Оформление писем. Адрес на конверте следует повторить на самом письме, поскольку он содержит полное имя, титул (если такой есть) и адрес фирмы, – и это помогает избежать возможных недоразумений. Название города, штата и почтовый индекс обычно печатаются на одной строке – ради компактности и лучшего вида. За этой строкой идут две пустые, затем – приветствие.
После каждого абзаца следует оставлять пустую строку, чтобы письмо было легче читать. Абзацы можно начинать либо с отступа, либо с левого края без отступа. Последний способ называется «блоковым стилем».
Трудно дать твердые правила относительно пропуска строк. Выбор стиля зависит от нескольких факторов. Среди них – форма организации верхней части письма, размер и форма бумаги и размер букв печатающего устройства.
Важно помнить о виде письма в целом и, исходя из этого, печатать текст таким образом, чтобы поля выглядели привлекательно.
Особые письма. Среди используемых в наши дни в деловой жизни десятков разновидностей писем некоторые требуют особого упоминания, поскольку они имеют определенные особенности.
Представления. Тогда как в обычной жизни просить о письме для представления не принято, в деловых отношениях просьба о представлении является распространенной и вполне допустимой практикой. Однако подобными просьбами не следует злоупотреблять, поскольку получатель письма вынуждается предпринять определенные действия, и по этой причине написавший письмо в какой-то мере оказывается в долгу. При обычных обстоятельствах в письме для представления не отказывают; если же такую просьбу выполнить трудно, чтобы не поставить просителя в неудобное положение, требуется какое-либо объяснение отказа, к примеру: «Прошу меня извинить, но мое знакомство с ним так коротко, что письмо о представлении от кого-либо другого послужит вашей цели много успешней».
Главные правила относительно писем с представлением следующие:
1. Четко объясните причины для представления, чтобы получатель письма знал, что от него требуется.
2. Не запечатывайте письмо до того, как вручите его человеку, который должен быть представлен. Он сам запечатывает письмо сразу по получении, не читая, если только его об этом не попросят. Как правило, запросивший письмо о представлении отправляет его вместе с сопроводительным письмом, в котором объясняет, где его можно видеть или каким образом с ним можно договориться по телефону о деловом свидании. Эта процедура выглядит более по-деловому, чем личное вручение письма, она дает адресату возможность еще до личной встречи обдумать, что от него ожидают.
Правила вежливости требуют, чтобы автор письма сообщил о нем адресату по телефону, возможно объясняя причину представления более подробно.
3. Часто для автора письма удобнее всего послать письмо с представлением непосредственно адресату. В этом случае автор всегда уведомляет человека, которого он хочет представить, что письмо послано, часто отсылая ему копию письма.
4. Человек, сделавший запрос о представлении, обязательно должен поблагодарить за такое письмо. Эта благодарность не зависит от того, оказалось ли это письмо полезно или нет. Представленный должен сообщить о результате (или отсутствии такового) и выразить свою признательность автору. Также он должен направить благодарность человеку, которому был представлен, за предоставленное время, даже если беседа не принесла результата.
Рекомендации. Почти любое лицо, занимающее высокий пост в деловом мире, рано или поздно сталкивается с просьбой написать рекомендательное письмо. Иногда увольняющийся работник просит такое письмо, чтобы предъявить его при найме на другую работу. Иногда с такой же просьбой обращается потенциальный работодатель уволившегося для того, чтобы узнать о характере кандидата и о его деловых качествах.
На рекомендательном письме следует проставить дату, оно должно содержать полное имя работника, название его должности, содержать информацию, насколько работник соответствовал этой должности, и объяснение причины его увольнения.
Еще одной важной особенностью рекомендательного письма является полная честность как работника, так и предполагаемого работодателя. Следует помнить, что от этих рекомендаций зависит судьба человека и потому причины недовольства им следует указывать намеком, а не прямой констатацией, поскольку всегда существует вероятность, что какой-то недостаток данного человека в глазах одного работодателя не является недостатком для другого. С другой стороны, нанимая нового человека, работодатель рискует своими деньгами, временем и деловой репутацией, и нечестно писать письмо, которое создаст неправильное впечатление о компетентности и надежности работника.
Ниже приводятся примеры рекомендательных писем.
Дата
Чарльз Смит работал в данной фирме помощником владельца магазина на протяжении последних трех лет. Он покинул магазин по собственной воле, поскольку не имел на данном месте возможности роста по своей специальности. Мы расстались с ним с сожалением. Мы желаем ему самого лучшего и квалифицируем его как приятного в общении, добросовестного, усердного и надежного члена персонала.
(Вышеприведенная рекомендация, изложенная в краткой форме, является недобросовестной.)
Дата
Чарльз Смит служил помощником владельца магазина в данной фирме на протяжении последних четырнадцати месяцев. Его работа была превосходной, и мы считаем его исполнительным, надежным и добросовестным человеком. Я был бы рад помочь ему, ответив на любой вопрос, который его будущий работодатель пожелал бы задать.
Эта рекомендация носит добросовестный характер, поскольку в ней отсутствует причина, по которой уволен мистер Смит, – и это указывает на некоторое недовольство, которое автор рекомендации считает лучше всего – и более честно – объяснить возможному работодателю лично, не вдаваясь в детали в носящем общий характер рекомендательном письме.
Отказы. Для большинства людей легче написать запрашиваемое письмо, чем отказать в выполнении просьбы. Ниже приводятся общие правила, которые делают такие письма более легкими для их написания.
1. Важнее всего подавить желание отложить на более поздний срок эту неприятную задачу. Задержка только ухудшит положение человека, который просит об одолжении и мучается неизвестностью. Даже плохие новости следует отсылать как можно быстрее, но с соответствующими выражениями сожаления.
2. Пишите письмо достаточно подробно, чтобы показать получателю письма, что его просьба изучена серьезно и непредвзято.
3. Объясните правила компании и другие причины, которые диктуют необходимость отказа.
4. Предложите, если только это возможно, другое решение.
Подписи. Подписи на деловых письмах имеют две части: имя, написанное от руки, и расположенное рядом напечатанное полное имя.
Полное имя автора письма печатается под пустой строкой, оставленной для его подписи. При ответе на письмо следует указывать в адресе имя именно в этом виде – независимо от того, как выглядит сама подпись.
Когда человек пишет от лица своей компании, то название фирмы, если оно используется в подписи, пишется первым, заглавными буквами. Затем оставляется пустая строка для росписи. За пустой строкой идет имя данного человека.
Телефонный разговор
«Поистине небесное благословение, когда по телефону говорят то, что нужно сказать, – и ни единого слова помимо этого», – читаем у Уильяма Сомерсета Моэма.
В хороших манерах при разговоре по телефону нет ничего сложного. Единственная трудность состоит в том, что многие люди их игнорируют. Александер Грейам Белл впервые продемонстрировал свое великое изобретение на публике в 1876 году. С тех пор это устройство приобрело великое множество разнообразнейших функций, но основные правила по его использованию остались такими же, что и многие годы назад.
1. Говорите прямо в трубку, чтобы речь слышалась отчетливо и громко. Когда находитесь в шумном месте, не кричите. Громкий голос, проходя через телефон, становится менее разборчив да и менее приятен.
2. Когда вы вынуждены прервать разговор по телефону, не прижимайте трубку к груди, чтобы не дать собеседнику возможности услышать то, что для него не предназначено. Этот прием срабатывает далеко не всегда. Лучше закройте трубку рукой.
3. Не кладите трубку с шумом на твердую поверхность. Шум усиливается и может стать весьма неприятным. По той же причине не бросайте резко трубку на рычаги, не щелкайте по трубке, не кашляйте в телефонную трубку.
4. Когда звоните, дайте телефону прозвонить по крайней мере пять раз, прежде чем опустите трубку. Большинство людей находится от телефона далеко; они испытывают большую досаду, когда им приходится, бросив дела, нестись к телефону только для того, чтобы услышать короткие гудки. Дайте тому человеку, которому вы звоните, возможность дойти до телефона из любой части его дома.
