Основным преимуществом использования шаблонов являются различные инструменты управления вводом текста. Например, вы можете добавить в шаблон выпадающие списки, текстовые поля, вставить автоматическую дату и многое другое.
Для этого, создав шаблон, вам необходимо отобразить вкладку Разработчик. Если она не видна в окне программы, то в настройках текстового редактора (доступ к которым можно получить, нажав кнопку Параметры Word, находящуюся в меню кнопки Office) нужно установить флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте.
Группа Элементы управления предназначена для размещения управляющих элементов в шаблоне. Для вставки в шаблон доступны следующие управляющие поля.
• Формат RTF (поле с поддержкой форматирования). С его помощью можно вставить в шаблон поле для ввода текста. Например, если вы хотите оставить место для ввода фамилии или какого-то названия, воспользуйтесь этой кнопкой.
• Текст (поле без поддержки форматирования) – это поле может содержать только обычный, без форматирования.
• Поле со списком и раскрывающийся список (поля со списком).
• Выбор даты – поле даты.
Для каждого управляющего элемента можно настроить его свойства. Для отображения окна свойств необходимо выделить требуемый элемент и на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажать кнопку Свойства. Здесь можно задать, например, заголовок элемента. Для полей с выпадающим списком можно сформировать список, который будет раскрываться с помощью этого управляющего элемента.
При добавлении управляющих элементов полезным инструментом является подсказка о предназначении элемента. Например, вы можете добавить текст-подсказку с информацией о том, что именно нужно вводить в тот или иной элемент шаблона – это позволит упростить использование шаблонов. Для добавления такой подсказки нужно перейти в режим проектирования (для этого на вкладке Разработчик в группе Элементы управления предназначена кнопка Режим конструктора). Далее щелкните внутри управляющего элемента. Подсказку стоит делать краткой и информативной, чтобы легко можно было определить предназначение элемента.
Ограничение доступа к шаблону
Можно задать ограничение доступа и ко всему шаблону. Для этого на вкладке Разработчик в группе Защита предназначена кнопка Защитить документ, нажав которую, вы отобразите область задач Защитить документ (рис. 2.34). В ней можно задать ограничение на форматирование и ввод текста. В группе Ограничение на форматирование установите флажок Ограничить набор разрешенных стилей. Для изменения стилей, которые будут заблокированы, предназначена ссылка Настройки.
Рис. 2.34. Защита шаблона от изменений
Для настройки ограничений на редактирование шаблона предназначена одноименная группа. Чтобы задать ограничения на редактирование текста, установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа. В списке, расположенном ниже, вы можете установить необходимые параметры. Так, например, шаблон можно сделать только для чтения, запретить добавление примечаний, запретить запись исправлений, а также разрешить ввод данных в поля форм. Именно этот пункт является оптимальным при работе с шаблонами. При его выборе пользователь получит доступ только к полям и управляющим элементам, в которые можно вводить текст и выбирать значения из списка. После настройки необходимо в группе Включить защиту нажать кнопку Да, включить защиту. Откроется окно, в которое можно ввести пароль защиты шаблона от изменений.
2.12. Завершение работы с файлом
В версии текстового редактора Word 2007 появилась новая функция – завершение работы с файлом. Выбрав в меню кнопки Office пункт Подготовить, вы получите доступ к операциям, которые разработчики предлагают выполнить перед тем как документ станет доступным для других пользователей. Завершение работы с файлом означает подготовку его к распространению.
Завершение работы состоит из нескольких частей. Им соответствуют пункты меню Подготовить.
В первую очередь осуществите просмотр и редактирование свойств документа. Выбрав Подготовить → Свойства, вы сможете отредактировать стандартные поля документа – имя автора, название, тему, ключевые слова, категорию, статус, комментарии (рис. 2.35). Если вы хотите спрятать эту информацию, можно убрать личные данные из этих полей.
Рис. 2.35. Редактирование стандартных полей документа
Следующим этапом в подготовке документа к распространению является проверка наличия скрытой информации, то есть тех данных, которые не должны видеть другие пользователи. Это действие рекомендуется выполнять перед тем как передавать файл другим лицам. В меню кнопки Office выполните команду Подготовить → Инспектор, в результате чего запустится специальный модуль Инспектор документов.
В его окне можно настроить поля, которые необходимо проверить. Среди них – наличие комментариев, заголовков, скрытого текста, данных XML и др. Установив необходимые флажки в окне Инспектор документов, нажмите кнопку Проверить, чтобы начать проверку документа. В результате откроется окно со списком обнаруженных скрытых данных и предложением удалить их из документа.
Также при завершении работы с файлом, особенно если вы планируете сохранять его в формате предыдущих версий редактора, необходимо проверить, не содержит ли ваш документ элементов, которые могут быть отображены только средствами Word 2007. Для этого в меню кнопки Office нужно выполнить команду Подготовить → Проверка совместимости.
В появившемся окне отобразится перечень ошибок, то есть элементов, которые не могут быть корректно отображены в предыдущих версиях программы. Для успешного сохранения документа в формате старых версий нужно будет внести в документ необходимые правки.
После того как все шаги процесса завершения работы с документом пройдены, нужно пометить файл как завершенный. Это делается перед тем, как открывать доступ к работе для других пользователей. Когда документ помечен как завершенный, соответствующий ему файл получает атрибут «только для чтения», а функции редактирования, ввода текста и форматирования становятся недоступны. Таким образом, вы можете быть уверены в сохранности файла, отдавая его своему научному руководителю.
Чтобы пометить документ как завершенный, в меню кнопки Office выберите команду Подготовить → Пометить как окончательный. Теперь ваш документ нельзя будет исправить. А чтобы вернуть такую возможность, повторите команду.
Глава 3 Полезные утилиты для работы с текстом
• Поиск и замена фрагментов
• Ввод одинаковых фрагментов
• Объединение текстовых документов
• Разные утилиты
• Работа с PDF-документами
• Менеджеры буфера обмена
Несмотря на то что Word – многофункциональная программа, у каждого пользователя может возникнуть необходимость выполнить действия, недоступные стандартным средствам текстового редактора. Для расширения его возможностей существует множество дополнительных программ – утилит для работы с текстом. Они могут помочь вам в написании курсовой или дипломной работы. О некоторых из них будет рассказано в этой главе.
3.1. Поиск и замена фрагментов
Текстовый редактор успешно справляется с поиском и заменой текста в отдельном файле. Однако, если это же нужно сделать сразу в нескольких файлах, лучше воспользоваться специальными программами, с помощью которых можно заменить фрагменты одновременно в нескольких файлах.
Drag Drop and Replace
Программа Drag Drop and Replace (http://minimice.cjb.net) предназначена для поиска и замены текста. Она позволит очень быстро и без особых усилий произвести замену фрагментов сразу в нескольких файлах. В окне редактора необходимо сформировать список замены, то есть указать, что на что нужно заменить (рис. 3.1). Чтобы произвести данную операцию, следует перетащить текстовый файл в окно программы Drag Drop and Replace. В результате заменятся все найденные элементы и файл будет сохранен с новыми данными.
Рис. 3.1. Формирование списка замен
Максимальный размер файлов, с которыми может работать приложение Drag Drop and Replace, – 4 Гбайт.
Недостатком программы является то, что ее бесплатная версия работает только с текстовыми файлами в формате ТХТ. Чтобы работать с файлами в формате текстового редактора Word, необходимо приобрести версию PRO.
Mass Text Processor
Mass Text Processor (http://soft.primedance.ru) – это одна из наиболее мощных программ для замены текстовых фрагментов. Она работает без инсталляции – для ее запуска достаточно распаковать архив и запустить ЕХЕ-файл. Еще одним преимуществом данного приложения является то, что оно бесплатно.
Вначале в список окна программы необходимо поместить файлы, требующие обработки. Для этого предназначена кнопка Добавить файлы. Приложение может работать с основными типами текстовых файлов (DOC, RTF, ТХТ), а также с файлами электронных таблиц и презентаций. Примечательно, что Mass Text Processor умеет обрабатывать целые каталоги. Добавив в список каталог, можно указать тип файлов, которые следует обрабатывать (для этого предназначено поле Профиль), и нужно ли обрабатывать содержимое подкаталогов (для этого предназначен флажок Включая подкаталоги (рис. 3.2). Также существует возможность добавления маски для имен обрабатываемых файлов.
