Фишка 2. Некоторые звенья бизнес-процессов вообще полезно отдавать на аутсорсинг сторонним организациям.
Шаг 1. Какой персонал необходим для ведения бизнеса без вашего участия?
План действий:
1. Описываем выполняемые функции во всех бизнес-процесах. Для продукта «ПТ»:
Менеджеры продаж:
♦ активные продажи;
♦ согласование макета;
♦ распространение тиража;
♦ закрытие сделок документами.
Кураторы, начальник отдела продаж:
♦ наем менеджеров;
♦ обучение менеджеров;
♦ контроль работы менеджеров;
♦ отчетность о продажах и найме менеджеров.
Распространители тиража:
♦ распространение;
♦ отчетность.
Бухгалтер:
♦ контроль полноты документов, правильности их составления и заполнения;
♦ подготовка и сдача отчетности;
♦ оплата счетов, контроль оплаты счетов;
♦ ведение архивов документов;
♦ контроль закрытия сделок;
♦ прием наличных денег по договорам у менеджеров;
♦ ведение журнала учета наличных денег;
♦ выдача зарплат.
2. Функции, которые можно передать на аутсорсинг:
♦ активные продажи и назначение встреч – колл-центрам;
♦ распространение тиража (монтаж конструкций);
♦ бухгалтерию, подготовку и сдачу отчетности;
♦ выполнение макета и производство рекламных носителей.
3. Дела, которые можно делегировать подчиненным:
♦ активные продажи;
♦ наем и обучение персонала;
♦ контроль работы стажеров и менеджеров;
♦ проверка документов по договорам;
♦ начисление зарплаты менеджерам;
♦ проведение общих собраний;
♦ контроль распространения рекламных носителей (монтажа носителей);
♦ поиск новых направлений развития и расширение ассортимента услуг.
4. Распределение функций, обязанностей и полномочий по должностным лицам (кто и за что отвечает).
5. Определение необходимого количества людей на текущий момент и на будущее.
Чтобы заниматься любимым делом и работать над бизнесом, над его развитием и расширением, вам нужно передать все функции, которые вы можете передать. Оставьте для себя только роль развития и руководства своим бизнесом. В идеале автоматизация приводит к тому, что бизнес работает без вашего участия, без вашего присутствия даже гораздо лучше, чем когда вы вмешиваетесь в процессы. Это идеал, к которому нужно стремиться.
В принципе, даже развитие бизнеса можно поручить специалистам, своим заместителям. Изредка контролируйте ключевые показатели, а все остальное время занимайтесь тем, чем хотите: уделяйте время семье, своему личностному развитию, путешествиям, хобби, другим направлениям бизнеса.
В предыдущих главах мы строили схемы наших бизнес-процессов – главного и вспомогательного. От этой схемы можно отталкиваться, поскольку в ней показаны все этапы, или ключевые работы, которые необходимо делать, чтобы достичь основной цели вашего бизнеса.
Для выполнения этих работ нужно нанимать специалистов или просто работников. Не всегда количество людей равно количеству квадратиков на схеме или количеству бизнес-процессов. Понятно, что одно должностное лицо может выполнять несколько функций ваших бизнес-процессов, отвечать за выполнение разных возложенных на него функций.
Вы должны прежде всего определиться, какие функции и бизнес-процессы вам нужно передать и соответственно какой персонал вам для этого требуется. Для рассматриваемого в этой книге рекламного продукта «Полезные телефоны» можно выделить основные четыре функции, для выполнения которых нужно нанять персонал.
Самое первое и самое главное – это продажи. Для них нанимаются менеджеры продаж. Если у этих людей нет опыта работы, то они называются стажеры. Когда стажеры уже показывают какие-то результаты, они могут быть переведены в ранг менеджеров продаж. Этот переход может сулить им некоторое повышение зарплаты, какие-то другие привилегии, но вместе с тем и налагает на них большую ответственность.
Для того чтобы нанимать тех же менеджеров продаж и обучать их, тоже необходим человек, например куратор. Я рекомендую брать кураторов из числа ваших результативных менеджеров продаж, которые могут поделиться с новичками своим опытом. Вместе с тем кураторы, поскольку они занимаются обучением людей, должны быть достаточно контактны, общительны, чтобы находить подход к наемному персоналу. Лидерство – это основное качество куратора. Еще необходимы ответственность, хорошая работоспособность, чтобы успешно участвовать в активных продажах и в то же время уделять время найму и обучению персонала.
Другой вариант – так называемые действующие, или бегающие, тренеры. Процесс найма менеджеров продаж, стажеров можно поручить одному человеку, платить ему за это зарплату. Но как показывает практика, управлять коллективом более 5–6 человек сложно, а для того, чтобы вашей фирме «поднять» больше денег, желательно иметь менеджеров продаж побольше, 15–20 человек. Естественно, с таким количеством менеджеров в одиночку никогда не управиться, вам потребуются как минимум четыре куратора.
Итак, я рекомендую либо нанять кураторов, либо заинтересовать кого-то из числа менеджеров кураторской работой, скажем, дополнительным процентом с продаж их подопечных или какими-то другими льготами – на ваше усмотрение. На кураторов необходимо возложить такие функции, как наем менеджеров продаж, обучение, контроль и предоставление вам отчетности о продажах их подопечных и о найме стажеров.
В случае с продуктом «Полезные телефоны» к четырем важнейшим категориям наемных людей можно отнести: менеджеров, кураторов, распространителей тиража и бухгалтера. Функции этих должностей могут совмещаться. Например, менеджеры продаж также могут выполнять функции распространителей, бухгалтер может выполнять функции секретаря. Такое совмещение часто позволяет экономить на зарплате, но оно не должно быть в ущерб качеству работы и развитию вашего бизнеса. Нужно эти функции оптимально распределить среди людей, чтобы люди не были загружены чрезмерно.
Основной функцией менеджера продаж является, естественно, активное занятие продажами. Именно эта работа приносит вашей фирме деньги. Чтобы менеджер всегда помнил о своей основной функции, можно повесить в офисе плакат – обращение к менеджерам: «Деньги вас ждут в районе, на переговорах». К сожалению, менеджеры, приходя в офис, имеют обыкновение распивать чай, общаться на отвлеченные темы с окружающими людьми, заниматься перетасовкой информации в компьютере, забывая при этом, что это не приносит им (и соответственно фирме) ни копейки. Чем больше деловых переговоров они проведут, тем больше денег они заработают, поэтому их надо чаще выгонять именно на активную работу.
