертый закон: ЗАКОН КАРЛСОНА
Любая прерванная, а затем продолженная работа занимает больше времени, чем сделанная без перерыва. Всякая прерываемая работа менее эффективна.
Пятый закон: ЗАКОН ФРЭССА
Один час не всегда равен другому.
То, что нам нравится, проходит быстро, то, что не нравится, кажется, тянется вечно.
Шестой закон: ЗАКОН ПАРЕТО
20 % нашей деятельности обеспечивают 80 % результатов. Главное занимает 20 %, второстепенное занимает 80 % времени, пространства, энергии.
Седьмой закон
Сначала подумай, затем сделай.
Восьмой закон
Не откладывай до последнего решения, которые необходимо принять.
Девятый закон
Назначайте порядок приоритетности задач, которые нужно выполнить.
Десятый закон
Запланированная работа отодвигает в сторону незапланированные дела.
Одиннадцатый закон
Чередуйте разнородные задачи, избегая разбрасывания.
Двенадцатый закон
Оптимизируйте.
Эти 12 ЗАКОНОВ мы хотим дополнить списком средств, которые, без сомнения, помогут вам сэкономить лишний час. В эпоху, когда в связи с внедрением 35-часовой рабочей недели свирепствует «война за время», лишний час в день поможет вам сконцентрироваться на занятиях, которые требуют больших временных затрат: на размышление и прогнозирование, что, в свою очередь, является источником вашей дополнительной ценности как руководителя (см. J.-L. Muller, «La guerre du temps», Éditions d’Organisation, 1996).
Рекомендуемые средства
– Выделяйте временные ресурсы для каждого вида деятельности.
– Назначайте время готовности.
– Действуйте согласно целям, а не задачам, которые нужно выполнить.
– Подводите итоги деятельности за день.
– Защитите себя от внешних просьб и загрузок.
– Сгруппируйте задания по видам деятельности, по однородности.
– Начинайте день с действия, которое вам не нравится, но которое является важным.
– Определите высокопродуктивные виды деятельности.
– Посвятите себя сути своей миссии.
– Отсеивайте.
– Осуществляйте хотя бы одно важное задание в день.
– Делегируйте.
– Прекратите считать, что есть лишь один правильный способ исполнения – ваш.
– Определяйте для себя время встреч с самим собой.
– Планируйте заранее важные и приоритетные виды деятельности.
– Давайте себе право на ошибку.
– Не бойтесь принимать решения в условиях неопределенности.
– Думайте с точки зрения приоритетов.
– Распределите задачи, которые нужно выполнить, в порядке их приоритетности.
– Делайте перерывы.
– Не делайте больше одного вида деятельности за раз.
– Чередуйте периоды размышления с периодами деятельности.
– Записывайте то, что приходит вам в голову.
После этих рекомендаций и советов очень важно рассмотреть их в русле собрания и совещания, которые отнимают у вас безумное количество времени!
В рамках 35-часовой рабочей недели совещания и собрания стали пожирать время руководителя еще сильнее, чем раньше. Отсутствие или нехватка подготовки еще больше увеличивают их продолжительность, в связи с чем руководители и их подчиненные задаются вопросом о реальной результативности таких собраний.
Как следствие, руководитель и сами его сотрудники обычно стремятся не использовать эти инструменты, за исключением проблемных ситуаций. Таким образом, собрания и совещания запятнали свое имя негативной окраской, и по мнению работников, они подразумевают обсуждение сложных и исключительных ситуаций.
Организовать ваше время с целью улучшения коммуникации это значит:
– обсудить ваше собственное управление временем (например политика открытых дверей, умение организовать перерывы, умение говорить «нет», умение объяснить свою манеру организовывать свой график),
– объяснить четкие правила игры по отношению к таким ситуациям,
– сделать такие ситуации обычными путем повышения их частотности, но сокращения длительности,
Внедрение этих инструментов позволяет спрогнозировать трудности и, следовательно, предотвратить их вместо того, чтобы оказаться перед свершившимся фактом и страдать от их последствий.
Общение по поводу своего собственного тайм-менеджмента
Кто хочет, тот ищет возможности, кто не хочет – ищет причины…
Многие управляющие хотят лучше управлять своим временем и, не создавая при этом условий успеха, найти себе союзников.
Обсудить свой способ управления временем – это значит объяснить подчиненным, как вы работаете (например, объяснить, почему я практикую политику открытых дверей или не практикую), что я ожидаю от той или иной ситуации (пример: когда вы мне сообщаете о проблеме, я ожидаю, что прежде всего вы будете оперировать фактами, затем вы мне дадите основную информацию, чтобы у меня было глобальное видение ситуации, наконец, чтобы вы пришли ко мне с предложениями решения проблемы).
Действовать таким образом – это значит: дать вашим подчиненным необходимые ориентиры для улучшения коммуникации и взаимодействия с вами. Значит – способствовать эффективности отношений, оставаясь при этом сосредоточенным на результатах, целях, продуктивности. Многие руководители не решаются озвучивать подобные ожидания и пожелания, опасаясь, что зайдут слишком далеко или слишком раскроются. Таким образом, они с самого начала отсекают часть возможных результатов и ставят себя в ситуацию фрустрации, разочарования (пример: мне очень не нравится та манера, в какой он преподносит мне проблему), что может привести к неэффективным моделям поведения.
Несколько примеров ситуаций:
– Нужно ли практиковать политику открытых дверей?
– Как управлять перерывами, вторжениями?
– Как научиться говорить «нет»?
Практиковать политику открытых дверей
Безусловно, одной из ваших основных функций является умение слушать и общаться, но должны ли вы быть доступны для ваших сотрудников в любое время?
По нашему мнению, ответ – «нет». Любой руководитель должен иметь возможность насладиться моментами тишины и использовать их для размышлений или анализа важных документов. Именно поэтому мы ратуем за то, чтобы научиться закрывать дверь. Попробуйте, и вы увидите, что, однажды увидев закрытую дверь, ваши подчиненные задумаются и не решатся открыть ее.
Мы советуем организовать вашу работу следующим образом:
– приходите в офис утром как можно раньше, чтобы поработать спокойно (без вторжений и телефонных звонков),
– сообщите вашим подчиненным (не будучи при этом ограниченным слишком жесткими рамками) об «окнах» в вашем расписании, когда вы будете доступны для них,
– поощряйте, чтобы они назначали встречи,
– формируйте самостоятельность и осознание собственной ответственности, чтобы они научились самостоятельно урегулировать проблемы.
Одним словом, не путайте понятия «быть в доступности» и «быть в распоряжении».
Управлять ситуациями, когда вас прерывают
Есть люди, которые не умеют терять свое время в одиночестве. Это бич занятых людей.
Умейте сказать «нет»
– Говорите сразу, что вы обдумываете важный вопрос.
– Попросите уточнить проблему, которая требует обсуждения, и время, необходимое для этого.
– Обозначьте наиболее удобное время встречи с вашим собеседником.
Умейте говорить «да»
– Убедитесь, что предмет разговора требует немедленного обсуждения.
– Точно обозначьте время, которым вы располагаете, убедитесь в согласии собеседника на обозначенный интервал и придерживайтесь его.
– Переходите прямо к сути.
Уметь отказывать
– Политика открытых дверей способствует частым вторжениям ваших подчиненных или вашего руководства. Поэтому поскольку к вам обращаются с многочисленными просьбами, некоторые из вас испытывают сложность в том, чтобы ответить отказом.
– Страх ухудшить отношения, опасения наказания, желание понравиться, угодить, забота о том, чтобы сохранить уважение своего собеседника, личное удовлетворение – существует легион разумных доводов, которые позволят вам не отказывать.
