Бухгалтерские и налоговые последствия в разных ситуациях также будут весьма различными.
Далее рассмотрим некоторые из указанных вариантов и проблемы, при этом возникающие.
2.1. Прием на работу регионального представителя
Одним из способов освоения новых территорий может быть отправка представителя организации, наделенного соответствующими полномочиями, в другой регион. Он, например, должен выяснить возможность открытия в этом регионе филиала пославшей его организации, наладить контакты с представителями местных властей, собрать маркетинговую информацию и пр. А ведь выполнение такого задания может занять не месяц-другой, а, возможно, пару-тройку лет.
Другой вариант. Положим, на постоянного представителя в регионе возлагаются полномочия только по ведению переговоров либо, например, по отслеживанию прохождения товаров организации через местный транспортный узел.
Но и в том, и в другом случае для такого работника (а он чаще всего из местных жителей) нет нужды арендовать или покупать офис, мебель и оборудование, нанимать секретаря и водителя, а также наделять его всеми атрибутами, соответствующими статусу «действительного и полномочного представителя». Ведь эффективность его деятельности будет определяться не отсиживанием на рабочем месте с 10.00 до 19.00 с часовым перерывом на обед, а успешным проведением переговоров, объемом и количеством собранной информации и другими качественными (не количественными) показателями. Да и переговоры чаще всего проводятся не в конторе, а в ресторане, в сауне, на лесной поляне с шашлыком и в других не менее приятных местах.
Другими словами, нет потребность в оборудованном рабочем месте, куда данный работник обязан прибывать для выполнения своих трудовых обязанностей и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (см. определение рабочего места в ст. 209 ТК РФ).
Отсюда можно прийти к следующему выводу: поскольку у организации по месту нахождения ее представителя в другом регионе нет оборудованного рабочего места, не возникает и обособленного структурного подразделения (см. п. 2 ст. 11 НК РФ).
Следовательно, нет и необходимости в постановке на учет в налоговой инспекции места исполнения трудовых обязанностей таким работником. К такому же выводу пришел Минфин России в своих письмах (не являющихся, правда, нормативными актами) от 24.05.2006 № 03-02-07/1-129, от 21.07.2005 № 03-01-10/6-334 и др.
Эти письма подтверждают точку зрения автора: если на работу в другом городе принят, например, работник, в трудовом договоре с которым прямо указано, что он будет работать на дому (в библиотеке, в интернет-клубе и т. д.), то обязанности по постановке на учет в налоговом органе по месту выполнения трудовых функций таким работником у данной организации не возникает.
Трудовым договором может быть предусмотрено, что кроме заработной платы работнику могут компенсироваться и другие расходы, которые он несет в процессе свой деятельности.
Например, при ведении переговоров возникают затраты на оплату ресторана либо иного места культурного проведения досуга.
Такие расходы в соответствии с п. 22 п.1 ст. 264 НК РФ следует, по мнению автора, признать представительскими расходами.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы организации на официальный прием или обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления либо поддержания взаимного сотрудничества, независимо от места проведения указанных мероприятий.
К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) указанных лиц, а также официальных лиц организации, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения мероприятия и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг приглашенных переводчиков.
К представительским расходам нельзя относить расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний участников официальных мероприятий.
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Чтобы возместить своему работнику понесенные им затраты – доказать их экономическую обоснованность и подтвердить их официальный характер, организации в начале года следует издать приказ (распоряжение) об осуществлении расходов на представительские цели и утвердить смету таких расходов.
В приказе (распоряжении) следует перечислить должностных лиц организации, имеющих право проводить такие переговоры (участвовать в них).
Смета должна предусматривать примерный уровень затрат на проведение таких мероприятий. Так как смета носит примерный (предварительный) характер, никто не запрещает в случае перерасхода средств ее пересмотреть, издав опять-таки приказ.
Чтобы возместить понесенные расходы, региональный представитель должен сдать в организацию авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы:
– отчет о проведении мероприятия;
– список участников с обеих сторон;
– первичные документы (чеки, счета, счета-фактуры), подтверждающие указанные расходы.
На это же Минфин России указывает, например, в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1 /807.
Обычно работа регионального представителя организации связана с его постоянными разъездами. Можно, конечно, компенсировать его расходы на общественный транспорт на основании маршрутной ведомости и приложенных билетов, но чаще работнику возмещают затраты на использование его личного автомобиля в служебных целях.
Согласно подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников признается прочими расходами организации, уменьшающими налогооблагаемую прибыль.
Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 утверждены Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Согласно данным нормам в зависимости от класса автомобиля, его владельцу ежемесячно может выплачиваться 1200–1500 руб.
Эти расходы, по замыслу законодателей, должны покрывать все расходы владельца машины – на ГСМ, техническое обслуживание, ремонт, а также ее амортизацию.
Но в настоящее время этих полутора тысяч не хватит даже на бензин.
Естественно, большинство организаций, предусмотрев это в своих внутренних приказах или распоряжениях, выплачивают большие суммы, относя разницу за счет чистой прибыли (sorry, за счет расходов, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль).
Но фискальные органы в этом случае иногда требуют начисления НДФЛ с этих превышающих установленные нормы доплат.
Однако в постановлении Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06 указано, что предельные нормы расходов организаций на выплату таких компенсаций, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, установлены в соответствии с подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях формирования расходов налогоплательщиков-организаций при исчислении налога на прибыль организаций и не могут быть применены для исчисления другого налога иной категории налогоплательщиков – физических лиц.
Следовательно, ни о каком начислении НДФЛ с суммы, превышающей 1500 руб. (или 1200 руб.), речи идти не должно. Кроме того, согласно п. 3 ст. 236 НК РФ эти суммы не включаются в налогооблагаемую базу по ЕСН, так как они не относятся к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль.
Определенную категорию работников, озабоченных в том числе и демографической ситуацией в стране, также волнует вопрос: а удерживаются ли с этой суммы алименты?
Согласно подп. «п» п. 2 Перечня видов заработной платы и иного дохода, из которых производится удержание алиментов на несовершеннолетних детей, утвержденного постановлением Правительства РФ от 18.07.1996 № 841, с компенсационных выплат, связанных со служебной командировкой, с переводом, приемом или направлением на работу в другую местность, с изнашиванием инструмента, принадлежащего работнику, алименты не удерживаются.
В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику, использующему с согласия или ведома работодателя и в его интересах личное имущество, выплачивается компенсация в размере, определенном соглашением сторон в письменной форме, т. е. приказом руководителя, с которым под роспись ознакомлен работник.
То есть получается, что со всей суммы компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, так как она не является доходами его владельца, алименты удерживаться не должны.
