Предположим, выставочная деятельность для компании является доминирующей над всеми остальными и поглощает максимум средств, причем расходы покрываются благодаря поступлениям от экспонентов (платежам за участие в событии, подготовленном данной компанией). Тогда исчисление себестоимости события должно вестись на синтетическом счете бухгалтерского учета 20 «Основное производство». Здесь суммируются прямые производственные затраты, связанные с закупкой материалов, сооружением павильонов и иным обустройством выставочной территории, амортизацией основных средств, оплатой труда персонала, расчетами с поставщиками, посредниками и подрядчиками.
Формирование статей калькуляции, обобщение которых мы имеем на счете 20, происходит на другом синтетическом счете бухгалтерского учета – счете 25 «Общепроизводственные расходы». На этом счете выделено множество субсчетов, каждый по определенному виду издержек. Это позволяет не ошибиться в расчетах, не перепутать назначение тех или иных сумм, особенно если они одинаковы. Когда выставка будет закрыта, бухгалтер всю информацию с кредита субсчетов счета 25 перекачивает в дебет счета 20, обобщая цифирь и получая тем самым окончательную величину фактической себестоимости выставочного проекта.
Основанием для записей на субсчетах счета 25, равно как и на остальных счетах бухгалтерского учета, служат первичные учетные документы, которые в свою очередь имеют своим основанием контракты (договоры). В настоящем пособии много места уделено знакомству с различными договорами, имеющими широкое хождение в выставочной деятельности.
Одним из главных документов, более всего влияющим на величину себестоимости выставочного проекта, является договор поставки: организатору выставки подчас требуется большое количество строительных и отделочных материалов, инструментарий, специальные мебель и оборудование, электроустройства и электроматериалы и т. д. На поставку партий таких товаров в определенные сроки, согласованные с графиком подготовки к выставке, как раз и заключается договор поставки. В некоторых случаях поставщик не имеет возможности обеспечить доставку всего заказа, так что компании приходится одновременно заключать договор с автотранспортным предприятием, специализирующемся на грузоперевозках. Такая организация возьмет на себя доставку материалов со склада поставщика. Текст двух данных документов будет рассмотрен ниже.
Договор поставки № […]
[Наименование организации], именуемое в дальнейшем «Поставщик», в лице директора Имярек, действующего на основании Устава, с одной стороны, и [наименование организации], именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора Имярек-2, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.
1. Предмет договора
1.1. Поставщик обязуется передавать в собственность покупателю товары, указанные в п. 1.2 настоящего договора, в указанные в настоящем договоре сроки, а покупатель обязуется принимать указанные товары и своевременно производить их оплату на условиях настоящего договора.
1.2. Предметом поставки являются следующие товары, в дальнейшем именуемые «Товары»:
1.2.1. [Наименование], в дальнейшем именуемый «Товар № 1».
1.2.2. [Наименование], в дальнейшем именуемый «Товар № 2».
2. Объем (количество) и сроки поставки
2.1. Общий срок действия настоящего договора составляет […]. Общий срок действия настоящего договора начинает течь с момента подписания настоящего договора.
2.2. Поставка товаров осуществляется отдельными партиями в следующие сроки:
2.2.1. Товар № 1 поставляется ежемесячно в период с […] по […] каждого месяца партиями по [. штук/килограммов и т. д.].
2.2.2. Товар № 2 поставляется ежедневно к […] часам партиями по [. штук/килограммов и т. д.].
3. Порядок поставки товаров
3.1. Поставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки товаров покупателю.
3.2. Доставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки их [железнодорожным/водным/воздушным и т. д. ] транспортом при соблюдении следующих условий:
3.2.1. Товар № 1: [условие].
3.2.2. Товар № 2: [условие].
3.3. Поставщик обязан сообщать покупателю об отправке товаров путем отправления [письма/электронного письма/ факс-сообщения и т. д.]
3.3.1. Не позднее чем за [часов/дней/месяцев] до погрузки товара № 1.
3.3.2. Не позднее чем за [часов/дней/месяцев] до погрузки товара № 2.
3.4. Покупатель обязан совершить следующие необходимые действия для обеспечения принятия товаров:
3.4.1. При принятии товара № 1: [условие].
3.4.2. При принятии товара № 2: [условие].
3.5. Принятые покупателем товары должны быть им осмотрены в следующие сроки:
3.5.1. Товар № 1 в течение […] дней.
3.5.2. Товар № 2 в течение […] часов.
4. Качество и комплектность
4.1. Качество и комплектность поставляемых товаров должны соответствовать: [сертификату качества/образцу и т. д.].
4.2. Подтверждением качества и комплектности со стороны поставщика является [наименование документа о качестве и комплектности товара].
4.3. Согласование между сторонами уточненных характеристик и дополнительных требований по качеству и комплектности, не предусмотренных п.п. 4.1, 4.3 настоящего договора, производится сторонами в отдельном порядке.
5. Цена
5.1. Покупатель оплачивает поставленные поставщиком товары по следующим ценам:
5.1.1. Товар № 1 […] рублей за [… штуку/килограмм и т. д.].
5.1.2. Товар № 2 […] рублей за [… штуку/килограмм и т. д.].
5.2. Расчеты за каждую поставленную партию товара производятся в безналичном порядке в течение […] с момента […] путем [форма расчетов].
5.3. Покупатель обязан известить поставщика об осуществлении платежа в срок […] с момента […] путем [телеграмма с уведомлением/факс и т. д.].
6. Ответственность сторон
6.1. За просрочку платежа покупатель уплачивает продавцу штраф в размере […] от суммы договора и пеню из расчета […] от суммы договора за каждый день просрочки.
6.2. Меры ответственности сторон, не предусмотренные в настоящем договоре, применяются в соответствии с нормами гражданского законодательства, действующего на территории Российской Федерации.
7. Порядок разрешения споров
7.1. Споры и разногласия, которые могут возникнуть при исполнении настоящего договора, будут по возможности разрешаться путем переговоров между сторонами.
7.2. В случае невозможности разрешения споров путем переговоров стороны после реализации предусмотренной законодательством процедуры досудебного урегулирования разногласий передают их на рассмотрение в [указать наименование и местонахождение третейского/арбитражного/народного суда, выбранного сторонами для разрешения споров].
