План на неделю важен, потому что задает вам направление. Если вы начинаете действовать в понедельник и бессознательно внедряете в жизнь то, что записано в плане, тогда календарь вас контролирует. Поэтому подумайте о своих ценностях и целях и убедитесь, что они отражены в вашем плане. Например, если вы хотите заниматься спортом два-четыре раза в неделю, зафиксируйте это в плане. Если этого не сделать, то взять себя в руки и пойти на тренировку будет настолько трудно, что едва ли вы сможете это сделать. Вам нужно побеседовать с тренером, боссом, коллегой, другом — для вас это довольно трудно сделать, это пугает вас, и потому вы постоянно откладываете разговор? Зафиксируйте в календаре предполагаемую дату встречи. Вам важно полноценно проводить время с детьми или со своей девушкой? Запишите это в календарь.
Мой клиент признался, что испытывает муки совести, потому что считает себя плохим отцом — у него вечно не хватает времени на детей. Я спросил, как часто он их видит. Клиент ответил, что обычно он возвращается домой во второй половине дня, выходные же порой идут насмарку из-за работы. Я сказал: «При всем уважении, вы видите детей гораздо чаще многих людей. Проблема не в занятости, а в том, что вы не отводите в своем графике время, которое полностью могли бы посвятить им. Вы не решили для себя и не отметили в календаре, когда готовы быть “лучшим папой в мире”. Никакой конкретики — когда? что? как? Как только вы проясните эти вопросы, вам будет легко отключить телефон, отложить работу и не думать ни о чем, кроме текущего момента. А как часто детям требуется такой папа?» «Возможно, не так уж часто», — ответил он. «Нечасто? Вернитесь мысленно в свое детство. Что вы помните о времяпрепровождении с собственным отцом? Чем вы занимались? Воссоздайте нечто подобное в настоящем. Один раз в неделю — уже роскошь. Многим детям никогда не удается проводить столько времени с папой или мамой». Он, конечно, согласился.
Успех требует сознательности и соответствующих действий. Поэтому садитесь за стол в воскресенье вечером или рано утром в понедельник и оптимально распланируйте свою неделю. Вспомните о встречах, совещаниях, настрое, сосредоточенности, переменах, отмене некоторых задач, о делегировании, о том, когда ложиться спать и когда вставать, что предстоит сделать на работе, — превратите эту неделю в ценный ресурс для себя, своей семьи, друзей, коллег и всех остальных. Именно недельный план вы как следует отработаете во время адской недели.
Думайте как человек дела, действуйте как человек слова.
Анри Бергсон[29] План на день и его претворение в жизнь
Кто-то считает, что такой план следует составлять накануне вечером, а кто-то предпочитает делать это по утрам. Я советую первое. Есть что-то в том, чтобы пойти спать, зная, что у тебя все схвачено. План на день упорядочивает и проясняет мысли, а значит дарит чувство контроля над следующим днем. Уверен, если вы отправитесь в кровать, составив план на будущий день, вы будете лучше спать. Более того, ваше подсознание начнет решать некоторые из предстоящих задач. Любой человек может накидать черновой план на следующий год, любой способен раз в месяц распланировать новый месяц, многие в состоянии распределить время в течение наступающей недели, но в планировании каждого дня большинство из нас терпят крах.
Мне приходится планировать свой день по утрам. Войдя в офис, первое, что я делаю, — включаю кофе-машину и с дымящейся чашкой кофе сажусь за составление плана.
Для меня планировать одно удовольствие. Точно как для Арне Нэсса его долька шоколада. Я буквально предвкушаю составление плана за чашкой кофе. Я говорю себе, что план важен для достижения успеха, что у меня это хорошо получается, что я люблю это делать. Но я не всегда занимался планированием. Признаться, в прошлом оно мне не давалось. Да я и не любил это занятие.
Во время адской недели вам стоит уделить планированию особое внимание. В это время ваши ожидания и стандарты будут особенно высокими, поэтому буду надеяться, что осознание его ценности приучит вас строить планы на каждый новый день.
Я еще вернусь к теме плана на день, но сначала давайте вспомним о списке дел, так как он имеет большое значение для планирования.
Список дел
Выше я уже упоминал особый список дел, который я составляю в некоторых ситуациях. Список — это часть моего антикризисного плана, способ вновь обрести чувство контроля. Тайм-менеджмент помогает избегать кризисов и, таким образом, сохранять спокойствие. Списки нужно составлять постоянно, чтобы не держать все задачи в голове. Необходимость обо всем помнить убивает. Для нас совершенно естественно носить нижнее белье, всегда держать при себе ключи и мобильный телефон — так же дело должно обстоять и со списком дел. Я горячо вам это рекомендую.
Составлять списки — это просто. Именно простота — залог их функциональности. Если составление списка становится сложным процессом, техника перестает работать. Все должно быть устроено настолько просто, чтобы вы могли заниматься списком, даже если голодны, в плохом настроении, растеряли весь свой запал или злитесь.
Вы должны иметь возможность записывать появляющиеся задачи или поручения в одно и то же место в любое время. Неважно, будет это покупка новой зубной щетки или новая грандиозная идея по работе. Неважно, будете вы в это время ехать в поезде, сидеть на встрече или отдыхать. Неважно, какое за окном будет время суток, — вы обязаны занести задачу в свой список. Поэтому он должен быть при вас всегда. В том числе на прикроватной тумбочке. Не имеет значения, каким он будет — электронным или записанным от руки на клочке бумаги. Главное, чтобы вы активно использовали его в течение дня. Записывайте!
Джек Кэнфилд убедительно рассуждает о списках дел в книге «Правила»[30]. Он подчеркивает, что пункты списка следует ранжировать по значимости и в первую очередь браться за самые важные дела («Сначала делайте то, что необходимо делать сначала»). Это блестящий подход. Вы можете группировать задачи, разделяя их на личные и рабочие, группировать людей, которым должны позвонить, электронные письма, на которые должны ответить, электронные письма, которые должны написать, проекты и прочее. Все задачи должны оказаться в списке, чтобы к концу дня быть вычеркнутыми. Вы начинаете планировать новый день, глядя на перечень выполненных за прошедший день задач.
Джек Кэнфилд цитирует слова Брайана Трейси из его книги «Выйди из зоны комфорта»[31]. Метод Трейси основан на выделении пяти важнейших задач в день. Эти задачи помещаются в верхней части списка. Автор называет их «самой большой и противной лягушкой». Он предлагает в первую очередь закончить эти дела (съесть лягушку), так как после этого остаток дня проходит гораздо легче. Простая и мудрая стратегия, которую я полностью разделяю.
Людям, конечно, свойственно делать все наоборот: откладывать самую большую лягушку на потом, чтобы весь день она висела дамокловым мечом над головой. Оставляя такие дела на последний момент, вы включаете защитные механизмы, а взамен обретаете чувство беспокойства. Совсем другое дело, если съесть лягушку сразу! Вы получите заряд оптимизма и чувство уверенности в себе. Поэтому, если есть такая возможность, поместите самую большую лягушку в начале списка. Записывайте не только время, когда приступите к задаче, но и первое связанное с ней действие. Это будет вашей подсказкой, с чего начать, что сделать первой «точкой приложения сил». Если это телефонные звонки, выделите период, например с двенадцати до двух, чтобы обзвонить всех, кого нужно. Время вышло — со звонками покончено. Не стоит круглые сутки быть на связи. То же касается и электронной почты. Отведите в течение дня время на проверку своего ящика, чтение и написание писем. Не отвлекайтесь на входящие сообщения. Если разговор или письмо влекут за собой новые задачи, занесите их в список дел — так вы сможете учесть их при составлении плана на последующие дни.
Для задач масштабнее простого телефонного звонка или письма отмечайте, что и когда должно быть сделано, — это будет ваша первая «точка приложения сил» в календаре. Если вы не успеваете закончить дело сегодня, зафиксируйте его в списке и учтите при составлении плана на следующий день.
С некоторыми задачами вы справитесь сегодня, другие распределите в течение недели или месяца. Самое лучшее в этом методе то, что вы сами решаете, что и когда будете делать, и контролируете ситуацию. Некоторые люди составляют план на несколько дней вперед. Если вы из их числа, заполняйте пунктами из списка короткие перерывы между встречами, время, пока вы находитесь в дороге, и другие свободные отрезки в течение нескольких дней или недель. День становится длиннее, если его детально распланировать.
