Если владелец фирмы или полный честолюбия управляющий работает дополнительное время, он не вправе ожидать от своих работников того же. Если работник добровольно работает дополнительное время или же прилагает какие-то особые усилия, он должен получить благодарность или же быть отмечен каким-либо другим образом.
На фирме с сотнями работников владелец и управляющие, естественно, не могут знать имена всех или даже значительной части работников. Однако, если работодатель небольшой организации не называет людей по именам, он тем самым нарушает нормы делового этикета. Люди – это личности, а не просто рабочая сила.
Наем на работу, увольнение и уход в отставку
Наем. Работодатель иногда забывает, что и он когда-то был таким же кандидатом на должность, как и обращающийся с просьбой взять его на работу, и что при собеседовании он обязан соблюдать определенные правила.
В большинстве случаев работодатель поднимается с места, чтобы поприветствовать кандидата; поднимается он и в конце беседы. Это – стандартное правило, когда беседа проводится в частном офисе. Оно должно соблюдаться всегда, когда потенциальный работник имеет высокий профессиональный статус. Если же работодатель сидит, то даже самому молодому мальчику – кандидату на должность посыльного – следует предложить место. Работодатель вправе задать некоторые вопросы, которые являются запретными в других обстоятельствах, к примеру: «Сколько вам лет?»
Кандидат на должность в свою очередь имеет право задавать вопросы по поводу всех аспектов своей будущей работы. Работодателю следует самому проявить инициативу в описании отрицательных сторон будущей работы. Откровенное объяснение преимуществ и недостатков предлагаемой работы может сэкономить обеим сторонам немало времени и избавить их от ненужных проблем.
Увольнение. Какими бы причинами оно ни было вызвано, увольнение всегда представляет собой неприятную процедуру. Важно помнить, что почти всегда повод для недовольства есть у обеих сторон и что работодатель в первую очередь сам несет ответственность за прием на работу неподходящего человека или непрофессионала. Участливый работодатель объясняет причину увольнения с формулировкой, которая позволяет работнику сохранить лицо и которая вполне может быть повторена как в семье, так и будущему работодателю. Но каким бы ни было объяснение работодателя, увольняемый должен принять его спокойно, оставив о себе хорошее впечатление хотя бы своим поведением в сложной ситуации.
Честнее всего предупредить об увольнении заранее. Если же требуется освободить место работника как можно быстрее, его жалованье следует выдать немедленно.
Уход в отставку. В жизни каждого человека наступает момент, когда он говорит: «Меня отправляют на покой». Из всего словаря эти слова произнести труднее всего. Произнеся их, лучше всего сосчитать до десяти. Если же человек после них устраивает целое представление, то ему будет неудобно перед окружающими, когда ему придется возвращаться, чтобы очистить стол.
Болезнь. В большинстве учреждений устанавливается определенное число дней, которые можно пропустить по болезни без потери в оплате. Эти дни служат предохранительной сеткой для попавших в беду, но их не следует считать неким дополнительным отпуском или же использовать это время по разного рода личным нуждам. Правила относительно простудных заболеваний в разных учреждениях различны. Многие работодатели предпочитают кашляющему работнику его отсутствие. Когда у вас есть сомнения по этому поводу, справьтесь о правилах в вашем учреждении.
Имена и звания. Есть несколько существенных различий между употреблением имен в деловой жизни и в общественной.
В некоторых деловых кругах существует обычай обращаться по имени с первой же встречи. Тех, кто не привык к тому, что едва знакомый человек одного возраста и того же ранга обращается по имени, такое обращение может поначалу привести в замешательство, и поэтому при поступлении на работу всегда полезно поинтересоваться у старожилов, как принято обращаться в данном учреждении.
Вне работы первый шаг к переходу на имена делает женщина. В деловой же жизни первый шаг делает работодатель (или шеф) вне зависимости от того, к какому полу он принадлежит. Но обращение руководителя к члену персонала по имени вовсе не обозначает, что тот тоже должен использовать такое обращение.
Конечно, в этом правиле есть исключения. К примеру, к великому Уолту Диснею обращались «Уолт» все члены огромного персонала его компании – от дворников до вице-президентов, но следует помнить, что мистер Дисней этот обычай установил сам.
Представляя себя в деловом обращении и называя свое имя, нужно в первую очередь руководствоваться здравым смыслом на основе понимания четкого различия в правилах для мужчин и женщин.
Секретари. Одно можно сказать определенно – автоматизация ничем не грозит хорошему секретарю. Никакая машина не может точно определить, кого следует пропустить в первую очередь, а кого завернуть, проявляя при этом необходимый такт. Рано или поздно секретари хорошо изучают как дела, так и характер своего шефа. Одной из их обязанностей является хранить все свои наблюдения при себе, даже если никто их не просит сохранить их в тайне. Шеф должен сам иметь источники информации и сам принимать по ним решения, и потому никогда не сообщайте что-либо о его планах посторонним. На вопрос посетителя: «Он будет свободен на обеде?» – правильным ответом будет: «Я попрошу его позвонить вам» или «Попросить его вам позвонить?». Секретарша не должна сама решать, с кем и когда ее шеф будет обедать, особенно если дело касается постороннего человека. Это позволяет шефу организовать свое время так, чтобы не приходилось переназначать на другое время какую-либо уже запланированную встречу.
Конечно, бывают случаи, когда служащим можно узнать что-то о шефе у секретаря, но подчиненным не следует ставить секретаря в трудное положение, задавая вопросы просто из праздного любопытства или те вопросы, на которые может дать ответ только сам шеф.
Курение. Отсутствие пепельницы в приемной или офисе может служить свидетельством того, что в данном месте курение нежелательно или даже, возможно, запрещено. Даже если в частном офисе имеется пепельница, гость обычно ждет, когда хозяин кабинета закурит сигарету или же предложит ее посетителю. В частный офис посетителю не разрешается входить с зажженной сигаретой или сигарой.
Переписка
Правила, касающиеся официальных средств коммуникации, к примеру форма письменных приглашений, четко расписаны, и этим правилам требуется следовать очень точно. Но и неофициальные коммуникации – от телефонных разговоров до карточек с поздравлениями с Рождеством – также в определенной степени подчиняются определенным стандартам, хотя и существует много отклонений от общих правил, вполне допустимых, а порой и весьма полезных. Ниже приводятся основные требования к личным посланиям.
Основные формы письма. Форма написания писем в определенной степени зависит от формы и размера бумаги и от того, какие штампы должны разместиться на первом листе. В письмах к зарубежным партнерам следует соблюдать следующие правила.
Адрес и дата. Адрес отправителя следует написать не только на конверте, но и где-нибудь на самом послании, если только получатель не знает адрес настолько хорошо, что лишний раз писать его не имеет смысла. Напечатанный адрес может быть отделен пробелом и размещен вверху первой страницы. Обычно адрес пишут вверху справа, а ниже, после пробела, ставят дату, но и дата и адрес – как вместе, так и отдельно – могут быть помещены и на последней странице. Важно лишь не забыть указать дату и написать ее достаточно разборчиво. Можно вместо даты ставить день недели, к примеру «среда», но это не самый лучший выбор. Если штемпель неразборчив, а письмо по какой-либо причине задержалось, получателю остается только гадать, какая именно среда имелась в виду. Дату проще всего писать в форме «Март 12» или «Янв. 4, 1997» (сокращения месяцев допустимы только в личных письмах и посланиях). Избегайте таких форм, как 2/5/07, поскольку получатель может не понять – написано ли письмо 2 мая или же 5 февраля.
Начало и конец письма. Стандартным обращением, с которого начинается письмо, является «Дорогой Джордж». Использование слова «мой» перед обращением имеет особый смысл. Как это ни странно кажется на первый взгляд, но «Мой дорогой мистер Смит» считается более официальным и холодным обращением, чем «Дорогой мистер Смит». «Мой» может быть использовано только по отношению к постороннему или к кому-либо, знакомство с кем поверхностно или носит крайне официальный характер.
Для личных писем существует большой выбор завершающих слов. Чаще всего используются следующие слова, приводимые в порядке возрастания близости отношений: «Искренне ваш», «С любовью» и т. д. Слова «С преданностью», «С выражением величайшей благодарности» бывают полезны, когда их применяют к месту, а «Как всегда» может быть как выражением особенной нежности, так и выражением снисходительного терпения – в зависимости от содержания письма.
