При проведении внутрибольничных и межполиклинических конференций и семинаров по препарату, раздаточные материалы лучше предложить после выступления (на выходе из зала) — т. к. в них обычно включаются только брошюры и ксерокопии научных статей.
Планируемые к раздаче материалы желательно заранее разложить по пакетам (не забудьте про ручку!) и попросить медсестер (или же коллегу — медицинского представителя) выдавать их выходящим из зала по окончании семинара. На более крупных специальных мероприятиях (городские конференции) материалы можно выдать заранее, лучше это сделать с помощью коллег-представителей во время регистрации участников. На фармкружках же раздатку также необходимо выдать заранее — для того, чтобы первостольники могли на ней писать, а также следить по слайдам за ходом вашего выступления.
Огромное значение для восприятия информации играет само помещение, в котором будет происходить ваше выступление, поэтому необходимо заранее его проверить и подготовить. Удобное освещение играет немаловажную роль и для выступающего, и для аудитории. Для первого невозможность достаточно затемнить помещение будет означать низкое качество демонстрируемых слайдов (особенно для оверхед-проектора!), в то же время в слишком темном зале будет невозможно делать записи, а резкий контраст с освещенным экраном быстро утомит глаза. Поэтому для презентации с использованием визуальной поддержки медицинскому представителю желательно создать в помещении полумрак, который при необходимости можно быстро убрать (раскрыв шторы или включив верхний свет).
Не стоит располагать экран рядом с окнами (солнечный свет убьет краски слайдов) и дверями (опаздавшие будут беспокоить вас и мешать аудитории). Также желательно обратить внимание на расстояние от места расположения вашей визуальной поддержки до ближайших розеток — если оно велико, то необходимо заранее запастись удлинителями и широким скотчем для закрепления шнура на полу (в противном случае кто-нибудь обязятельно споткнется и либо упадет сам, либо уронит вашу аппаратуру). При этом шнур еще необходимо дополнительно обернуть вокруг ножки стола или стула.
Не менее чем удобное освещение, важна и звукоизоляция помещения. Еще никому не удавалось перекричать работающий под окном отбойный молоток или провозимые по коридору стационара каталки с грохочущими биксами (кстати, невозможность обеспечения досточной тишины можно считать единственным показанием для отмены или переноса вашего выступления).
Размеры помещения, в котором представителю предстоит делать презентацию, также могут существенно повлиять на ее эффективность: не стоит забывать о правиле
«60:40» (т. е. в аудитории должно быть не менее 40 % свободного места) — в противном случае части слушателей будет плохо видно экран, а вам будет неудобно двигаться и жестикулировать. Однажды нам было необходимо сделать презентацию перед заведующими аптек в помещении кабинета одной из них. Поленившись заранее осмотреть место предстоящего выступления, мы удовлетворились заверениями хозяйки кабинета в том, что он большой и все свободно поместятся. Однако, за день до выступления эта заведующая, желая похвастаться своей значимостью перед коллегами, пригласила всех своих знакомых и в результате в помещении, что называется, яблоку негде было упасть, а не то что ходить или жестикулировать. Ближайшая слушательница располагалась не далее
40-50 сантиметров от оверхеда — и для того, чтобы всем было видно, нам пришлось 45 минут сидетьна корточках (поверьте, удовольствие весьма сомнительное)!
Предварительная проверка помещения позволит вам не только избежать встречи с Мэрфи, но и с его напарником Паркинсоном (закон Паркинсона гласит: «Нет такой плохой ситуации, которая не могда бы стать еще хуже!»). Однажды несколько продактменеджеров компании «Джонсон и Джонсон» должны были сделать мультипрезентацию в
Центре Матери и ребенка города Иваново. Зал человек на 150–200 был полон и сотрудники компании появились в нем за 5 минут до начала своего выступления. С удивлением они обнаружили отсутствие розеток около сцены и трибуны (причем по лицам сидящих врачей было видно, что они знают, где находится розетка, но не скажут), долгие поиски привели к тому, что единственная розетка была найдена под потолком над дверью (так раньше висели электорнные часы)! — это была встреча с Мэрфи, однако, немедленно появился и Паркинсон — у сотрудников компании не оказалось с собой удлинителя, а в зале — стульев или лестницы. В результате группа хорошо одетых людей с сытыми лицами, краснея и потея, подсаживала друг друга, стараясь достать до розетки, под ехидные комментарии и насмешки аудитрии (эффективность последующей презентации была соответствующей). Таким образом, для того, чтобы избежать подобных ситуаций, медицинскому представителю необходимо неукоснительно соблюдать некоторые простые правила:
— всегда приходить за 15–30 минут до начала презентации (в США в компании Pfizer действует правило: «Если ты не пришел за 15 минут — то ты опоздал!»)
— всегда иметь с собой запасную лампу для оверхеда или мультимедии — всегда иметь с собой удлинитель и переходник для евророзетки
Отсутствие именно этих, казалось бы, мелочей может привести к лавинообразно нарастающим проявлениям закона Мэрфи. Разберем типичную ситуацию: зал уже наполнен слушателями, в последнюю минуту появляется выступающий представитель, который начинает искать электророзетку. Естественно, она находится на прямо противоположном краю помещения — возникает тихая паника, так как нет удлинителя (вернее, он есть в кабинете у сестры-хозяйки, которая именно в этот день не вышла на работу). Наконец, удлинитель найден (а время идет!), но разъемы аппаратуры и удлинителя не совпадают — начинаются поиски ножниц для этого, чтобы с отвратительным скрипом расковырять штепсель. Поскольку при подобном подключении нет стабильности напряжения, то в конце концов перегорает единственная лампа — презентация окончена, а слушатели расходятся довольные бесплатным цирковым представлением. Всего этого могло бы не случиться, если бы выступающий пришел за 1520 минут до начала презентации и имел вышеозначенные нехитрые приспособления: лампу, удлинитель и переходник.
Кроме того, войдя в помещение, необходимо сразу проверить:
— состояние аудио и видео поддержки (аппаратура, микрофон, экран) — правильность размещения мест и достаточное количество стульев (стощие у стен люди ничего не запоминают!) — возможность удобно писать — комфортность температуры воздуха (при необхоимости вам хватат этих 30 минут для того, чтобы прогреть воздух обогревателями или проветрить помещение) — наличие контролируемой вентиляции (кондиционера) — достаточность осещения и возможность затемнения зала — достаточность звукоизоляции — наличие работающих и доступных электророзеток
Осмотрев зал, представителю необходимо найти оптимальное место для размещения аппаратуры, так, чтобы, во-первых, всем было видно показываемое, а во-вторых, чтобы включенная аппаратура не слепила глаза аудитории. Идеальным вариантом размещения оверхеда (или мультимедийного проектора) и экрана считается их установка в углу комнаты или зала — тогда выступающий сможет свободно двигаться перед аудиторией, изредка подходя к аппаратуре для демонстрации слайдов. Однако, если в конференц-зале не имеется достаточно места для подобного расположения, то можно установить аппаратуру традиционно — прямо перед слушателями. Следует помнить, что в подобном варианте самым неудобным местом в аудитории будет таковое прямо напротив аппаратуры (оверхед в рабочем состоянии частично будет закрывать экран).
Если же презентация проходит в большом помещении, и у выступающего нет громкого «командирского» голоса, необходимо заранее позаботиться о наличии микрофона.
Причем проверку этого микрофона лучше проводить заранее, в отсутствие слушателей в зале (проверка заключается в определении оптимального расстояния от рта до самого микрофона, когда звук является чистым — не «фонит» и хорошо слышен). Выступающий, при полном зале начинающий говорить в микрофон «Раз, раз, раз, два, три…», демонстрирует неуважение к аудитории.
Особо хочется остановиться на такой нередкой составляющей презентации, как кофе-брейки. Они используются не только для пополнения желудков слушателей, но и для предоставления им необходимого отдыха и возможности обсудить услышанное. Если говорить о проводимых корпоративных тренингах, то кофе-брейки, как правило, накрываются либо в самой учебной комнате, либо в коридоре или столовой пансионата (гостиницы). Однако, планируя кофе-брейк при проведении специальных маркетиновых мероприятий, требуется особенное внимание со стороны медицинского представителя.
