Не менее важна организация деятельности службы внутреннего аудита, что послужит хорошей помощью в выявлении проблем контроля, анализа бухгалтерских ошибок, своевременного обнаружения злоупотреблений и нерациональных затрат.
Далее следует назвать управление рисками, что предполагает их снижение. От контролера требуется распознавать разнообразные риски, которые возникают на тех или иных стадиях развития выставочного проекта. Для каждого выявленного риска нужно определить его величину и вероятность наступления.
Немалое значение имеет и правильно поставленный учет инвестиционных убытков, связанный с контролем за вложением средств в крупные и несколько рискованные рекламные проекты в рамках запланированного мероприятия.
Кроме того, контроль предполагает совершенствование работы внутри бухгалтерской и финансовой служб, что означает: во-первых, необходимые кадровые перестановки; во-вторых, совершенствование персонала (повышение их образовательного уровня); в-третьих, совершенствование процессов путем обеспечения оперативного и точного поступления информации из подразделений, безупречного документооборота, высокой степени автоматизации обработки финансовых данных.
Не стоит обходить вниманием аутсорсинг, напротив – полезно сконцентрировать внимание управленцев на основной деятельности с целью выявления второстепенных направлений в рамках мероприятия, поглощающих много времени и/или средств, с тем чтобы безопасно передать их сторонним исполнителям. Одновременно следует проводить проверки внешних исполнителей. То есть службе финансового контроля нужно еще и принять решение, когда передача второстепенных задач дешевле и удобнее для фирмы, а когда нет.
Финансовый контролер берет на себя в общей сложности функции по слежению, организации и оптимизации следующих процессов:
В бухгалтерском учете:
а) аудит и руководство бухгалтерами;
б) финансовый анализ и внедрение передовых методов бухгалтерского учета;
в) своевременное выписывание счетов;
г) слежение за кредиторской и дебиторской задолженностями;
д) расчеты с банком;
е) подготовка докладов для высшего руководства компании;
ж) подготовка финансовой отчетности;
з) аутсорсинг;
и) составление бюджета проекта, расчет себестоимости проекта;
к) расчет заработной платы;
л) анализ слабых мест в контроле.
В финансовом менеджменте:
• формулирование финансовой стратегии;
• формулирование налоговой стратегии;
• управление рисками;
• поддержание отношений с банком;
• вложение средств;
• организация страхования.
5.5. Управление затратами
В бизнесе существуют два главных метода управления затратами, призванных минимизировать издержки или, по меньшей мере, поддерживать их на уровне сметных норм. Первый метод состоит в оптимизации учетных процедур и повышения точности бухгалтерского учета, своевременном анализе бухгалтерской (финансовой) информации в целях финансового администрирования и обеспечения единства всех форм производственного учета – бухгалтерского, складского, операционного.
Второй метод связан с оптимизацией договорных действий, совершаемых компанией для обеспечения перехода права владения и пользования имуществом от одной стороны сделки к другой. Эти действия управляются посредством различных договоров (контрактов), представляющих собой инструменты имущественного менеджмента.
Условием возникновения договорных отношений является недоступность для индивида определенных ресурсов, наличие которых в определенной пропорции (и в полной мере соответствующих друг другу) позволило бы непосредственно сформировать систему, гарантирующую достижение поставленных перед собой целей. Фактически управленческие решения хозяйствующего субъекта являют собой выбор из n вариантов использования наличествующих ресурсов (частично или по всем типам ограниченных) для комбинирования итогов.
Примером эффективного имущественного менеджмента может служить использование аренды имущества в целях минимизации личных расходов. Арендные отношения регулируются большой совокупностью договоров, из которых наибольшей популярностью в наши дни пользуется договор лизинга. Однако в выставочной деятельности, когда она не является доминирующей, фирме-организатору выгоднее не приобретать оборудование по механизму лизинга, но брать технику и другие вещи в прокат.
Договор проката, как следует из гл. 34 ГК РФ, заключается между арендодателем, осуществляющим сдачу имущества в аренду в качестве основной предпринимательской деятельности, и арендатором, причем арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное пользование.
Рассмотрим примерный текст данного договора как ключевого инструмента оптимизации и минимизации затрат в сфере управления имуществом компании.
Договор проката
[Наименование предприятия], именуемое в дальнейшем «Арендодатель», в лице директора Имярек, действующего на основании устава, с одной стороны, и [наименование предприятия], именуемое в дальнейшем «Арендатор», в лице директора Имярек-2, действующего на основании устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.
1. Предмет договора
1.1. Арендодатель обязуется предоставить Арендатору за плату во временное владение и пользование следующее движимое имущество: [количество, наименование и характеристики имущества] в полной исправности. Оценочная стоимость имущества, предоставленного по настоящему договору, […] рублей (сумма прописью) на основании [прейскуранта; договорной, рыночной цены]. Имущество, предоставленное по настоящему договору, используется для [цель использования имущества].
2. Арендная плата
2.1. За пользование имуществом, предоставленным по настоящему договору, Арендатор уплачивает Арендодателю арендную плату [периодичность платежей] в размере […] рублей (или […] рублей единовременно) в соответствии с прейскурантом.
2.2. Форма оплаты: [платежное требование, платежное поручение, чек, аккредитив].
2.3. В случае досрочного возврата имущества Арендатором Арендодатель возвращает ему соответствующую часть полученной арендной платы, исчисляя ее со дня, следующего за днем фактического возврата имущества.
2.4. Взыскание с Арендатора задолженности по арендной плате производится в бесспорном порядке на основании исполнительной надписи нотариуса.
3. Сроки исполнения обязательств
3.1. Указанное в п. 1.1 настоящего договора имущество должно быть передано Арендатору по акту приемки-сдачи в течение […] со дня подписания настоящего договора.
