Для того, чтобы контролировать длительность своего выступления необходимо, прежде всего, знать скорость своей речи. Самым простым способом выяснить это можно считать следующее: возьмите заранее написанный текст предстоящего выступления и, сидя перед зеркалом, расскажите самому себе его вслух (это принципиально важно, ибо люди глазами читают в 5–6 раз быстрее, чем воспринимают информацию на слух!) — после этого расмотрите, сколько это заняло времени. Если выше выступление заняло больше времени, чем вы рассчитывали (а это обычное дело), то посмотрите — что именно из текста можно выбросить, как менее значимое. Со временем вы уже сами будете знать темп своей речи и это упраженение больше не понадобится. Тем не менее, для эффективного контроля времени выступления медицинскому представителю необходимо периодически незаметно смотреть на часы: наручные (при смене слайдов или записи на флип-чарте) или настольные, которые нередко выступающие ставят перед собой на стол (кое-кто для этих целей использует кухонный хронометр, который в нужное время подаст сигнал). Хотя время ответов на вопросы не входит в хронометраж вышего выступления, всегда планируйте около 20 % выделенного на презентацию времени для непредвиденных обстоятельств (более подробного объяснения чего-то, устранения технических проблем и т. п.). Брейки (перерывы) для кофе или же просто отдыха, как уже говорилось выше, необходимо делать каждые 40–45 минут, отпуская на это по 10–15 минут (вполне достаточно для перекура или чашки кофе). Это немаловажная часть вашей работы — именно в это время участники делятся впечатлениями от услышанного (кстати, если во время брейка они обсуждают ваше выступление — это хороший признак, хуже, если они разговаривают о погоде или футболе — значит, скорее всего, ваше выступление их не затронуло). Планируя то или иное презентационное мероприятие, стоит учитывать то, что люди практически никогда не возвращаются вовремя с перерыва (особенно участники конференций для специалистов) — поэтому заранее рассчитывайте не на 10-и минутный перерыв, а на 15-и.
Выше уже говорилось об особенностях запоминания и восприятия информации взрослым человеком (принцип FROLL):
First первое запоминается особенно хорошо
Repeat для запоминания необходимо повторение
Outstanding запоминается яркое и необычное
Linked запоминается лучше связанное с собственным опытом
Last последнее всегда запоминается лучше всего после обобщения
Выше уже говорилось о необходимости периодически активизировать внимание вашей аудитории с помощью аудиальных и визуальных средств и техник. Дело в том, что средний человек думает со скоростью 800 слов в минуту, а средний выступающий обычно говорит со скоростью не более 120–140 слов в минуту — следовательно, вам необходимо дать аудитории что-то, что займет ее мозг и восполнит недостающие 660–680 слов в минуту — иначе становится просто скучно. Известно, что могз человека «отключает» внимание в течении всего 10 минут, если его ничто не стимулирует, так что вы должны всячески разнообразить свои способы передачи информации. При однократном повторении этой информации мозг человека запоминает всего 10 % в течении года, при 6и кратном же повторении — около 90 % подаваемых сведений — следовательно, вам необходимо постоянно повторять и напоминать! Также было выяснено, что для лучшего запоминания информации люди предпочитают круглые диаграммы, квадратные столбцы на графиках, темные буквы на светлом фоне и разноцветие визуальных образов. Так как люди воспринимают информацию в виде образов (Visual), слов (Heaing) и ощущений
(Feelings), то для повышения ее запоминаемости профессиональный оратор должен предложить мультиканальную презентацию. С этой целью мы используем графики, логотипы компаний и препаратов, образы, диаграммы, таблицы, фото и рисунки для стимуляции визуальной составляющей восприятия. На аудиальную составляющую воздействуют сказанные слова, акцент, музыка, шум, а на чувственную — эмоции, запахи, температура в помещении, ощущения комфорта или же дискомфорта. Дело в том, что в течении суток запоминается 80 % визуальной информации, 69 % чувственной и только
20 % — аудиальной, следовательно, ваше выступление должно быть максимально украшено различными зрительными образами, передаваемыми с помощью визуальной поддержки.
С целью эксплуатации чувственной составляющей восприятия информации желательно использовать т. н. «феномен эмоционального заражения»: известно, что люди, сидящие близко рядом, гораздо быстрее, эмоциональнее и однотипно реагируют на сказанное выступающим, чем если бы они сидели далеко от соседа — т. е. они «заражаются» друг от друга. Хорошим подспорьем для использования аудиальной составляющей восприятия можно считать применение микрофона (там, где это применение уместно) — слишком тихая речь перестает восприниматься уже через 4–7 минут выступления — особенно это актуально при работе в больших помещениях. Однако, при работе с микрофоном представителю необходимо соблюдать некоторые обязательные правила:
— держите его кончиками пальцев, при этом все пальцы должны лежать на микрофоне (не оттопыривайте жеманно мизинец!) — локоть руки, в которой вы держите микрофон, должен быть расслаблен и опущен так, чтобы вы могли им ощущать свои ребра — не стоит задирать локоть вверх — вы ведь не эстрадный певец и не горнист — оптимальным расстоянием от микрофона до рта можно считать длину безымянного пальца руки, при этом сам микрофон должен располагаться перпендикулярно лицу выступающего — для того, чтобы микрофон не «фонил», следите за тем, чтобы стоящие за вашей спиной динамики на находились с ним на одной линии — перемещаясь по сцене или аудитории, свободной рукой держите шнур микрофона во избежания падения
Техническая подготовка к выступлению часто является особенно слабым звеном планируемой презентации и именно на ее счет относится наибольшее количество случающихся во время выступления неприятностей. Конечно, подготовку зала и приглашение участников можно делегировать и другим людям (зав. аптекой, зав. отделением), однако, всегда перед своим выступлением медицинский представитель должен сам все проверить! Прежде всего это относится к электричеству
(Мэрфи живет в розетках!) — всегда, войдя в помещение, проверьте-есть ли верхний свет, а затем — работают ли близлежащие к месту оратора розетки. После этого лично проверьте состояние аудио/видео поддержки: подключен ли и работает микрофон, не перегорела ли лампа в оверхеде или мультимедии, есть ли удлинитель.
Выше мы говорили, что эффективность восприятия информации напрямую связана с наличием методических материалов (т. н. «раздатки»). Она необходима как для того, чтобы слушающие вас могли делать в ней какие-то свои пометки, а также в качестве напоминания в будущем (ремайндер — он англ. to remind- вспоминать). Вопросы о содержании и дизайне раздаточных материалов необходимо решать заранее: что включить в раздатку (научные статьи, рекламные брошюры, копию вашей презентации?), когда именно следует ее отдать участникам, сколько она будет стоить и т. п. В связи с этим хотелось бы дать несколько советов — если речь идет об обучающем выступлении, то в раздатку желательно включать не всю информацию (слайды), а только самые важные положения или же ключевые моменты темы. Бумага и дизайн раздаточных иатериалов должны быть высокого качества, при работе с врачами желательно на каждом листе в правом нижнем углу поместить логотип Компании или препарата. Для выступления на фармкружке достаточно будет подготовить фирменные блокноты и ручки. Учитывая закон Мерфи, представитель перед выступлением должен сам несколько раз просмотреть готовые материалы. В качестве примера стоит привести один случай: молодой медицинский представитель готовился к важной презентации своего только что запущенного антигистаминного препарата перед аудиторией специалистов-аллергологов.
Он тщательно подготовил материалы, заказал в рекламном агентстве красочную раздатку и слайды для своего выступления со множеством демонстрационных графиков и таблиц.
Получив из типографии материалы накануне, он привез упаковки на место своей предстоящей презентации и, не проверив, сложил их в углу. На следующее утро материалы были розданы и презентация началась — однако, в самой главной ее части, а именно в той, где проводилось прямое сравнение по эффективности с главным конкурентом, выступающий заметил некоторое движение и смех в зале. Обернувшись, он, к своему ужасу, обнаружил, что на демонстрируемом сравнительном графике перепутаны названия препаратов — т. е. наибольшая эффективность была указана именно у прямого конкурента, в то время, как у промотируемого препарата она едва достигала половины от указанной эффективности противника (причем, в раздаточных материалах имелась та же ошибка). От смущения и растерянности выступающий не нашел ничего лучше, как объяснить это ошибкой и производственным браком, чем вызвал дополнительное недоумение аудитории — а почему это, собственно, нам дают бракованные материалы?! В результате того, что он просто забыл заранее проверить свои материалы, презентация с треском провалилась и эта история еще долго ходила в кругах фармацевтического бизнеса в качестве анекдота.
