«Производственный» блок. Его структура зависит от вида деятельности фирмы: услуги, производство, торговля. Это основное подразделение, непосредственно осуществляющее вид деятельности, все остальные подразделения только лишь обслуживают его функционирование.
Маркетинг. «Если фирма не сумеет разбить рынок на сегменты, то рынок разобьет на сегменты эту фирму» (Питер Дойль, всемирно известный специалист в области маркетинга).
Это подразделение (или один человек), которое отвечает за развитие фирмы. На практике очень редко встречается в малом бизнесе по причине недопонимания собственниками фирмы важности его наличия. Если такое подразделение и есть, то оно занимается, в основном, рекламой и продвижением товаров/продукции/услуг.
Однако в любой компании должны быть сотрудники, специально «заточенные» под развитие: проводящие регулярный мониторинг ситуации на рынке, анализ конкурентов, степени удовлетворенности покупателей/заказчиков, разработку перспективных направлений развития и т. п.
Это группа людей, с которыми собственники периодически работают над стратегией развития бизнеса.
«АХО». Административно-хозяйственный блок включает: делопроизводство, охрану, клининг, закупки канцтоваров, мебели и т. п. Охрана и клининг могут быть организованы на условиях аутсорсинга.
Управление персоналом. Включает функции кадрового учета, рекрутинга (подбора персонала), обучения и продвижения кадров. Сотрудники службы управления персоналом реализуют кадровую политику в фирме.
Правовое обеспечение. В зависимости от размера фирмы и специфики деятельности правовое обеспечение может осуществляться сотрудником, подразделением фирмы либо быть организованным на основе аутсорсинга.
Финансово-экономический блок организационной структуры.
Экономику, финансы и бухгалтерию целесообразно объединить в одну службу.
Например, так:
В небольших фирмах бухгалтерский и налоговый учет могут быть переданы на аутсорсинг. В таком случае необходимо определить, кто в организации будет отвечать за взаимодействие с фирмой-подрядчиком по оказанию подобных услуг. На практике бывает много вопросов, и сотрудник должен обладать необходимыми компетенциями в области бухгалтерского и налогового учета.
По поводу статуса и функций главного бухгалтера. Его деятельность регламентирована Федеральным законом о бухгалтерском учете № 402-ФЗ ОТ 06.12.2011 г.:
Статья 7. Организация ведения бухгалтерского учета
1. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.
3. Руководитель экономического субъекта, за исключением кредитной организации, обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета…. Руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства может принять ведение бухгалтерского учета на себя.
Для целей организационного проектирования необходимо учитывать, что главный бухгалтер несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, тогда как за организацию бухгалтерского учета несет ответственность руководитель.
Дело в том, что любой учет в организации – это следствие наличия формализованных бизнес-процессов, которые организует и внедряет руководитель организации. Более подробно об этом – в соответствующих разделах нашей книги.
Главный бухгалтер и сотрудники бухгалтерии на основании первичных документов отражают в бухгалтерском учете все проведенные операции за некоторый (уже прошедший) период.
Другими словами, бухгалтерия не влияет на формирование финансового результата – она только лишь постфактум отражает движение денег и товарно-материальных ценностей, тогда как задача финансового директора / заместителя по экономике управлять процессом, определяя целесообразность сроков и размеров тех или иных операций и получать запланированный результат.
Если проще, то бухгалтерия – это статисты, которые обрабатывают первичные документы и вносят данные в автоматизированную систему, экономисты формируют планы (бюджет) и отчеты об их выполнении, а финансисты управляют денежными потоками.
В небольших фирмах все три функции бывают объединены и вменены в обязанность главному бухгалтеру, поэтому очень часто экономический блок не получает должного развития.
Причина проблемы – совмещение противоположных функций: бухгалтерский учет – это анализ «прошлого», того, что уже произошло, экономика – это планирование/моделирование будущего, управление финансами – «настоящее» и «будущее» фирмы. В одном человеке редко совмещаются такие разнонаправленные способности.
Кроме того, бухгалтерский учет для главного бухгалтера и директора всегда является приоритетным, поскольку жестко регламентирован внешними контролирующими органами (ФНС, ПФ, управлением статистики и т. п.).
«Экономика» фирмы обычно существует по остаточному принципу.
Мы рекомендуем разделять функции бухгалтерского учета и экономики.
Для устранения конфликтных ситуаций главного бухгалтера целесообразно подчинить финансовому директору/заместителю по экономике. Такое вертикальное подчинение позволит решать все вопросы в рамках одной службы, а не выносить спорные вопросы на решение директора, как в случае равных по статусу главного бухгалтера и финансового директора.
Виды учета
На практике имеют значение следующие виды учета:
1. Бухгалтерский.
2. Налоговый.
3. Управленческий.
Кроме указанных выше, выделяют складской учет, производственный, кадровый, учет военнообязанных и т. п. Некоторые из видов учета входят в понятие «управленческий учет» (производственный, складской), другие самостоятельные (кадровый).
Таблица 3
Сравнительная таблица видов учета на предприятии
Управленческий учет
Невозможно управлять тем, что нельзя измерить.
Бизнес-поговорка
Управленческий учет мы относим к разделу «Организация», поскольку считаем этот блок основополагающим для эффективного управления.
Для принятия управленческих решений необходимо иметь информацию о состоянии дел. Такую информацию позволяет получать управленческий учет.
Бухгалтерский и налоговый учет в данной работе не рассматриваем – они ориентированы на внешних пользователей, регулируются законодательно, требования известны и их ведение контролируется компетентными органами.
Управленческий учет индивидуален для каждого предприятия, его постановка осуществляется самостоятельно, учитывает специфику бизнеса, запросы руководителей и собственников фирмы.
Можно ли обойтись без управленческого учета? Если юридическое лицо одно, в фирме всего 2–3 человека, то, пожалуй, да. Управленческий учет они могут держать и в голове.
Если юридических лиц больше одного, численность сотрудников более двадцати человек и у вас нет управленческого учета, то можно смело утверждать – вы не имеете достоверной информации о ситуации в вашем бизнесе.
Управленческий учет «снимает показания» с действующих бизнес-процессов фирмы, поэтому дает возможность осуществлять полный контроль за деятельностью.
Некоторые функции управленческого учета:
1. Сбор и анализ информации о доходах (выручке) отдельных подразделений.
2. Детальная аналитика затрат подразделений.
3. Контроль доходности подразделений, отдельных групп товаров/ услуг и т. п.
4. Бюджетирование (см. соответствующую главу).
5. Управление товарными запасами: резервирование товаров, контроль лимитов, обеспечение бесперебойных поставок.
6. Производственный учет: контроль движения материалов, создание резервов, детальная аналитика материалов и полуфабрикатов в местах хранения и т. п.
7. Сбор и анализ информации о покупателях (клиентах, заказчиках): динамика отгрузок, товарные предпочтения и т. п.
8. Сбор и анализ информации о поставщиках: ассортиментные перечни, условия работы, прайс-листы и т. п.
9. Сбор и анализ информации о конкурентах.
Объем управленческого учета ограничен только лишь спросом на информацию внутри фирмы, стоимостью получения необходимой информации и финансовыми возможностями самой фирмы.
Как посчитать прибыль, или Экономика – это вам не финансы!
Очень часто предприниматели не видят разницы между экономическими показателями и движением денег (финансовыми).
На самом деле это две самостоятельные области.
Многие руководители бизнеса искренне считают, что если за месяц поступило много денег, то все хорошо и даже считают прибыль как остаток денежных средств на расчетном счете. Это в корне неверно.
